Το DPP επιβάλλει την ψηφιοποίηση - και αυτή είναι η πραγματική ευκαιρία

Η συζήτηση γύρω από το Ψηφιακό Δελτίο Προϊόντος επικεντρώνεται σχεδόν πάντα σε προθεσμίες, νομοθετικές πράξεις και τομεακά σχέδια. Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, όμως, το πρώτο πραγματικό εμπόδιο βρίσκεται αλλού: τα δεδομένα των προϊόντων τους δεν είναι καθόλου ψηφιακά - τουλάχιστον όχι σε βαθμό που να επιτρέπουν τη δημιουργία ενός δελτίου. Βρίσκονται σε φύλλα δεδομένων PDF, σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από προμηθευτές, στις μνήμες των μακροχρόνιων υπαλλήλων και σε μια καλή δωδεκάδα αρχείων Excel σε διάφορους δίσκους.

Το DPP υποχρεώνει αυτές τις επιχειρήσεις να ψηφιοποιήσουν για πρώτη φορά με ακρίβεια τα δεδομένα των προϊόντων τους και να τα συγκεντρώσουν σε ένα σημείο. Αυτό είναι επίπονο. Ωστόσο, είναι μια εργασία που αποδίδει άμεσα - ανεξάρτητα από το πότε θα τεθεί σε ισχύ η υποχρέωση για τον κλάδο σας.

Το DPP είναι απλώς η αφορμή - το πρόβλημα είναι παλαιότερο

Όποιος θέλει να δημιουργήσει ένα DPP, χρειάζεται για κάθε προϊόν ένα πλήρες, δομημένο σύνολο δεδομένων: βασικά δεδομένα, εξαρτήματα και υλικά, προέλευση, περιβαλλοντικοί δείκτες. Θεωρητικά, αυτά τα δεδομένα υπάρχουν ήδη σε σχεδόν κάθε επιχείρηση. Στην πράξη, όμως, είναι διάσπαρτα σε πολλά συστήματα και μορφές, διατηρούνται διπλά και δεν είναι πλήρη πουθενά.

Η συγχώνευση αυτών των δεδομένων είναι η πραγματική πρόκληση - όχι η δημιουργία του DPP στη συνέχεια. Και αυτή η πρόκληση έχει μια αξία που δεν έχει καμία σχέση με το DPP: λιγότερα λάθη, ταχύτερη εκπαίδευση των νέων υπαλλήλων, μία μόνο αξιόπιστη πηγή αντί για δέκα αντιφατικούς πίνακες. Η ψηφιοποίηση, την οποία επιβάλλει το DPP, είναι μια διαδικασία τακτοποίησης που είχε ούτως ή άλλως καθυστερήσει.

Το Transpareo είναι πρωτίστως ένα εργαλείο διαχείρισης δεδομένων προϊόντων

Στην ουσία, το Transpareo είναι ένα εργαλείο για τη διαχείριση δεδομένων προϊόντων: προϊόντα, εξαρτήματα και υλικά σε μια ενιαία, δομημένη μορφή. Όλα όσα χαρακτηρίζουν το DPP - υπογραφές, κωδικοί QR, μετάφραση σε 40 γλώσσες - βασίζονται σε αυτό το θεμέλιο. Χωρίς καθαρά δεδομένα προϊόντων, δεν υπάρχει πιστοποιητικό.

Η δομή που κρύβεται πίσω από αυτό - οι τύποι χαρακτηριστικών με τους οποίους περιγράφετε προϊόντα, εξαρτήματα και υλικά - είναι πλήρως προσαρμόσιμη. Εσείς καθορίζετε ποια πεδία θα περιλαμβάνουν τα προϊόντα σας. Για να μην ξεκινήσετε από το μηδέν, δημιουργούμε εκ των προτέρων, κατόπιν αιτήματός σας, τα πεδία που σχετίζονται με τους κανονισμούς για την κατηγορία των προϊόντων σας - ένα σύνολο τύπων ιδιοτήτων που ανταποκρίνεται ήδη στις απαιτήσεις των νομοθετικών πράξεων της ΕΕ. Αυτό αποτελεί ένα προαιρετικό σημείο εκκίνησης, όχι ένα περιοριστικό πλαίσιο: μπορείτε να υιοθετήσετε αυτά τα πεδία, να τα προσαρμόσετε, να τα συμπληρώσετε ή να ορίσετε δικά σας.

Ο ευέλικτος εισαγωγέας: από τον κατάλογο του Excel στο δομημένο αρχείο

Το πιο δύσκολο μέρος κάθε έργου διαχείρισης δεδομένων είναι η αρχική εισαγωγή των υπαρχόντων δεδομένων. Γι’ αυτό ακριβώς υπάρχει το εργαλείο εισαγωγής. Αντιστοιχίζει τα υπάρχοντα αρχεία σας - Excel, CSV, εξαγωγές από συστήματα ERP ή PLM - στο μοντέλο.

Παρέχετε τα δεδομένα όπως είναι σήμερα· το εργαλείο εισαγωγής προσαρμόζεται στις στήλες σας, όχι το αντίστροφο.

