Polityka prywatności spółki Transpareo AG

W jaki sposób spółka Transpareo AG przetwarza i chroni dane osobowe.

1. Administrator danych

Podmiotem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych w rozumieniu RODO oraz szwajcarskiej ustawy o ochronie danych (nDSG) jest:

Transpareo AG
Tech Cluster Zug
Oberallmendstrasse 18
6300 Zug
Szwajcaria

Nr UID: CHE-220.381.580
Rejestr handlowy: CH-170.3.047.128-7 (kanton Zug)
Reprezentowana przez: Günter Reichelt, prezes zarządu

E-mail:

2. Nasze dwie role: administrator danych i podmiot przetwarzający dane

Podczas korzystania z platformy gromadzone są dwa rodzaje danych, które traktujemy pod względem prawnym w różny sposób:

Jako administrator danych przetwarzamy dane powstające podczas Państwa wizyty na naszej stronie internetowej, podczas rejestracji konta oraz w ramach rozliczeń (punkty od 3 do 9). W odniesieniu do tych danych sami określamy cel i sposoby przetwarzania.

Jako podmiot przetwarzający przetwarzamy dane dotyczące produktów i kart, a także wszystkie zawarte w nich dane osobowe, które Państwo jako klienci wprowadzają na platformę, importują lub przekazują za pośrednictwem interfejsów (punkt 5). W tym przypadku to Państwo są administratorem danych; działamy wyłącznie zgodnie z Państwa wytycznymi na podstawie umowy o przetwarzaniu danych (AVV) zgodnie z punktem 14 Ogólnych Warunków Handlowych.

W przypadku dostawców, którzy za pośrednictwem strony dostawcy przekazują zapytania do swoich dostawców, przetwarzamy przekazane linki oraz odpowiedzi na nie również jako podmiot przetwarzający dane, na podstawie naszej umowy o przetwarzaniu danych (sekcja 6).

3. Jakie dane gromadzimy

Jako administrator danych gromadzimy dane osobowe w następujących sytuacjach:

Korzystanie ze strony internetowej: Podczas odwiedzania naszej strony internetowej rejestrowane są techniczne dane dotyczące dostępu (adres IP, typ przeglądarki, sygnatura czasowa). Logi serwera są usuwane po upływie 14 dni. Geograficzna lokalizacja adresu IP jest ustalana na podstawie lokalnej bazy danych znajdującej się na naszym własnym serwerze (dane GeoLite firmy MaxMind, dostępne pod adresem www.maxmind.com); w tym procesie żadne dane nie są przekazywane stronom trzecim.

Rejestracja i korzystanie z platformy: Podczas rejestracji gromadzimy imię i nazwisko, adres e-mail, nazwę firmy oraz kraj. Rozliczenie płatności odbywa się za pośrednictwem naszego dostawcy usług płatniczych (punkt 7); dane karty są wprowadzane bezpośrednio u tego dostawcy i nie są przez nas przechowywane.

Formularz kontaktowy: W przypadku zapytań przesłanych za pośrednictwem formularza kontaktowego przetwarzamy podane przez Państwa dane kontaktowe w celu udzielenia odpowiedzi na Państwa zapytanie.

Biuletyn: Jeśli zapiszą się Państwo do biuletynu, zapisujemy Państwa imię i nazwisko, adres e-mail, język oraz - o ile zostały podane - nazwę firmy i kraj, który ustalamy na podstawie Państwa adresu IP. Rejestracja staje się skuteczna dopiero po kliknięciu linku zawartego w naszej wiadomości e-mail z potwierdzeniem. Każda wiadomość e-mail z biuletynem zawiera link umożliwiający rezygnację z subskrypcji.

