Dyskusja na temat cyfrowego paszportu produktu niemal zawsze koncentruje się na terminach, aktach prawnych i planach sektorowych. Dla większości przedsiębiorstw pierwsza prawdziwa przeszkoda leży jednak gdzie indziej: dane dotyczące ich produktów w ogóle nie są dostępne w formie cyfrowej - a przynajmniej nie w takiej, która umożliwiałaby utworzenie na ich podstawie paszportu. Znajdują się one w arkuszach danych w formacie PDF, w wiadomościach e-mail od dostawców, w głowach wieloletnich pracowników oraz w kilkunastu plikach Excel na różnych dyskach.
Cyfrowy paszport produktu (DPP) zmusza te przedsiębiorstwa do po raz pierwszy prawidłowej digitalizacji danych dotyczących produktów i zebrania ich w jednym miejscu. Jest to żmudne zadanie. Jednak jest to praca, która natychmiast się opłaca - niezależnie od tego, kiedy obowiązek ten wejdzie w życie w Państwa branży.
DPP to jedynie pretekst - problem istnieje już od dawna
Każdy, kto chce stworzyć DPP, potrzebuje dla każdego produktu kompletnego, ustrukturyzowanego zestawu danych: danych podstawowych, komponentów i materiałów, pochodzenia oraz wskaźników środowiskowych. Teoretycznie dane te istnieją już w niemal każdej firmie. W praktyce są one rozproszone po wielu systemach i formatach, podwójnie utrzymywane i nigdzie nie są kompletne.
Prawdziwym wyzwaniem jest właśnie połączenie tych danych - a nie samo sporządzenie paszportu po ich zebraniu. A to wyzwanie ma wartość, która nie ma nic wspólnego z DPP: mniej błędów, szybsze wdrożenie nowych pracowników, jedno wiarygodne źródło zamiast dziesięciu sprzecznych tabel. Cyfryzacja, do której zmusza DPP, to porządkowanie, które i tak było już dawno potrzebne.
Transpareo to przede wszystkim narzędzie do zarządzania danymi produktowymi
W swej istocie Transpareo jest narzędziem służącym do zarządzania danymi produktowymi: produktami, komponentami i materiałami w jednej, ustrukturyzowanej formie. Wszystko, co stanowi istotę DPP - sygnatury, kody QR, tłumaczenia na 40 języków - opiera się na tej podstawie. Bez uporządkowanych danych produktowych nie ma paszportu.
Struktura leżąca u podstaw - typy właściwości, za pomocą których opisują Państwo produkty, komponenty i materiały - jest w pełni konfigurowalna. To Państwo decydują, jakie pola będą zawierały Państwa produkty. Aby nie musieli Państwo zaczynać od zera, na Państwa życzenie z góry tworzymy pola istotne z punktu widzenia regulacji dla danej kategorii produktów - zestaw typów właściwości, który już odzwierciedla wymagania aktów prawnych UE. Jest to opcjonalny punkt wyjścia, a nie sztywny schemat: mogą Państwo przejąć te pola, dostosować je, uzupełnić lub zdefiniować własne.
Elastyczny importator: od listy w Excelu do ustrukturyzowanego zbioru danych
Najtrudniejszą częścią każdego projektu związanego z danymi jest w ogóle wprowadzenie istniejących danych do systemu. Właśnie do tego służy narzędzie do importu. Mapuje ono Państwa istniejące pliki - Excel, CSV, eksporty z systemów ERP lub PLM - na model.
Dostarczają Państwo dane w takiej postaci, w jakiej są one obecnie dostępne; narzędzie do importu dostosowuje się do Państwa kolumn, a nie odwrotnie.
Przed zapisaniem narzędzie do walidacji sprawdza każdy rekord danych i sygnalizuje brakujące lub niespójne elementy - brakującą jednostkę, niespójny kod kraju, puste pole obowiązkowe. W ten sposób import staje się przejrzystym cyklem: przesłanie danych, wykrycie braków, poprawienie, ponowny import. Zamiast projektu typu „big bang” - kilka cykli, aż baza danych będzie gotowa.
