El debate sobre el pasaporte digital del producto gira casi siempre en torno a plazos, actos jurídicos y planes sectoriales. Sin embargo, para la mayoría de las empresas, el primer obstáculo real se encuentra en otra parte: los datos de sus productos no están digitalizados - al menos no de forma que se pueda generar un pasaporte a partir de ellos - . Se encuentran en fichas técnicas en formato PDF, en correos electrónicos de proveedores, en la memoria de empleados con mucha antigüedad y en una buena docena de archivos de Excel repartidos por distintas unidades de disco.
El DPP obliga a estas empresas a digitalizar por primera vez de forma rigurosa los datos de sus productos y a reunirlos en un único lugar. Es una tarea laboriosa. Pero es un trabajo que da sus frutos de inmediato, independientemente de cuándo entre en vigor la obligación para su sector.
El DPP es solo el detonante; el problema viene de más atrás
Quien desee generar un DPP necesita, por cada producto, un conjunto de datos completo y estructurado: datos maestros, componentes y materiales, origen, indicadores medioambientales. En teoría, estos datos ya existen en casi todas las empresas. En la práctica, están dispersos en numerosos sistemas y formatos, se mantienen por duplicado y no están completos en ningún sitio.
La verdadera tarea ardua consiste en reunir estos datos, no en generar el DPP a partir de ellos. Y esta tarea ardua tiene un valor que no tiene nada que ver con el DPP: menos errores, una incorporación más rápida de los nuevos empleados, una única fuente fiable en lugar de diez tablas contradictorias. La digitalización a la que obliga el DPP es una operación de ordenación que, de todos modos, ya se había retrasado demasiado.
Transpareo es, ante todo, una herramienta de gestión de datos de productos
En esencia, Transpareo es una herramienta para gestionar datos de productos: productos, componentes y materiales en un único formato estructurado. Todo lo que caracteriza a la DPP - firmas, códigos QR, traducción a 40 idiomas - se asienta sobre esta base. Sin datos de productos limpios, no hay certificado.
La estructura subyacente - los tipos de propiedades con los que describe productos, componentes y materiales - es totalmente personalizable. Usted determina qué campos incluyen sus productos. Para que no tenga que empezar desde cero, si lo desea, creamos de antemano los campos relevantes desde el punto de vista normativo para su categoría de producto: un conjunto de tipos de propiedades que ya refleja los requisitos de la normativa de la UE. Se trata de un punto de partida opcional, no de una restricción: puede adoptar estos campos, adaptarlos, completarlos o definir los suyos propios.
El importador flexible: de la lista de Excel al inventario estructurado
La parte más difícil de cualquier proyecto de datos es, ante todo, introducir los datos existentes. Para eso precisamente está el importador. Este mapea sus archivos existentes - Excel, CSV, exportaciones de sistemas ERP o PLM - al modelo.
Usted proporciona los datos tal y como están disponibles en la actualidad; el importador se adapta a sus columnas, y no al revés.
Antes de guardar, un validador comprueba cada registro y señala lo que falta o es incoherente: una unidad que falta, un código de país no uniforme, un campo obligatorio vacío. De este modo, la importación se convierte en un ciclo sencillo: cargar, detectar lagunas, corregir y volver a importar. En lugar de un proyecto de gran envergadura, bastan unas cuantas pasadas hasta que la base de datos esté completa.
La API: conexión con los sistemas existentes - allí donde los haya -
Las empresas con un entorno informático propio conectan Transpareo a sus sistemas existentes a través de una API REST. Los datos maestros del ERP, las listas de piezas del PLM y las imágenes del PIM se importan automáticamente, y las fichas de producto permanecen sincronizadas sin que nadie tenga que introducir los datos por duplicado. En la guía práctica de la API sobre la conexión con el ERP hemos descrito paso a paso cómo funciona esta conexión en la práctica; la interfaz completa se describe públicamente en Documentación de la API.
Esta misma API también garantiza que nunca se quede bloqueado: podrá recuperar todo su inventario en cualquier momento, en formato CSV, XLSX, JSON-LD y SQL, o a través de la propia interfaz. Lo que construya hoy le pertenece y seguirá siendo portátil.
Los datos confidenciales de los productos permanecen protegidos
No toda la información sobre los productos está destinada al público. Las fórmulas, las listas completas de piezas o las condiciones de compra pueden constituir secretos comerciales; por lo tanto, es legítimo que se prefiera no facilitar dichos datos. De todos modos, solo se mantiene una base de datos si se confía en el sistema de almacenamiento.