Katalog usług: Aby uzyskać dostęp do poufnej części naszego katalogu usług i funkcji, prosimy o przesłanie adresu e-mail, imienia i nazwiska, stanowiska, działu, numeru telefonu oraz nazwy firmy, a także adresu siedziby i, o ile jest dostępny, numeru rejestru handlowego przedsiębiorstwa. Sprawdzimy te dane, a następnie prześlemy Państwu oświadczenie o zachowaniu poufności oraz osobisty link, który będzie ważny przez osiem dni. W przypadku odrzucenia wniosku usuniemy go; wcześniejsze przyjęcie wniosku zostanie zachowane jako dowód, podobnie jak wyniki naszej weryfikacji wniosku oraz wysłane w tej sprawie wiadomości e-mail. Link otwiera stronę zawierającą Państwa dane. W tym miejscu potwierdzają Państwo, że zapoznali się Państwo z oświadczeniem oraz że są Państwo uprawnieni do jego przyjęcia w imieniu przedsiębiorstwa, a następnie akceptują je jednym kliknięciem, co powoduje otwarcie katalogu. Przechowujemy Państwa dane, wybrany język, datę złożenia wniosku oraz datę wysłania przez nas linku. W przypadku zaakceptowania oświadczenia rejestrujemy fakt jego przyjęcia (dane dotyczące przedsiębiorstwa i Państwa osoby, Państwa numer telefonu, datę i godzinę, wersję oświadczenia), a także każdy dostęp do treści poufnych wraz z datą i godziną, rodzajem (link, strona, tabela, plik PDF) oraz językiem, zgodnie z punktem 9 oświadczenia. Nie zapisujemy w tym celu adresu IP. Następnie skontaktujemy się z Państwem wyłącznie wtedy, gdy poproszą nas Państwo o to na stronie katalogu.

4. Cele i podstawy prawne

W zakresie, w jakim pełnimy rolę administratora danych, przetwarzamy Państwa dane w oparciu o następujące podstawy prawne:

  • Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): udostępnianie platformy, zarządzanie Państwa kontem oraz rozliczenia
  • Uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): prowadzenie i zabezpieczanie strony internetowej, w tym przechowywanie protokołów serwerowych przez 14 dni w celu wykrywania i zapobiegania nadużyciom
  • Obowiązki prawne (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): ustawowe obowiązki dotyczące przechowywania danych rozliczeniowych i księgowych
  • Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO): komunikacja marketingowa, taka jak biuletyn informacyjny, o ile wyrazili Państwo na to zgodę
  • Katalog usług: weryfikacja podanych przez Państwa danych, wysłanie linku oraz udostępnienie katalogu na Państwa prośbę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); protokół potwierdzenia odbioru i dostępów w celu udokumentowania oświadczenia o poufności, nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Wysyłanie wiadomości do Państwa na Państwa prośbę opiera się na Państwa zgodzie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

Jako przedsiębiorstwo szwajcarskie firma Transpareo AG podlega ponadto znowelizowanej szwajcarskiej ustawie o ochronie danych (nDSG); jej wymogi są przestrzegane równolegle z przepisami RODO.

5. Przetwarzanie danych na zlecenie naszych klientów

Dane dotyczące produktów i paszportów, które nasi klienci wprowadzają na platformę, przetwarzamy jako podmiot przetwarzający wyłącznie zgodnie z ich wytycznymi. Jeśli dane te zawierają dane osobowe (na przykład imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej), to za te dane odpowiedzialny jest dany klient. Podstawą prawną jest umowa o przetwarzaniu danych zgodnie z punktem 14 Ogólnych Warunków Handlowych.

Przechowujemy, przetwarzamy, tłumaczymy i podpisujemy te dane za pomocą środków technicznych, a opublikowane cyfrowe paszporty produktów udostępniamy publicznie za pośrednictwem ich stałych adresów URL. Opublikowane paszporty są w ten sposób publicznie dostępne na stałe; w przypadku paszportu zarejestrowanego w rejestrze UE opublikowane wersje pozostają dodatkowo przez dziesięć lat w archiwum, którego zawartość nie może zostać zmieniona (patrz punkt 10 Warunków korzystania z usługi).

