DPP đang thúc đẩy quá trình số hóa - và đó chính là cơ hội thực sự

Cuộc thảo luận về Hộ chiếu Sản phẩm Kỹ thuật số hầu như luôn xoay quanh các mốc thời gian, văn bản pháp luật và kế hoạch ngành. Tuy nhiên, đối với phần lớn các doanh nghiệp, rào cản thực sự đầu tiên lại nằm ở chỗ khác: Dữ liệu sản phẩm của họ hoàn toàn chưa được số hóa - ít nhất là chưa đủ để có thể tạo ra một Hộ chiếu Sản phẩm từ đó. Dữ liệu này nằm rải rác trong các bảng dữ liệu định dạng PDF, trong các email từ nhà cung cấp, trong trí nhớ của những nhân viên lâu năm và trong hơn chục tệp Excel trên các ổ đĩa khác nhau.

Hộ chiếu Sản phẩm Kỹ thuật số (DPP) buộc các doanh nghiệp này lần đầu tiên phải số hóa dữ liệu sản phẩm một cách có hệ thống và tập hợp chúng lại tại một nơi duy nhất. Quá trình này rất tốn công. Tuy nhiên, đây là công việc mang lại lợi ích ngay lập tức - bất kể quy định bắt buộc đối với ngành của quý vị có hiệu lực vào thời điểm nào.

DPP chỉ là nguyên nhân - vấn đề đã tồn tại từ lâu

Ai muốn tạo ra một DPP đều cần một bộ dữ liệu đầy đủ và có cấu trúc cho từng sản phẩm: dữ liệu cơ sở, linh kiện và nguyên vật liệu, nguồn gốc, các chỉ số môi trường. Về mặt lý thuyết, những dữ liệu này đã tồn tại trong hầu hết mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, chúng lại bị phân tán khắp nhiều hệ thống và định dạng khác nhau, được quản lý trùng lặp và không bao giờ đầy đủ ở bất kỳ đâu.

Việc hợp nhất các dữ liệu này mới chính là thách thức thực sự - chứ không phải việc tạo ra DPP sau đó. Và thách thức này mang lại giá trị hoàn toàn không liên quan gì đến DPP: ít sai sót hơn, quá trình đào tạo nhân viên mới diễn ra nhanh hơn, cùng một nguồn thông tin đáng tin cậy thay vì mười bảng dữ liệu mâu thuẫn nhau. Quá trình số hóa mà DPP buộc phải thực hiện chính là một đợt dọn dẹp đã quá muộn màng.

Transpareo trước hết là một công cụ quản lý dữ liệu sản phẩm

Về bản chất, Transpareo là một công cụ để quản lý dữ liệu sản phẩm: các sản phẩm, linh kiện và nguyên vật liệu dưới một hình thức duy nhất, có cấu trúc rõ ràng. Tất cả những yếu tố tạo nên DPP - chữ ký điện tử, mã QR, bản dịch sang 40 ngôn ngữ - đều được xây dựng trên nền tảng này. Nếu không có dữ liệu sản phẩm chính xác thì sẽ không thể cấp giấy chứng nhận.

Cấu trúc đằng sau - các loại thuộc tính mà quý vị sử dụng để mô tả sản phẩm, linh kiện và nguyên vật liệu - hoàn toàn có thể tùy chỉnh. Quý vị là người quyết định các trường dữ liệu nào sẽ được áp dụng cho sản phẩm của mình. Để quý vị không phải bắt đầu từ con số không, theo yêu cầu, chúng tôi sẽ tạo sẵn các trường liên quan đến quy định cho danh mục sản phẩm của quý vị - một bộ các loại thuộc tính đã phản ánh đầy đủ các yêu cầu của các văn bản pháp luật của Liên minh Châu Âu. Đây là một điểm khởi đầu tùy chọn, không phải là khuôn mẫu cứng nhắc: Quý vị có thể sử dụng các trường này, điều chỉnh, bổ sung hoặc tự định nghĩa các trường riêng.

Công cụ nhập liệu linh hoạt: từ danh sách Excel đến cơ sở dữ liệu có cấu trúc

Phần khó khăn nhất của mọi dự án dữ liệu chính là việc nhập dữ liệu hiện có vào hệ thống. Công cụ nhập dữ liệu ra đời chính là để giải quyết vấn đề này. Công cụ này sẽ ánh xạ các tệp hiện có của quý vị - Excel, CSV, dữ liệu xuất từ các hệ thống ERP hoặc PLM - lên mô hình.

Quý vị cung cấp dữ liệu theo đúng định dạng hiện có; công cụ nhập dữ liệu sẽ tự động điều chỉnh để phù hợp với các cột của quý vị, chứ không phải ngược lại.

