O debate em torno do Passaporte Digital do Produto gira quase sempre em torno de prazos, atos legislativos e planos setoriais. Para a maioria das empresas, porém, o primeiro verdadeiro obstáculo reside noutro aspeto: os seus dados de produto não estão, de todo, digitalizados - pelo menos não de forma a permitir a criação de um passaporte a partir deles. Estão em fichas técnicas em PDF, em e-mails de fornecedores, na memória de colaboradores de longa data e numa boa dúzia de ficheiros Excel espalhados por várias unidades de armazenamento.
O DPP obriga estas empresas a digitalizar, pela primeira vez, os seus dados de produtos de forma organizada e a reuni-los num único local. Trata-se de um processo árduo. Mas é um trabalho que compensa imediatamente - independentemente de quando a obrigatoriedade entrar em vigor no seu setor.
O DPP é apenas o pretexto - o problema é mais antigo
Quem pretender criar um DPP necessita, por cada produto, de um conjunto de dados completo e estruturado: dados de base, componentes e materiais, origem, indicadores ambientais. Teoricamente, estes dados já existem em quase todas as empresas. Na prática, estão dispersos por vários sistemas e formatos, são mantidos em duplicado e não estão completos em nenhum local.
A unificação destes dados é o verdadeiro desafio - não a criação do DPP a seguir. E este desafio tem um valor que nada tem a ver com o DPP: menos erros, integração mais rápida de novos colaboradores, uma única fonte fiável em vez de dez tabelas contraditórias. A digitalização a que o DPP obriga é uma operação de reorganização que já estava mais do que na hora de ser realizada.
O Transpareo é, antes de mais, uma ferramenta de gestão de dados de produtos
Na sua essência, o Transpareo é uma ferramenta para gerir dados de produtos: produtos, componentes e materiais numa única forma estruturada. Tudo o que caracteriza o DPP - assinaturas, códigos QR, tradução para 40 idiomas - assenta nesta base. Sem dados de produto organizados, não há certificação.
A estrutura subjacente - os tipos de propriedades com que descreve produtos, componentes e materiais - é totalmente personalizável. É o senhor que determina quais os campos que os seus produtos devem incluir. Para que não tenha de começar do zero, criamos antecipadamente, se assim o desejar, os campos relevantes em termos regulamentares para a sua categoria de produto - um conjunto de tipos de propriedades que já reflete os requisitos dos atos legislativos da UE. Trata-se de um ponto de partida opcional, não de um esquema rígido: pode adotar estes campos, adaptá-los, complementá-los ou definir os seus próprios.
O importador flexível: da lista do Excel ao inventário estruturado
A parte mais difícil de qualquer projeto de dados é, antes de mais, conseguir introduzir os dados existentes. É precisamente para isso que existe o importador. Este mapeia os seus ficheiros existentes - Excel, CSV, exportações de sistemas ERP ou PLM - para o modelo.
Fornece os dados tal como se encontram atualmente; o importador adapta-se às suas colunas, e não o contrário.
Antes de guardar, um validador verifica cada registo de dados e sinaliza o que falta ou está inconsistente - uma unidade em falta, um código de país inconsistente, um campo obrigatório em branco. Assim, a importação torna-se um ciclo simples: carregar, identificar lacunas, corrigir, importar novamente. Em vez de um projeto de grande envergadura, bastam algumas iterações até que o inventário esteja completo.
A API: integração com sistemas existentes - onde estes existirem
As empresas com uma infraestrutura de TI própria integram o Transpareo nos seus sistemas existentes através de uma API REST. Os dados mestre do ERP, as listas de peças do PLM e as imagens do PIM são importados automaticamente, e os registos permanecem sincronizados, sem que seja necessário introduzir os dados duas vezes. Descrevemos passo a passo, no Manual da API para a integração com o ERP, como essa integração funciona na prática; a interface completa está descrita publicamente no Documentação da API.
Esta mesma API garante também que nunca ficará preso: pode recuperar todo o seu inventário a qualquer momento - em formato CSV, XLSX, JSON-LD e SQL ou através da própria interface. O que construir hoje pertence-lhe e permanece portátil.
Os dados sensíveis dos produtos permanecem protegidos
Nem toda a informação sobre os produtos se destina ao público. Fórmulas, listas completas de componentes ou condições de compra podem constituir segredos comerciais - o reflexo de não divulgar esses dados é justificado. De qualquer forma, um conjunto de dados só é mantido se houver confiança no seu armazenamento.