Wywołania chronionych danych paszportu produktu. Gdy logują się Państwo w celu zapoznania się z chronionymi danymi paszportu produktu, rejestrujemy każde wywołanie w imieniu klienta, którego paszport Państwo przeglądają: Państwa konto oraz nazwę, pod którą klient Państwa rozpoznaje, kartę produktu i jej wersję, pola, do których uzyskali Państwo dostęp, sposób uzyskania dostępu oraz podstawę uprawnienia, czas oraz sumę kontrolną odpowiedzi. Wpisy te nie zawierają ani wartości pól, ani Państwa adresu IP, ani informacji o przeglądarce. Klient ma wgląd w te dane; służą one ochronie i udokumentowaniu poufnych informacji w oparciu o jego uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) i są usuwane po upływie pięciu lat. Informacje na temat Państwa wpisów udziela klient jako administrator danych.

Osoby, których dane znajdują się w paszporcie produktu, powinny zwrócić się do danego klienta jako administratora danych w celu skorzystania ze swoich praw. Zgodnie z jego wytycznymi udzielamy mu wsparcia w udzielaniu odpowiedzi na takie zapytania.

6. Strona dostawcy

Na stronie dostawcy dostawcy odpowiadają na zapytania dotyczące produktów i komponentów oraz przekazują część z nich swoim własnym dostawcom. Strona otwiera się za pomocą linku z kodem PIN i nie wymaga posiadania konta. Korzystanie z niej podlega warunkom użytkowania dla dostawców.

Na rzecz kogo przetwarzamy dane. Odpowiedź przetwarzamy w imieniu podmiotu, który złożył zapytanie: klienta, z którego obszaru roboczego pochodzi zapytanie, lub dostawcy, który je przekazał. Jeśli dostawca przekazuje zapytanie, przetwarzamy przekazane linki, odpowiedzi na nie oraz weryfikację tych odpowiedzi w jego imieniu. Odpowiedzialność ponosi dany zleceniodawca; to do niego należy kierować zapytania dotyczące Państwa praw. Za protokoły serwerowe oraz zapobieganie nadużyciom odpowiadamy my sami, opierając się na naszym uzasadnionym interesie w zakresie bezpiecznego funkcjonowania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Co przechowujemy:

  • link i jego ustawienia: zadane pytania, datę wygaśnięcia oraz komentarz nadawcy, a w przypadku przekazania - również imię i nazwisko odbiorcy oraz nazwę, pod którą występuje dostawca przekazujący link
  • kod PIN w postaci zaszyfrowanej. Kod PIN wygenerowany przez nadawcę może zostać przez niego ponownie wyświetlony; kod PIN wybrany przez Państwa nie jest ujawniany nikomu przez platformę
  • datę otwarcia linku i udzielenia odpowiedzi, nieprawidłowe wprowadzenia kodu PIN oraz blokady
  • Państwa odpowiedź, przesłane zdjęcia bez metadanych oraz automatyczne tłumaczenia Państwa tekstów
  • w przypadku przekazania dalej - odpowiedzi Państwa własnych dostawców, Państwa decyzje w tej sprawie oraz Państwa uwagi
  • którą wersję warunków użytkowania, polityki prywatności oraz, w stosownych przypadkach, umowy o przetwarzaniu danych przyjęli Państwo poprzez udzielenie odpowiedzi lub przekazanie dalej, a także kiedy
  • protokół zawierający datę i godzinę, czynność (otwarcie, odblokowanie, wybór kodu PIN, wysłanie, przesłanie, przekazanie, nowy kod PIN, odwołanie, potwierdzenie, zablokowanie) oraz adres IP

W Państwa przeglądarce. Strona wykorzystuje technicznie niezbędny plik cookie sesji. Zapisuje on, które linki odblokowali Państwo w tej przeglądarce - przez dwanaście godzin - oraz w jakim języku przeglądają Państwo stronę; plik ten wygasa po zamknięciu przeglądarki. Dane wprowadzone przez Państwa w formularzu odpowiedzi są zapisywane lokalnie w przeglądarce, dzięki czemu ich nie utracą Państwo w przypadku ponownego załadowania strony. Otrzymujemy ten projekt dopiero po jego wysłaniu przez Państwa; następnie przeglądarka go usuwa. Zdjęcia są przesyłane do nas już w momencie ich wyboru.