API: integracja z istniejącymi systemami - tam, gdzie są dostępne
Przedsiębiorstwa posiadające własną infrastrukturę IT integrują Transpareo z istniejącymi systemami za pośrednictwem interfejsu REST-API. Dane podstawowe z systemu ERP, listy części z systemu PLM oraz zdjęcia z systemu PIM są automatycznie importowane, a karty produktów pozostają zsynchronizowane bez konieczności podwójnego wprowadzania danych. Jak takie połączenie przebiega w praktyce, opisaliśmy krok po kroku w podręczniku API dotyczącym integracji z systemem ERP; pełny opis interfejsu jest publicznie dostępny w dokumentacji API ( Dokumentacja API ).
To samo API gwarantuje również, że nigdy nie zostaną Państwo unieruchomieni: w dowolnym momencie mogą Państwo pobrać całość swoich zasobów - w formacie CSV, XLSX, JSON-LD i SQL lub bezpośrednio poprzez sam interfejs. To, co Państwo dzisiaj tworzą, należy do Państwa i pozostaje przenośne.
Wrażliwe dane produktowe pozostają chronione
Nie każda informacja o produkcie jest przeznaczona do upublicznienia. Receptury, pełne listy części lub warunki zakupowe mogą stanowić tajemnice handlowe - instynktowna niechęć do udostępniania takich danych jest uzasadniona. Baza danych jest zresztą utrzymywana tylko wtedy, gdy ma się zaufanie do miejsca jej przechowywania.
Dlatego Transpareo ściśle rozdziela dane według klientów: każdy klient znajduje się w osobnej, oddzielnej bazie danych, zaszyfrowanej własnym kluczem. Nie ma wspólnej tabeli, w której produkty kilku przedsiębiorstw występowałyby obok siebie, ani klucza obowiązującego ponad granicami klientów. Hosting odbywa się w Niemczech - Państwa dane pozostają w zakresie obowiązywania RODO. To Państwo decydują, jakie informacje ostatecznie pojawią się w publicznym DPP; wszystko inne pozostaje poufne i jest przechowywane w izolacji.
Dla wielu małych i średnich przedsiębiorstw nie istnieje „istniejący system” - istnieje jedynie Excel
Założenie, że każda firma korzysta z systemu ERP, jest oderwane od rzeczywistości. Wiele małych i średnich przedsiębiorstw nie posiada systemu PLM, PIM ani zintegrowanego systemu zarządzania zapasami. Dane dotyczące ich produktów są przechowywane w arkuszach Excela, być może na wspólnym dysku, a ich aktualizacją zajmuje się jedna lub dwie osoby.
Dla nich kwestia integracji poprzez API w ogóle nie wchodzi w grę - import jest wszystkim. Wystarczy przesłać plik Excel, jednorazowo przypisać kolumny i gotowe. I właśnie tutaj pojawia się podwójna korzyść: Przedsiębiorstwa te po raz pierwszy zyskują prawdziwe zarządzanie danymi produktowymi - scentralizowane, z możliwością przeszukiwania, dostępne dla wielu osób, oparte na jednym wiarygodnym źródle - a dodatkowo stają się gotowe do spełnienia wymogów DPP. Korzyści płynące z codziennej aktualizacji danych same w sobie uzasadniają ten krok, na długo przed wejściem w życie jakiegokolwiek obowiązku.
Dlaczego właśnie teraz, skoro obowiązek wejdzie w życie dopiero za kilka lat?
W przypadku baterii rozporządzenie DPP zacznie obowiązywać od lutego 2027 r. i jest to jak dotąd jedyna ustalona data dotycząca produktów. W przypadku pozostałych grup - żelaza i stali, wyrobów budowlanych, opakowań, tekstyliów, elektroniki - krążące informacje o latach są jedynie orientacyjnymi terminami planowania: Najpierw zostanie przyjęty akt delegowany, a między jego wejściem w życie a momentem obowiązywania przepisu upłynie co najmniej 18 miesięcy. Aktualny stan w poszczególnych branżach przedstawia nasz przewodnik branżowy. Nasuwa się zatem myśl, by poczekać. Nie uwzględnia to jednak tego, gdzie traci się czas.
Z doświadczenia wynika, że wymagane pola danych są dostępne w około 70 procentach - tyle że rozproszone w dziesięciu systemach. Zebranie tych 70 procent oraz pozyskanie brakujących 30 procent zajmuje miesiące, zwłaszcza w przypadkach, gdy dane trzeba najpierw uzyskać od dostawców i zabezpieczyć je umową. Kto zacznie dzisiaj, wykona to spokojnie, zamiast ratować sytuację tuż przed terminem.