Πριν από την αποθήκευση, ένας επαληθευτής ελέγχει κάθε εγγραφή δεδομένων και επισημαίνει ό,τι λείπει ή είναι ασυνεπές - μια μονάδα που λείπει, έναν ασυνεπή κωδικό χώρας, ένα κενό υποχρεωτικό πεδίο. Έτσι, η εισαγωγή μετατρέπεται σε έναν εύκολα διαχειρίσιμο κύκλο: μεταφόρτωση, εντοπισμός κενών, διόρθωση, εκ νέου εισαγωγή. Αντί για ένα έργο «Big Bang», αρκούν μερικές επαναλήψεις μέχρι να ολοκληρωθεί το απόθεμα.

Το API: Σύνδεση με υπάρχοντα συστήματα - όπου υπάρχουν

Οι επιχειρήσεις με δικό τους περιβάλλον πληροφορικής συνδέουν το Transpareo με τα υπάρχοντα συστήματά τους μέσω ενός REST-API. Τα βασικά δεδομένα από το ERP, οι λίστες εξαρτημάτων από το PLM, οι εικόνες από το PIM εισάγονται αυτόματα, και τα αρχεία παραμένουν συγχρονισμένα, χωρίς να χρειάζεται να εισάγει κανείς τα δεδομένα δύο φορές. Πώς λειτουργεί στην πράξη μια τέτοια σύνδεση, το έχουμε περιγράψει βήμα προς βήμα στο API-Playbook για τη σύνδεση με το ERP· η πλήρης διεπαφή περιγράφεται δημόσια στο Τεκμηρίωση API.

Το ίδιο API διασφαλίζει επίσης ότι δεν θα βρεθείτε ποτέ σε κατάσταση «κλειδώματος»: μπορείτε να ανακτήσετε ολόκληρο το απόθεμά σας ανά πάσα στιγμή - σε μορφή CSV, XLSX, JSON-LD και SQL ή μέσω της ίδιας της διεπαφής. Ό,τι δημιουργείτε σήμερα σας ανήκει και παραμένει μεταβιβάσιμο.

Τα ευαίσθητα δεδομένα προϊόντων παραμένουν προστατευμένα

Δεν προορίζονται όλες οι πληροφορίες προϊόντων για το κοινό. Οι συνταγές, οι πλήρεις λίστες εξαρτημάτων ή οι όροι αγοράς μπορεί να αποτελούν επιχειρηματικά μυστικά - η αντίδραση να μην παραχωρούνται τέτοια δεδομένα είναι δικαιολογημένη. Ούτως ή άλλως, μια βάση δεδομένων συντηρείται μόνο όταν υπάρχει εμπιστοσύνη στον τόπο αποθήκευσης.

Γι’ αυτό το λόγο, η Transpareo διαχωρίζει αυστηρά τα δεδομένα ανά πελάτη: κάθε πελάτης βρίσκεται σε μια δική του, ξεχωριστή βάση δεδομένων, κρυπτογραφημένη με δικό του κλειδί. Δεν υπάρχει κοινός πίνακας στον οποίο τα προϊόντα πολλών εταιρειών να εμφανίζονται το ένα δίπλα στο άλλο, ούτε κλειδί που να ισχύει πέρα από τα όρια των πελατών. Η φιλοξενία γίνεται στη Γερμανία - τα δεδομένα σας παραμένουν εντός του πεδίου εφαρμογής του ΓΚΠΔ. Εσείς αποφασίζετε ποιες πληροφορίες θα εμφανίζονται τελικά στο δημόσιο DPP· όλα τα υπόλοιπα παραμένουν εμπιστευτικά και απομονωμένα.

Για πολλές ΜΜΕ δεν υπάρχει «υπάρχον σύστημα» - υπάρχει το Excel

Η υπόθεση ότι κάθε επιχείρηση χρησιμοποιεί ένα ERP δεν ανταποκρίνεται στην πραγματικότητα. Πολλές μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις δεν διαθέτουν PLM, PIM ούτε ενσωματωμένο σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων. Τα δεδομένα των προϊόντων τους βρίσκονται σε λίστες του Excel, ίσως σε έναν κοινό δίσκο, και τα συντηρούν ένα ή δύο άτομα.

Για αυτές, το ζήτημα της σύνδεσης μέσω API δεν τίθεται καν - ο εισαγωγέας είναι η όλη ιστορία. Ανεβάζετε το Excel, αντιστοιχίζετε τις στήλες μία φορά, και τελειώσατε. Και ακριβώς εδώ προκύπτει το διπλό όφελος: Αυτές οι επιχειρήσεις αποκτούν για πρώτη φορά μια πραγματική διαχείριση δεδομένων προϊόντων - κεντρική, με δυνατότητα αναζήτησης, προσβάσιμη από πολλά άτομα, με μία μόνο αξιόπιστη πηγή - και, ως παράπλευρο αποτέλεσμα, είναι έτοιμες για το DPP. Το όφελος για την καθημερινή συντήρηση των δεδομένων δικαιολογεί από μόνο του αυτό το βήμα, πολύ πριν τεθεί σε ισχύ οποιαδήποτε υποχρέωση.