Kto ma wgląd w dane:

  • Klient, z którego obszaru roboczego pochodzi zapytanie, widzi odpowiedź wraz ze zdjęciami, informacją o tym, kiedy link został otwarty i udzielono odpowiedzi, a także wpisy w dzienniku wraz z adresem IP.
  • W przypadku zapytań przekazanych przez dostawcę klient widzi jedynie ich liczbę. Odpowiednie wpisy w dzienniku są ukryte przed klientem. Służą one jako dowód na wypadek sporu związanego z przekazaniem zapytania.
  • Dostawca, który przekazał zapytanie, widzi odpowiedzi swoich dostawców oraz status ich linków.
  • DeepL SE otrzymuje Państwa teksty pisemne do tłumaczenia (sekcja 7).

Okres przechowywania:

  • Wpisy w dzienniku: pięć lat
  • Obrazy, które nie zawierają informacji o oczekującej odpowiedzi i nie zostały przejęte do bazy danych: siedem dni od momentu przesłania; obrazy odrzuconej odpowiedzi są natychmiast usuwane
  • Linki, odpowiedzi, tłumaczenia i decyzje: zgodnie z wytycznymi administratora danych; w przypadku braku wytycznych - tak długo, jak długo istnieje obszar roboczy, z którego pochodzi zapytanie (załącznik II część B umowy o przetwarzaniu danych)
  • Kopie zapasowe: 90 dni
  • Logi serwerowe: zgodnie z sekcją 3

7. Odbiorcy i podmioty przetwarzające dane

Przekazujemy dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania umowy lub w przypadku wyrażenia przez Państwa zgody. Korzystamy z usług następujących, starannie wybranych podmiotów przetwarzających dane, z którymi zawarto odpowiednie umowy o przetwarzaniu danych:

  • Hetzner Online GmbH (Niemcy): hosting i pamięć obiektowa. Wszystkie serwery platformy oraz przechowywane dane znajdują się w Niemczech.
  • KeyCDN (proinity LLC, Szwajcaria): Dostarczanie strony internetowej oraz publicznych stron z paszportami produktów za pośrednictwem sieci dostarczania treści (CDN). W tym procesie dane połączeń odwiedzających (w szczególności adres IP) są przetwarzane na serwerach brzegowych rozmieszczonych na całym świecie.
  • Stripe (Stripe Payments Europe Ltd. / Stripe, Inc.): obsługa płatności i fakturowanie. Dane dotyczące płatności są w tym przypadku przetwarzane w Stanach Zjednoczonych (patrz punkt 8).
  • Kreativmedia (Kreativ Media GmbH, Szwajcaria): wysyłanie wiadomości e-mailowych dotyczących systemu oraz powiadomień za pośrednictwem serwera przekaźnikowego SMTP.
  • DeepL SE (Niemcy): tłumaczenie maszynowe treści w ramach przestrzeni danych UE.

8. Przekazywanie danych za granicę

Cała nasza infrastruktura hostingowa oraz wszystkie przechowywane w niej dane znajdują się w Niemczech, a zatem w obszarze danych UE/EOG.

W przypadku dostarczania treści za pośrednictwem sieci dostarczania treści KeyCDN (dostępnej pod adresem cdn.transpareo.com) zapytania odwiedzających mogą być przetwarzane na serwerach brzegowych poza terytorium UE/EOG. Za pośrednictwem tej sieci dostarczane są wyłącznie treści publicznie dostępne; nie ma to wpływu na dane podstawowe przechowywane w Niemczech. Ewentualne przekazywanie danych jest zabezpieczone zgodnie z rozdziałem V RODO w umowie o przetwarzaniu danych, którą zawarliśmy z operatorem KeyCDN.

Przekazywanie danych do Stanów Zjednoczonych odbywa się wyłącznie w ramach realizacji płatności za pośrednictwem serwisu Stripe. Przekazywanie to jest zabezpieczone standardowymi klauzulami umownymi Komisji Europejskiej oraz uczestnictwem serwisu Stripe w programie EU-U.S. Data Privacy Framework.