Por isso, a Transpareo separa rigorosamente os dados por cliente: cada cliente encontra-se numa base de dados própria e separada, encriptada com uma chave exclusiva. Não há tabelas comuns onde os produtos de várias empresas coexistam lado a lado, nem chaves válidas para além dos limites de cada cliente. A hospedagem é feita na Alemanha - os seus dados permanecem no âmbito de aplicação do RGPD. É o senhor que decide quais as informações que, no final, aparecem no DPP público; tudo o resto permanece confidencial e isolado.
Para muitas PME, não existe um «sistema existente» - existe o Excel
A suposição de que todas as empresas utilizam um ERP está longe da realidade. Muitas pequenas e médias empresas não dispõem de PLM, nem de PIM, nem de um sistema integrado de gestão de mercadorias. Os seus dados de produtos encontram-se em listas do Excel, talvez num disco partilhado, geridos por uma ou duas pessoas.
Para elas, a questão da integração via API nem sequer se coloca - o importador é tudo o que importa. Basta carregar o ficheiro Excel, mapear as colunas uma vez e está feito. E é precisamente aqui que surge o duplo benefício: Estas empresas passam a dispor, pela primeira vez, de uma verdadeira gestão de dados de produto - centralizada, pesquisável, utilizável por várias pessoas, com uma única fonte fiável - e, como resultado secundário, ficam preparadas para o DPP. A vantagem para a manutenção diária dos dados justifica, por si só, esta medida, muito antes de qualquer obrigação entrar em vigor.
Porquê agora, se a obrigação ainda está a anos de distância
No que diz respeito às baterias, o DPP entra em vigor a partir de fevereiro de 2027, e esta é, até ao momento, a única data fixa relativa aos produtos. Para os restantes grupos - ferro e aço, produtos de construção, embalagens, têxteis, eletrónica - , os anos que circulam são estimativas de datas indicativas de planeamento: Primeiro surge o ato delegado e, entre a sua entrada em vigor e a obrigatoriedade, decorrem pelo menos 18 meses. O nosso manual de referência setorial apresenta a situação atual por setor. Por isso, surge a ideia de esperar. No entanto, isso subestima onde se perde tempo.
A experiência mostra que cerca de 70 por cento dos campos exigidos já estão disponíveis - só que distribuídos por dez sistemas. Reunir esses 70 por cento e obter os 30 por cento em falta leva meses, sobretudo nos casos em que os dados têm de ser solicitados aos fornecedores e garantidos contratualmente. Quem começar hoje poderá tratar disso com calma, em vez de ter de resolver tudo à última da hora, pouco antes de um prazo-limite.
O longo caminho é o trabalho com os dados, não a criação do passaporte.
Além disso: não correm qualquer risco. O conjunto de dados pode ser exportado a qualquer momento, e atualizamos o conjunto de campos em conformidade com a regulamentação à medida que esta for sendo aprovada. Estruturam agora e aperfeiçoam mais tarde - o esforço não se perde, caso os detalhes dos atos jurídicos venham a sofrer alterações.
DPPs antes da obrigatoriedade: um sinal de inovação e confiança dos clientes
Uma vez criada a base de dados, o próprio passe é apenas o último passo simples - basta premir um botão. Isto abre uma possibilidade que muitos ignoram: podem emitir DPPs antes de serem legalmente obrigados a fazê-lo.
Um Passe antes da obrigatoriedade é um sinal. Demonstra que uma empresa leva a sério a transparência e a sustentabilidade, enquanto a concorrência ainda discute prazos. E como os dados são assinados e verificáveis no navegador, por trás desse sinal existe um conjunto de dados verificável, em vez de uma promessa publicitária. Descrevemos em De um requisito obrigatório a um instrumento de marketing como um DPP pode ser utilizado, para além do mero caráter obrigatório, como ponto de contacto com os clientes.
Há sempre uma condição a cumprir: dados reais. Um DPP implementado precocemente só é eficaz enquanto cumprir o que promete - o «greenwashing» é desmascarado mais rapidamente em passaportes verificáveis do que num folheto de luxo.
Conclusão
O DPP é o ponto de partida, mas o benefício duradouro é uma base de dados de produtos digitalizada e consolidada. A Transpareo simplifica a importação, integra-se através de API aos sistemas existentes, quando estes existem, e substitui a confusão do Excel, quando estes não existem. Comece pelos dados - assim, o DPP tornar-se-á apenas mais uma tarefa a assinalar sempre que o prazo se aproximar. Ou antes, se pretender garantir a sua vantagem competitiva.
Perguntas sobre este artigo
Por onde devo começar, se os dados dos produtos se encontram em ficheiros PDF, e-mails e uma dúzia de tabelas?