Γιατί τώρα, όταν η υποχρέωση απέχει χρόνια;

Για τις μπαταρίες, το DPP ισχύει από τον Φεβρουάριο του 2027, και αυτή είναι μέχρι στιγμής η μόνη καθορισμένη ημερομηνία για τα προϊόντα. Για τις υπόλοιπες ομάδες - σίδηρος και χάλυβας, δομικά προϊόντα, συσκευασίες, κλωστοϋφαντουργικά, ηλεκτρονικά - τα έτη που κυκλοφορούν είναι υπολογισμοί βάσει ενδεικτικών ημερομηνιών προγραμματισμού: Πρώτα εκδίδεται η κατ’ εξουσιοδότηση πράξη, και μεταξύ της έναρξης ισχύος της και της υποχρέωσης μεσολαβούν τουλάχιστον 18 μήνες. Η κατάσταση ανά κλάδο καταγράφεται στο κλαδικό μας εγχειρίδιο αναφοράς. Επομένως, είναι λογικό να σκεφτεί κανείς να περιμένει. Ωστόσο, αυτό υποτιμά το πού χάνεται ο χρόνος.

Από την εμπειρία μας, τα απαιτούμενα πεδία είναι διαθέσιμα σε ποσοστό περίπου 70% - απλώς είναι κατανεμημένα σε δέκα συστήματα. Η συγκέντρωση αυτού του 70% και η απόκτηση του ελλείποντος 30% απαιτούν μήνες, ειδικά σε περιπτώσεις όπου τα δεδομένα πρέπει πρώτα να ζητηθούν από προμηθευτές και να εξασφαλιστούν συμβατικά. Όποιος ξεκινήσει σήμερα, θα το ολοκληρώσει με άνεση, αντί να το τελειώσει την τελευταία στιγμή πριν από μια προθεσμία.

Η μακρά διαδρομή είναι η επεξεργασία των δεδομένων, όχι η δημιουργία του διαβατηρίου.

Επιπλέον: δεν αναλαμβάνετε κανένα κίνδυνο. Το αρχείο δεδομένων μπορεί να εξαχθεί ανά πάσα στιγμή, ενώ εμείς ενημερώνουμε το σύνολο των πεδίων που πληροί τις κανονιστικές απαιτήσεις σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία. Δομείτε τώρα και τελειοποιείτε αργότερα - η προσπάθεια δεν πάει χαμένη, σε περίπτωση που αλλάξουν λεπτομέρειες των νομοθετικών πράξεων.

Τα DPP πριν από την υποχρέωση: Σήμα καινοτομίας και εμπιστοσύνη των πελατών

Μόλις δημιουργηθεί το αρχείο δεδομένων, το ίδιο το πιστοποιητικό αποτελεί το απλό τελευταίο βήμα - ένα πάτημα κουμπιού. Αυτό ανοίγει μια δυνατότητα που πολλοί παραβλέπουν: Μπορείτε να εκδώσετε DPP πριν να είστε νομικά υποχρεωμένοι να το κάνετε.

Ένα DPP πριν από την υποχρέωση αποτελεί ένα μήνυμα. Δείχνει ότι μια επιχείρηση λαμβάνει σοβαρά υπόψη τη διαφάνεια και τη βιωσιμότητα, ενώ ο ανταγωνισμός εξακολουθεί να συζητά για τις προθεσμίες. Και επειδή τα δεδομένα είναι υπογεγραμμένα και επαληθεύσιμα στον περιηγητή, πίσω από αυτό το μήνυμα κρύβεται ένα επαληθεύσιμο σύνολο δεδομένων αντί για μια διαφημιστική υπόσχεση. Πώς μπορεί να αξιοποιηθεί ένα DPP πέρα από τον καθαρά υποχρεωτικό χαρακτήρα του ως σημείο επαφής με τους πελάτες, το έχουμε περιγράψει στο άρθρο « Από το υποχρεωτικό διαβατήριο σε εργαλείο μάρκετινγκ ».

Μια προϋπόθεση ισχύει πάντα: πραγματικά δεδομένα. Ένα πρώιμο DPP λειτουργεί μόνο εφ’ όσον ανταποκρίνεται σε ό,τι παρουσιάζει - το «greenwashing» αποκαλύπτεται γρηγορότερα σε επαληθεύσιμα πιστοποιητικά παρά σε ένα γυαλιστερό φυλλάδιο.

Συμπέρασμα

Το DPP είναι η αφορμή, αλλά το μόνιμο κέρδος είναι μια ψηφιοποιημένη, ενοποιημένη βάση δεδομένων προϊόντων. Το Transpareo διευκολύνει την εισαγωγή δεδομένων, συνδέεται μέσω API με υπάρχοντα συστήματα, όπου υπάρχουν, και αντικαθιστά το χάος του Excel, όπου δεν υπάρχουν. Ξεκινήστε από τα δεδομένα - τότε το DPP θα γίνει απλώς ένα κουτάκι που θα τσεκάρετε όποτε έρχεται η προθεσμία. Ή και νωρίτερα, αν θέλετε να εξασφαλίσετε το προβάδισμα.