Długą drogą jest praca z danymi, a nie samo stworzenie zestawu pól.
Ponadto: nie ponoszą Państwo żadnego ryzyka. Zbiór danych można w każdej chwili wyeksportować, a zestaw pól gotowy do regulacji uzupełniamy zgodnie z aktualnymi przepisami. Teraz zajmują się Państwo strukturyzacją, a dopracowaniem zajmiemy się później - wysiłek ten nie pójdzie na marne, nawet jeśli szczegóły aktów prawnych ulegną jeszcze zmianie.
DPP przed wejściem w życie obowiązku: sygnał innowacyjności i zaufanie klientów
Gdy zbiór danych zostanie już utworzony, sam certyfikat DPP jest prostym, ostatnim krokiem - wystarczy jedno naciśnięcie przycisku. Otwiera to możliwość, którą wielu przeoczyło: mogą Państwo wystawiać certyfikaty DPP, zanim będzie to wymagane przez prawo.
Certyfikat DPP wydany przed wejściem obowiązku w życie stanowi wyraźny sygnał. Pokazuje, że firma poważnie traktuje kwestie przejrzystości i zrównoważonego rozwoju, podczas gdy konkurencja wciąż dyskutuje nad terminami. A ponieważ dane są podpisane i można je zweryfikować w przeglądarce, za tym sygnałem stoi weryfikowalny zbiór danych, a nie tylko obietnica reklamowa. Jak wykorzystać DPP jako punkt kontaktu z klientami wykraczający poza sam obowiązek, opisaliśmy w artykule „ Od dokumentu obowiązkowego do narzędzia marketingowego ”.
Zawsze obowiązuje jednak jeden warunek: prawdziwe dane. Wczesny DPP działa tylko wtedy, gdy spełnia to, co pokazuje - „greenwashing” ujawnia się szybciej w przypadku weryfikowalnych paszportów niż w błyszczącej broszurze.
Podsumowanie
DPP stanowi punkt wyjścia, ale trwałą korzyścią jest zdigitalizowana, skonsolidowana baza danych produktów. Transpareo ułatwia import, integruje się za pośrednictwem API z istniejącymi systemami tam, gdzie takie istnieją, a tam, gdzie ich nie ma, zastępuje chaos w plikach Excel. Zacznijcie od danych - wówczas DPP stanie się po prostu kolejnym punktem do odhaczenia, gdy nadejdzie termin. Albo nawet wcześniej, jeśli chcą Państwo zapewnić sobie przewagę.
Pytania dotyczące tego wpisu
Od czego mam zacząć, skoro dane dotyczące produktów znajdują się w plikach PDF, wiadomościach e-mail oraz w kilkunastu arkuszach kalkulacyjnych?
W przypadku tabel - ponieważ mają one już ustaloną strukturę. Proszę wyeksportować to, co już tam jest, zaimportować te dane i pozwolić, aby narzędzie walidacyjne wskazało, których pól brakuje, zamiast decydować o tym z góry. Pliki PDF i wiadomości e-mail od dostawców stanowią tę wolniejszą część procesu i ich przetwarzanie przyspieszy, gdy tylko pojawi się struktura, do której będzie można je uporządkować. Próba opracowania idealnego modelu danych na samym początku to pewny sposób na zmarnowanie pół roku, zanim pojawi się pierwszy zestaw danych.
A co, jeśli w ogóle nie posiadamy systemu ERP, PIM ani PLM?
Wówczas kwestia integracji nie ma znaczenia, a importator stanowi całość rozwiązania. Wystarczy załadować tabelę, jednorazowo przypisać kolumny, a otrzymają Państwo scentralizowaną, przeszukiwalną bazę danych, z którą może pracować wiele osób - dla wielu małych i średnich przedsiębiorstw jest to pierwsze w ogóle prawdziwe rozwiązanie do zarządzania danymi produktowymi. Certyfikat jest tu jedynie efektem ubocznym, a korzyści dla codziennej pracy uzasadniają ten krok już same w sobie, na długo przed wejściem w życie jakiegokolwiek obowiązku.