Por ello, Transpareo separa los datos de forma estricta por cliente: cada cliente se encuentra en su propia base de datos independiente, cifrada con una clave propia. No hay ninguna tabla compartida en la que los productos de varias empresas figuren uno al lado del otro, ni ninguna clave que sea válida más allá de los límites de cada cliente. El alojamiento se realiza en Alemania: sus datos permanecen dentro del ámbito de aplicación del RGPD. Usted decide qué información aparece finalmente en el DPP público; todo lo demás permanece confidencial y aislado.
Para muchas pymes no existe un «sistema existente »: solo existe Excel
La suposición de que todas las empresas utilizan un ERP no se ajusta a la realidad. Muchas pequeñas y medianas empresas no disponen de PLM, ni de PIM, ni de un sistema integrado de gestión de existencias. Sus datos de productos se almacenan en listas de Excel, quizá en una unidad de disco compartida, y son gestionados por una o dos personas.
Para ellas, la cuestión de la conexión mediante API ni siquiera se plantea: el importador lo es todo. Subir el archivo de Excel, asignar las columnas una vez y listo. Y es precisamente aquí donde surge el doble beneficio: estas empresas disponen, por primera vez, de una verdadera gestión de datos de productos - centralizada, con capacidad de búsqueda, utilizable por varias personas y con una única fuente fiable - y, como resultado secundario, están preparadas para el DPP. Las ventajas que supone para el mantenimiento diario de los datos justifican por sí solas este paso, mucho antes de que entre en vigor cualquier obligación.
¿Por qué ahora, si la obligación aún está a años vista?
En el caso de las pilas, el DPP entrará en vigor en febrero de 2027, y esa es, hasta la fecha, la única fecha fija para los productos. Para los demás grupos - hierro y acero, productos de construcción, envases, textiles, electrónica - , las fechas que circulan son estimaciones basadas en plazos de planificación indicativos: En primer lugar, se publicará el acto jurídico delegado, y entre su entrada en vigor y el inicio de la obligación transcurrirán al menos 18 meses. Nuestra guía sectorial recoge la situación actual de cada sector. Por ello, resulta tentador esperar. Sin embargo, esto subestima dónde se pierde el tiempo.
La experiencia demuestra que los campos requeridos ya están disponibles en un 70 % aproximadamente, solo que repartidos entre diez sistemas. Recopilar ese 70 % y obtener el 30 % restante lleva meses, sobre todo en aquellos casos en los que primero hay que solicitar los datos a los proveedores y garantizar su disponibilidad mediante contrato. Quien empiece hoy podrá hacerlo con tranquilidad, en lugar de tener que apurarse a última hora antes de una fecha límite.
El proceso más largo es el trabajo con los datos, no la creación del pasaporte.
Además, no corre ningún riesgo. El conjunto de datos se puede exportar en cualquier momento, y nosotros nos encargamos de actualizar el conjunto de campos conforme a la normativa a medida que esta entre en vigor. Usted estructura ahora y perfecciona más adelante: el esfuerzo no se pierde si los detalles de los actos jurídicos aún cambian.
Los DPP antes de que sean obligatorios: una señal de innovación y confianza para los clientes
Una vez creado el conjunto de datos, el propio pasaporte es el último paso sencillo: basta con pulsar un botón. Esto abre una posibilidad que muchos pasan por alto: puede expedir DPP antes de que sea obligatorio por ley.
Un «pasaporte» antes de que sea obligatorio es una señal. Demuestra que una empresa se toma en serio la transparencia y la sostenibilidad, mientras que la competencia aún debate sobre los plazos. Y dado que los datos están firmados y pueden verificarse en el navegador, detrás de esa señal hay un conjunto de datos verificable, en lugar de una promesa publicitaria. En De un requisito obligatorio a una herramienta de marketing hemos descrito cómo se puede utilizar un DPP, más allá de su mero carácter obligatorio, como punto de contacto con los clientes.
Siempre hay una condición: datos reales. Un DPP implementado a tiempo solo es eficaz mientras cumpla lo que muestra: el «greenwashing» se descubre más rápidamente en los pasaportes verificables que en un folleto de lujo.
Conclusión
El DPP es el motivo inicial, pero el beneficio duradero es una base de datos de productos digitalizada y consolidada. Transpareo facilita la importación, se integra mediante API con los sistemas existentes, cuando los hay, y sustituye el caos de Excel cuando no los hay. Empiece por los datos: así, el DPP se convertirá en una casilla que podrá marcar cada vez que se acerque la fecha límite. O incluso antes, si desea asegurarse una ventaja.
Preguntas sobre esta publicación
¿Por dónde empiezo si los datos de los productos se encuentran en archivos PDF, correos electrónicos y una docena de hojas de cálculo?