Spółka Transpareo AG ma siedzibę w Szwajcarii. W odniesieniu do przekazywania danych z UE do Szwajcarii obowiązuje decyzja Komisji Europejskiej w sprawie odpowiedniego poziomu ochrony; szwajcarski poziom ochrony danych uznaje się za równoważny.

9. Okres przechowywania

Przechowujemy dane osobowe wyłącznie tak długo, jak jest to konieczne do realizacji poszczególnych celów:

  • Logi serwerowe: 14 dni
  • Kopie zapasowe: 90 dni, po upływie tego okresu są one ostatecznie usuwane w ciągu kolejnych 30 dni
  • Dane konta: przez cały okres trwania stosunku umownego
  • Dane faktur: 10 lat (ustawowy obowiązek przechowywania)
  • Zgłoszenia do pomocy technicznej: 3 lata od zamknięcia zgłoszenia
  • Zgody na działania marketingowe: do momentu ich wycofania. Następnie zachowujemy Państwa dane kontaktowe oraz datę udzielenia zgody i jej wycofania jako dowód, a także po to, aby nie wysyłać Państwu już żadnych wiadomości
  • Rejestracje do newslettera bez potwierdzenia: 30 dni
  • Katalog usług: odrzucone wnioski - natychmiast; wnioski bez podpisania oświadczenia o zachowaniu poufności - 30 dni od daty ostatniego wniosku lub ostatniego linku; zatwierdzone wnioski wraz z protokołem zatwierdzenia i historią dostępów - pięć lat od daty ostatniego dostępu, tak długo, jak długo obowiązują zobowiązania wynikające z oświadczenia
  • Wysłane wiadomości e-mail: Kopia każdej wysłanej przez nas wiadomości e-mail (adresat, temat, treść) pozostaje w naszym rejestrze wysyłek tak długo, jak długo jest nam potrzebna do celów wyjaśnienia ewentualnych wątpliwości oraz jako dowód wysłania
  • Strona dostawcy: patrz punkt 6

Dane dotyczące produktów i haseł, które przetwarzamy na zlecenie naszych klientów, przechowujemy zgodnie z ich wytycznymi; opublikowane i zarejestrowane wersje haseł podlegają dziesięcioletniemu okresowi archiwizacji zgodnie z punktem 10 Ogólnych Warunków Handlowych.

10. Pliki cookie i śledzenie

Korzystamy wyłącznie z plików cookie niezbędnych z technicznego punktu widzenia do działania naszej strony internetowej (np. sesja logowania). Nie stosujemy plików cookie służących do analizy ani śledzenia.

Po otwarciu poufnego katalogu usług ten sam plik cookie sesji rejestruje, że mają Państwo uprawnienia do przeglądania go w tej przeglądarce. Plik ten wygasa po zamknięciu przeglądarki.

Świadomie rezygnujemy z technologii śledzenia oferowanych przez podmioty zewnętrzne (Google Analytics, Facebook Pixel itp.). Nasze wewnętrzne statystyki są zgodne z przepisami o ochronie danych i nie gromadzą żadnych profili osobowych.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

Jako osoba, której dane dotyczą, przysługują Państwu wobec firmy Transpareo następujące prawa:

  • Dostęp do danych (art. 15 RODO): W każdej chwili mogą Państwo zażądać informacji na temat danych osobowych przechowywanych na Państwa temat.
  • Sprostowanie (art. 16 RODO): Mogą Państwo zażądać sprostowania nieprawidłowych danych lub uzupełnienia danych niekompletnych.
  • Usunięcie (art. 17 RODO): Mogą Państwo zażądać usunięcia swoich danych, o ile nie stoją temu na przeszkodzie ustawowe obowiązki dotyczące przechowywania danych.
  • Ograniczenie przetwarzania (art. 18 RODO): Pod pewnymi warunkami mogą Państwo zażądać ograniczenia przetwarzania Państwa danych.
  • Przenoszenie danych (art. 20 RODO): Mogą Państwo otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie lub zlecić ich bezpośrednie przekazanie innemu administratorowi.
  • Sprzeciw (art. 21 RODO): Mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionych interesach.
  • Cofnięcie zgody (art. 7 ust. 3 RODO): Udzieloną zgodę mogą Państwo w każdej chwili cofnąć ze skutkiem na przyszłość.
  • Skarga (art. 77 RODO): Mogą Państwo złożyć skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych (patrz sekcja 14).