Trước khi lưu, công cụ kiểm tra tính hợp lệ (Validator) sẽ rà soát từng bản ghi dữ liệu và báo cáo những thông tin còn thiếu hoặc không nhất quán - chẳng hạn như đơn vị đo lường bị thiếu, mã quốc gia không thống nhất, hoặc trường thông tin bắt buộc bị trống. Nhờ đó, quá trình nhập liệu trở thành một chu trình dễ quản lý: tải lên, phát hiện lỗ hổng, sửa chữa, nhập lại. Thay vì một dự án “Big Bang”, chỉ cần thực hiện vài lần lặp lại cho đến khi cơ sở dữ liệu hoàn thiện.

API: Kết nối với các hệ thống hiện có - bất cứ nơi nào có sẵn

Các doanh nghiệp có hạ tầng CNTT riêng có thể tích hợp Transpareo với các hệ thống hiện có của mình thông qua API REST. Dữ liệu cơ sở từ hệ thống ERP, danh mục linh kiện từ hệ thống PLM, hình ảnh từ hệ thống PIM sẽ được nhập tự động, và các hồ sơ sản phẩm luôn được đồng bộ mà không cần ai phải nhập liệu trùng lặp. Chúng tôi đã mô tả chi tiết từng bước về cách thức kết nối này diễn ra trong thực tế tại “API-Playbook về kết nối ERP”; giao diện đầy đủ được công bố công khai tại Tài liệu API.

Chính API này cũng đảm bảo rằng quý vị sẽ không bao giờ bị “kẹt”: Quý vị có thể trích xuất toàn bộ dữ liệu của mình bất cứ lúc nào - dưới dạng CSV, XLSX, JSON-LD và SQL hoặc thông qua chính giao diện này. Những gì quý vị xây dựng ngày hôm nay thuộc về quý vị và luôn có thể chuyển đổi sang nền tảng khác.

Dữ liệu sản phẩm nhạy cảm luôn được bảo vệ

Không phải mọi thông tin sản phẩm đều dành cho công chúng. Công thức, danh sách chi tiết linh kiện đầy đủ hoặc các điều kiện mua hàng có thể là bí mật kinh doanh - phản ứng tự nhiên là không muốn tiết lộ những dữ liệu này là hoàn toàn chính đáng. Dù sao đi nữa, một cơ sở dữ liệu chỉ được duy trì khi người dùng tin tưởng vào hệ thống lưu trữ đó.

Chính vì vậy, Transpareo phân tách dữ liệu một cách nghiêm ngặt theo từng khách hàng: Mỗi khách hàng được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu riêng biệt, được mã hóa bằng khóa riêng. Không có bảng dữ liệu chung nào chứa sản phẩm của nhiều doanh nghiệp cạnh nhau, cũng không có khóa nào có hiệu lực vượt ra ngoài phạm vi của một khách hàng. Dịch vụ được lưu trữ tại Đức - dữ liệu của quý vị vẫn nằm trong phạm vi điều chỉnh của Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung (GDPR). Quý vị là người quyết định những thông tin nào sẽ xuất hiện trong DPP công khai; mọi thông tin còn lại đều được bảo mật và lưu trữ riêng biệt.

Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, không có khái niệm “hệ thống hiện có” - mà chỉ có Excel

Giả định rằng mọi doanh nghiệp đều vận hành hệ thống ERP là không phù hợp với thực tế. Rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ không có PLM, không có PIM và cũng không có hệ thống quản lý hàng hóa tích hợp. Dữ liệu sản phẩm của họ được lưu trữ dưới dạng các bảng tính Excel, có thể trên một ổ đĩa chung, và được một hoặc hai người quản lý.

Đối với họ, vấn đề kết nối API thậm chí còn không được đặt ra - công cụ nhập liệu chính là toàn bộ câu chuyện. Chỉ cần tải lên file Excel, gán các cột một lần là xong. Và chính tại đây, lợi ích kép được tạo ra: Lần đầu tiên, các doanh nghiệp này có được một hệ thống quản lý dữ liệu sản phẩm thực sự - tập trung, có thể tìm kiếm, cho phép nhiều người sử dụng, với một nguồn duy nhất đáng tin cậy - và nhờ đó, họ cũng sẵn sàng tuân thủ DPP. Lợi ích trong việc duy trì dữ liệu hàng ngày đã đủ để biện minh cho bước đi này, ngay cả trước khi bất kỳ quy định bắt buộc nào có hiệu lực.