En el caso de las tablas, dado que ya cuentan con una estructura. Exporte lo que haya ahí, impórtelo y deje que el validador le indique qué campos faltan, en lugar de decidirlo de antemano. Los archivos PDF y los correos electrónicos de los proveedores son la parte que más tiempo lleva, pero se agilizarán en cuanto exista una estructura en la que puedan clasificarse. Pretender diseñar primero el modelo de datos perfecto es la forma más segura de perder medio año antes de que exista el primer conjunto de datos.
¿Y si no disponemos de ningún sistema ERP, PIM ni PLM?
En ese caso, la cuestión de la integración ni siquiera se plantea, y el importador lo es todo. Suba la tabla, asigne las columnas una sola vez y dispondrá de un inventario centralizado y consultable en el que pueden trabajar varias personas; para muchas pequeñas y medianas empresas, se trata de la primera gestión real de datos de productos que han tenido jamás. El certificado surge como un resultado secundario, y la utilidad para el trabajo diario ya justifica por sí sola dar este paso, mucho antes de que entre en vigor cualquier obligación.
¿Qué formatos admite la importación? ¿Es necesario que modifique mis archivos previamente?
Excel, CSV, ODS y JSON, y no. El importador se adapta a sus columnas, en lugar de exigirle una plantilla, y los productos, componentes y materiales pueden importarse de una sola vez junto con sus relaciones. Las importaciones son repetibles, por lo que el mismo archivo, con una nueva exportación desde su sistema, actualiza los registros en lugar de duplicarlos.
¿Es necesario que los datos estén limpios antes de la primera importación?
No, y esperar a disponer de datos correctos es la forma más habitual de perder un año. Antes de guardar los datos, un validador comprueba cada registro e indica lo que falta o es incoherente: una unidad que falta, un código de país inconsistente, un campo obligatorio vacío. De ahí surge un ciclo de carga, revisión de las lagunas, corrección y nueva importación, y las lagunas se convierten en una lista de tareas para el departamento de compras, en lugar de en una vaga sensación de que los datos aún no están listos.
¿Qué ocurre con las fórmulas y las listas de materiales que constituyen secretos de empresa?
La información se mantiene confidencial y usted decide, campo por campo, qué se muestra en el perfil público. Cada cliente se almacena en su propia base de datos, cifrada con una clave propia; por lo tanto, ya no existe una tabla común con los productos de varias empresas ni una clave que abarque a todos los clientes. El alojamiento se realiza en Alemania, dentro del ámbito de aplicación del RGPD, y se incluye un contrato de tratamiento de datos por encargo. Nada aparece en el «pasaporte público» por el mero hecho de que figure en el inventario, sino porque usted ha autorizado la publicación de ese campo.
¿Podré sacarlo todo?
Sí, en cualquier momento, en formato CSV, XLSX, JSON-LD y SQL, o a través de la misma API REST que también conecta con los sistemas ERP, PIM y CRM. Esa es la pregunta clave que debe plantearse a cualquier proveedor: un inventario que no pueda exportar es una dependencia, no un activo. Lo que usted cree seguirá siendo suyo y seguirá siendo portátil.
¿Por qué empezar ahora, si el plazo para mi sector aún queda a años vista?
Porque lo importante son los datos, no el pasaporte. Lo único que se sabe con certeza hasta ahora es la fecha relativa a las baterías, el 18 de febrero de 2027, según el Reglamento sobre baterías. En cuanto a los grupos de productos del ESPR, el plan de trabajo del 16 de abril de 2025 indica años orientativos para los actos jurídicos, y el artículo 4, apartado 4, del ESPR establece que deben transcurrir al menos 18 meses entre la entrada en vigor y la aplicación de un acto jurídico; por lo tanto, estas fechas son previsiones y no plazos. Alrededor del 70 % de los campos exigidos ya se encuentran en algún lugar de la empresa; recopilarlos y obtener el 30 % restante lleva meses, sobre todo en aquellos casos en los que es necesario recurrir a un proveedor y negociar una cláusula contractual.
¿Puedo publicar un pasaporte antes de que sea obligatorio?
Sí. No hay ningún obstáculo para un carné voluntario y, una vez que se disponga del registro, la expedición del carné es solo un paso más. Precisamente por eso constituye una señal creíble, ya que los datos están firmados y pueden verificarse en el navegador, en lugar de ser meras afirmaciones recogidas en un folleto. Hay una condición que se aplica en todo momento: los datos deben ser auténticos, ya que un carné verificable pone al descubierto una información embellecida más rápidamente de lo que jamás lo habría hecho un folleto de lujo.