No caso das tabelas, uma vez que estas já possuem uma estrutura. Exporte o que lá está, importe-o e deixe que o validador indique quais os campos que faltam, em vez de decidir isso antecipadamente. Os PDFs e os e-mails dos fornecedores constituem a parte mais lenta e tornar-se-ão mais rápidos assim que houver uma estrutura na qual possam ser organizados. Pretender conceber primeiro o modelo de dados perfeito é a forma mais segura de desperdiçar meio ano antes de existir o primeiro conjunto de dados.
E se não tivermos nenhum sistema ERP, PIM ou PLM?
Nesse caso, a questão da integração nem se coloca, e o importador é tudo o que é necessário. Basta carregar a tabela, atribuir as colunas uma vez e terá um inventário centralizado e pesquisável, no qual várias pessoas podem trabalhar - para muitas pequenas e médias empresas, trata-se da primeira verdadeira gestão de dados de produtos de sempre. O certificado surge como um resultado secundário, e os benefícios para o trabalho quotidiano já justificam, por si só, esta medida, muito antes de se tornar obrigatória.
Que formatos são suportados pela importação e tenho de converter os meus ficheiros previamente?
Excel, CSV, ODS e JSON, e não. O importador adapta-se às suas colunas, em vez de exigir que utilize um modelo, e os produtos, componentes e materiais podem ser importados de uma só vez, juntamente com as suas relações. As importações são repetíveis; assim, o mesmo ficheiro, com uma nova exportação do seu sistema, atualiza os registos de dados, em vez de os duplicar.
Os dados têm de estar corretos antes da primeira importação?
Não, e esperar por dados corretos é a forma mais comum de perder um ano. Antes de guardar, um validador verifica cada registo e assinala o que falta ou o que é inconsistente - uma unidade em falta, um código de país inconsistente, um campo obrigatório em branco. Daí resulta um ciclo de carregamento, identificação de lacunas, correção e nova importação, e as lacunas transformam-se numa lista de tarefas para o departamento de compras, em vez de uma sensação vaga de que os dados ainda não estão prontos.
O que acontece às fórmulas e às listas de peças que constituem segredos comerciais?
Os dados permanecem confidenciais e é o senhor/a senhora que decide, campo a campo, o que é apresentado no passaporte público. Cada cliente está numa base de dados própria, encriptada com uma chave exclusiva; assim, já não existe uma tabela comum com os produtos de várias empresas, nem uma chave que abranja vários clientes. A hospedagem é efetuada na Alemanha, no âmbito de aplicação do RGPD, e está incluído um contrato de subcontratação. Nada é incluído no passaporte público pelo simples facto de constar do inventário, mas sim porque autorizou a divulgação desse campo.
Conseguirei retirar tudo?
Sim, a qualquer momento, nos formatos CSV, XLSX, JSON-LD e SQL, ou através da mesma API REST que também faz a ligação com o ERP, o PIM e o CRM. Esta é a questão decisiva a colocar a qualquer fornecedor: um inventário que não possa ser exportado é uma dependência e não um ativo. O que criar será sempre seu e permanecerá portável.
Por que razão começar agora, se o prazo para o meu setor ainda está a anos de distância?
Porque o que conta é o percurso, e não o passaporte. Até ao momento, a única data definida é a relativa às baterias, a 18 de fevereiro de 2027, prevista no Regulamento relativo às baterias. No que diz respeito aos grupos de produtos do ESPR, o plano de trabalho de 16 de abril de 2025 indica anos indicativos para os atos legislativos e, de acordo com o artigo 4.º, n.º 4, do ESPR, deve haver um intervalo de, pelo menos, 18 meses entre a entrada em vigor e a aplicação de um ato legislativo; por conseguinte, estas datas são expectativas e não prazos. Cerca de 70 por cento dos dados exigidos já se encontram, de qualquer forma, algures na empresa; compilá-los e obter os 30 por cento em falta demora meses, sobretudo nos casos em que é necessário recorrer a um fornecedor e negociar uma cláusula contratual.
Posso divulgar um passaporte antes de este se tornar obrigatório?
Sim. Não há nada que impeça a criação de um pass voluntário e, assim que o registo estiver estabelecido, o pass será o passo seguinte. É precisamente por isso que constitui um sinal credível, uma vez que os dados são assinados e verificáveis no navegador, em vez de serem meras afirmações num folheto. Há uma condição que se aplica em todos os casos: os dados têm de ser autênticos, pois um passaporte verificável desmascara uma informação embelezada mais rapidamente do que qualquer folheto de luxo alguma vez o fez.