W jakich formatach odbywa się import i czy muszę wcześniej przekonwertować moje pliki?
Excel, CSV, ODS i JSON - i nie. Narzędzie do importu dostosowuje się do Państwa kolumn, zamiast wymagać od Państwa szablonu, a produkty, komponenty i materiały mogą zostać zaimportowane w jednym cyklu wraz z powiązaniami między nimi. Importy można powtarzać, więc ten sam plik z nowym eksportem z Państwa systemu aktualizuje rekordy danych, zamiast je powielać.
Czy dane muszą być poprawne przed pierwszym importem?
Nie, a czekanie na poprawne dane to najczęstszy sposób na stratę całego roku. Przed zapisaniem walidator sprawdza każdy rekord danych i sygnalizuje brakujące lub niespójne elementy - brakującą jednostkę, niespójny kod kraju, puste pole obowiązkowe. Powstaje w ten sposób cykl polegający na przesyłaniu danych, identyfikowaniu braków, poprawianiu i ponownym importowaniu, a braki stają się listą zadań dla działu zakupów, a nie jedynie niejasnym wrażeniem, że dane nie są jeszcze gotowe.
Co dzieje się z recepturami i wykazami komponentów, które stanowią tajemnice przedsiębiorstwa?
Dane te pozostają poufne, a Państwo decydują, pole po polu, co ma być widoczne w publicznym profilu. Każdy klient znajduje się w osobnej bazie danych, zaszyfrowanej własnym kluczem, więc nie ma już wspólnej tabeli zawierającej produkty wielu firm ani klucza obejmującego klientów z różnych przedsiębiorstw. Serwer znajduje się w Niemczech, w obszarze obowiązywania RODO, a umowa o przetwarzaniu danych jest dołączona. Żadna informacja nie trafia do publicznego paszportu tylko dlatego, że znajduje się w bazie danych, lecz wyłącznie dlatego, że zezwolił Pan/Pani na udostępnienie danego pola.
Czy uda mi się to wszystko wyjąć?
Tak, w dowolnym momencie, w formatach CSV, XLSX, JSON-LD i SQL lub za pośrednictwem tego samego interfejsu API REST, który integruje się również z systemami ERP, PIM i CRM. To kluczowe pytanie, które należy zadać każdemu dostawcy - zasoby, których nie można wyeksportować, stanowią zależność, a nie wartość. To, co Państwo tworzą, pozostaje Państwa własnością i zachowuje przenośność.
Po co zaczynać już teraz, skoro termin obowiązujący w mojej branży jest jeszcze odległy o wiele lat?
Ponieważ to dane stanowią długą drogę, a nie przepustka. Jak dotąd pewna jest jedynie data dotycząca akumulatorów - 18 lutego 2027 r., wynikająca z rozporządzenia w sprawie akumulatorów. W odniesieniu do grup produktów ESPR plan roboczy z dnia 16 kwietnia 2025 r. podaje orientacyjne lata dla aktów prawnych, a art. 4 ust. 4 rozporządzenia ESPR przewiduje co najmniej 18 miesięcy między wejściem w życie a rozpoczęciem stosowania aktu prawnego, dlatego też podane lata mają charakter orientacyjny, a nie terminów ostatecznych. Około 70 procent wymaganych danych i tak znajduje się gdzieś w przedsiębiorstwie; zebranie ich oraz pozyskanie brakujących 30 procent zajmuje miesiące, zwłaszcza w przypadkach, gdy konieczne jest zwrócenie się do dostawcy i wynegocjowanie odpowiedniej klauzuli umownej.
Czy mogę opublikować paszport, zanim stanie się to obowiązkowe?
Tak. Nic nie stoi na przeszkodzie wprowadzeniu dobrowolnego certyfikatu, a gdy tylko baza danych zostanie utworzona, wydanie certyfikatu będzie już tylko niewielkim krokiem. Jest to wiarygodny sygnał właśnie dlatego, że dane są podpisane cyfrowo i można je zweryfikować w przeglądarce, a nie opierają się jedynie na twierdzeniach zawartych w broszurze. Jedno warunek obowiązuje zawsze - dane muszą być prawdziwe, ponieważ weryfikowalny paszport ujawni zafałszowane informacje szybciej niż kiedykolwiek zrobiła to błyszcząca broszura.