Nie ma miejsca zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie w rozumieniu art. 22 RODO.

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Państwa danych:

  • Szyfrowanie wszystkich danych podczas przesyłania (TLS)
  • Oddzielna baza danych dla każdego klienta
  • Szyfrowane przechowywanie danych dostępowych i innych informacji poufnych w bazie danych, z osobnym kluczem dla każdego obszaru roboczego
  • Szyfrowane kopie zapasowe
  • Hosting u dostawcy posiadającego certyfikat ISO 27001 w Niemczech
  • Stały monitoring systemów oraz regularne aktualizacje zabezpieczeń i wzmacnianie zabezpieczeń

13. Inspektor ochrony danych i przedstawiciel w UE

Wyznaczyliśmy zewnętrznego inspektora ochrony danych:

DGD Niemieckie Stowarzyszenie Ochrony Danych Prof. dr h.c. Heiko Jonny Maniero
Franz-Joseph-Str. 11
80801 Monachium, Niemcy

E-mail: Telefon: +49 (0)178 6264376

Jako przedsiębiorstwo z siedzibą poza UE wyznaczyliśmy przedstawiciela w UE zgodnie z art. 27 RODO. Funkcję tę pełni wyżej wymienione stowarzyszenie DGD Deutsche Gesellschaft für Datenschutz.

14. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących ochrony danych oraz wykonywania przysługujących Państwu praw prosimy o kontakt z:

Osobą odpowiedzialną za ochronę danych w firmie Transpareo AG E-mail:

Mają Państwo również prawo do złożenia skargi do organu nadzorującego ochronę danych - w Szwajcarii do Federalnego Inspektora Ochrony Danych i Dostępu do Informacji (EDÖB), w UE do organu nadzorującego w Państwa państwie członkowskim.

Nasz szczegółowy dokument dotyczący przejrzystości, zawierający wszystkie informacje na temat naszych działań związanych z przetwarzaniem danych, można pobrać tutaj: Dokument dotyczący przejrzystości (PDF)

Stan na dzień 6 listopada 2026 r.

Definicje pojęć

W niniejszym oświadczeniu używane są pojęcia z RODO. Poniżej przedstawiono krótkie wyjaśnienie najważniejszych z nich:

  • Dane osobowe: wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.
  • Osoba, której dane dotyczą: osoba fizyczna, której dane osobowe są przetwarzane.
  • Przetwarzanie: każda operacja związana z danymi osobowymi (np. gromadzenie, przechowywanie, modyfikowanie, przekazywanie, usuwanie).
  • Ograniczenie przetwarzania: oznaczenie przechowywanych danych w celu ograniczenia ich przyszłego przetwarzania.
  • Profilowanie: zautomatyzowane przetwarzanie mające na celu ocenę osobistych cech danej osoby.
  • Pseudonimizacja: przetwarzanie w taki sposób, że dane nie mogą być już przypisane do żadnej osoby bez dodatkowych, przechowywanych oddzielnie informacji.
  • Administrator: podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi decyduje o celach i środkach przetwarzania.
  • Podmiot przetwarzający: podmiot przetwarzający dane osobowe na zlecenie administratora.
  • Odbiorca: podmiot, któremu ujawniono dane, niezależnie od tego, czy jest to osoba trzecia, czy nie; organy władzy w ramach zlecenia dochodzeniowego nie są uznawane za odbiorców.
  • Osoba trzecia: każda osoba inna niż osoba, której dane dotyczą, administrator, podmiot przetwarzający oraz osoby działające pod ich nadzorem.
  • Zgoda: dobrowolna, wyrażona w konkretnym przypadku, świadoma i jednoznaczna zgoda osoby, której dane dotyczą.