Tại sao phải thực hiện ngay bây giờ, khi thời hạn bắt buộc còn cách đây nhiều năm

Đối với pin, DPP sẽ có hiệu lực từ tháng 2 năm 2027, và đây là mốc thời gian duy nhất được xác định chắc chắn cho đến nay. Đối với các nhóm sản phẩm còn lại - sắt và thép, vật liệu xây dựng, bao bì, dệt may, điện tử - các con số năm đang được lưu hành chỉ là những ước tính dựa trên các mốc thời gian lập kế hoạch mang tính tham khảo: Trước tiên sẽ có văn bản pháp lý ủy quyền, và khoảng thời gian từ khi văn bản này có hiệu lực đến khi quy định bắt buộc có hiệu lực là ít nhất 18 tháng. Tình hình cụ thể theo từng ngành được cập nhật trong cẩm nang tham khảo ngành của chúng tôi. Do đó, ý tưởng chờ đợi có vẻ hợp lý. Tuy nhiên, điều này lại đánh giá thấp việc thời gian bị lãng phí ở đâu.

Theo kinh nghiệm thực tế, khoảng 70% các trường dữ liệu bắt buộc đã có sẵn - chỉ là chúng được phân tán trên mười hệ thống khác nhau. Việc tổng hợp 70% này và thu thập 30% còn thiếu sẽ mất nhiều tháng, đặc biệt là trong những trường hợp cần phải yêu cầu dữ liệu từ các nhà cung cấp và đảm bảo thông qua hợp đồng. Ai bắt đầu ngay từ hôm nay sẽ hoàn thành công việc một cách thong thả, thay vì phải gấp rút hoàn tất vào phút chót trước hạn chót.

Quá trình xử lý dữ liệu mới là chặng đường dài, chứ không phải việc tạo ra bộ dữ liệu tuân thủ quy định.

Hơn nữa: Quý vị sẽ không phải đối mặt với bất kỳ rủi ro nào. Cơ sở dữ liệu có thể được xuất ra bất cứ lúc nào, và chúng tôi sẽ cập nhật bộ trường dữ liệu đáp ứng quy định theo đúng quy định hiện hành. Quý vị có thể cấu trúc dữ liệu ngay từ bây giờ và tinh chỉnh sau này - công sức bỏ ra sẽ không uổng phí ngay cả khi các chi tiết trong văn bản pháp luật có thay đổi.

Cấp DPP trước khi có quy định bắt buộc: Tín hiệu đổi mới và niềm tin của khách hàng

Một khi cơ sở dữ liệu đã được xây dựng, việc cấp Giấy chứng nhận DPP chỉ là bước cuối cùng đơn giản - chỉ cần nhấn một nút. Điều này mở ra một cơ hội mà nhiều người thường bỏ qua: Quý vị có thể cấp Giấy chứng nhận DPP trước khi bị pháp luật bắt buộc.

Việc cấp DPP trước khi có quy định bắt buộc là một tín hiệu. Điều này cho thấy doanh nghiệp thực sự coi trọng tính minh bạch và tính bền vững, trong khi các đối thủ cạnh tranh vẫn còn đang tranh luận về các mốc thời hạn. Và bởi vì dữ liệu đã được ký số và có thể kiểm chứng trực tiếp trên trình duyệt, nên đằng sau tín hiệu đó là một bộ dữ liệu có thể kiểm chứng, chứ không phải chỉ là lời hứa quảng cáo suông. Cách thức một DPP có thể được sử dụng như một điểm tiếp xúc với khách hàng, vượt ra ngoài bản chất bắt buộc thuần túy, chúng tôi đã trình bày chi tiết tại From compliance document to marketing tool.

Tuy nhiên, luôn có một điều kiện tiên quyết: dữ liệu phải là thật. Một DPP được triển khai sớm chỉ phát huy hiệu quả miễn là nó thực sự đáp ứng những gì đã thể hiện - hành vi “tẩy xanh” (greenwashing) sẽ bị vạch trần nhanh hơn nhiều khi thông qua các chứng chỉ có thể kiểm chứng so với một cuốn brochure in bóng bẩy.

Kết luận

DPP chỉ là cơ hội, nhưng lợi ích lâu dài chính là một cơ sở dữ liệu sản phẩm được số hóa và hợp nhất. Transpareo giúp việc nhập liệu trở nên đơn giản, tích hợp qua API với các hệ thống hiện có (nếu có) và thay thế tình trạng lộn xộn của các bảng tính Excel ở những nơi chưa có hệ thống. Hãy bắt đầu từ dữ liệu - khi đó, DPP sẽ chỉ còn là một mục cần hoàn thành mà quý vị có thể đánh dấu mỗi khi đến hạn. Hoặc thậm chí sớm hơn, nếu quý vị muốn đảm bảo lợi thế dẫn đầu.