Freitag, kurz vor fünf. Die Strickerei hat geantwortet: Faserzusammensetzung und Gewicht der neuen Laufhose, dazu ein Foto des Pflegeetiketts. Wer überprüft das jetzt? Und wer erfährt am Montag, dass der Produktpass der Laufhose signiert werden kann?
In vielen Firmen beantwortet das eine weitergeleitete Mail, eine Tabelle mit einer Statusspalte oder eine Kollegin, die zufällig daran denkt. In Transpareo beantworten es die Aufgaben: Jede sagt, wer dran ist, bis wann und um welches Produkt es geht. Ab sofort reichen diese Abläufe mit n8n auch in Ihre anderen Werkzeuge, vom Shop bis zur Warenwirtschaft.
Eine Aufgabe für jeden Handgriff
Eine Aufgabe ist etwas, worum eine Person eine andere bittet: eine Lieferantenerklärung überprüfen, fehlende Pflegehinweise ergänzen, einer Prüfstelle antworten. Sie geht an eine Person oder an eine ganze Gruppe, mit Fälligkeit, Priorität und den Dateien, die dazugehören, und sie hängt an dem Produkt, um das es geht.
Bei einer Gruppenaufgabe übernimmt sie, wer zuerst zugreift, und alle anderen sehen, wer sie hat. So bleibt nichts liegen, weil jeder glaubt, ein anderer kümmere sich darum.
Wer dran ist, steht in der Aufgabe.
Die Zahl neben der Glocke zählt, was auf Sie wartet. Überprüfungen kommen zusätzlich per Mail, sobald sie vergeben sind, und alles andere bündelt eine Mail am Morgen: was neu ist und was überfällig. An einem Tag ohne beides kommt keine Mail.
Niemand muss nachfragen, wo eine Sache gerade steht, und eine Bitte bleibt sichtbar, bis jemand sie erledigt hat, auch wenn das Postfach voll ist.
Überprüfen, bevor etwas gilt
Für die Laufhose stehen zwei Überprüfungen an. Beide sorgen dafür, dass jemand hinsieht, bevor eine Angabe gilt.
Die erste gilt der Antwort der Strickerei. Sie landet bei allen, die das Produkt bearbeiten dürfen, und wer sie übernimmt, entscheidet Feld für Feld: übernehmen, berichtigen oder mit einer Anmerkung zurückschicken. Erst wenn kein Feld mehr offen ist, wird daraus eine neue Version des Produkts. Was die Strickerei geschickt hat, kommt also nie ungeprüft in Ihren Datensatz.
Die zweite steht vor der Signatur. Bittet jemand, der keine Pässe veröffentlichen darf, um eine Signatur, geht die Bitte als Überprüfung an alle, die veröffentlichen und den Pass bearbeiten dürfen. Der Pass bleibt, wie er war, bis jemand entscheidet. Die Überprüfung sagt dabei, was die Freigabe bewirkt, und nennt die offenen Empfehlungen der Validierung, sodass Sie auf einen Blick sehen, ob noch etwas fehlt.
Auch die Anfragen an Lieferanten sind Aufgaben
Die Antwort der Strickerei kam nicht von ungefähr. Vor drei Wochen hat jemand aus dem Einkauf sie direkt bei der Strickerei angefragt, und diese Anfrage ist selbst eine Aufgabe: Sie gehört der Person, die sie gesendet hat, und ist an dem Tag fällig, an dem der Link der Strickerei abläuft. Bis dahin steht sie bei ihr unter dem, was auf andere wartet, und Transpareo erinnert die Strickerei vor Ablauf der Frist, damit im Einkauf niemand hinterherschreiben muss.
Die Strickerei brauchte für ihre Antwort kein Konto und keine Software. Sie hat über den Link geantwortet, auf dem Handy und in ihrer eigenen Sprache.
Mit der Antwort ist die Aufgabe erledigt, und die Überprüfung beginnt. Zieht der Einkauf die Anfrage zurück oder läuft sie unbeantwortet ab, schliesst sich die Aufgabe mit diesem Grund. Haben Mitarbeitende der Strickerei einen eigenen Zugang zum Applikations-Manager, finden auch sie die Anfrage als Aufgabe vor.
Anfragen stehen in derselben Tabelle wie alle Aufgaben, und Sie verfolgen die Arbeit mit Lieferanten und im eigenen Haus an einer Stelle.
Mit n8n in Ihre anderen Werkzeuge
n8n ist ein Werkzeug, in dem Sie Workflows aus Bausteinen zusammenstecken, ohne zu programmieren. Für Transpareo gibt es jetzt einen eigenen n8n-Node. Sie installieren ihn in n8n unter dem Paketnamen @transpareo/n8n-nodes-transpareo. Dann verbinden Sie ihn mit der Adresse Ihres Arbeitsbereichs und einem Zugang, den Sie im Applikations-Manager anlegen, und legen fest, was dieser Zugang darf.
Ein Ablauf kann dann starten, sobald ein Produkt oder eine Komponente neu angelegt oder geändert wurde, und ebenso bei jedem Pass: wenn er angelegt, geändert, veröffentlicht oder zurückgerufen wird oder etwas anderes in seinem Lebenslauf geschieht, etwa eine Reparatur oder das Recycling. Ist der Pass der Laufhose signiert, meldet der Ablauf es Ihrem Shopsystem und sagt dem Team im Chat Bescheid.
Umgekehrt legt ein Ablauf ein neues Produkt aus Ihrer Warenwirtschaft in Transpareo an und bittet die Produktentwicklung mit einer Aufgabe, die Pflegehinweise zu ergänzen. Das Produkt entsteht so einmal, im System, in dem es ohnehin gepflegt wird, und niemand tippt es ein zweites Mal ab.
Wer lieber selbst baut, findet dasselbe in der öffentlichen Beschreibung unserer Schnittstelle: Ereignisse eines Passes gehen als signierte Nachricht an eine Adresse Ihrer Wahl, sodass der Empfänger prüfen kann, dass sie von Transpareo kommt, oder Sie lesen sie der Reihe nach ab.
Die Entscheidung bleibt bei Menschen
Ein Ablauf mit eigenem Zugang handelt als er selbst. Er bittet Menschen um etwas und kann zurückziehen oder wieder öffnen, worum er gebeten hat. Übernehmen und erledigen kann eine Aufgabe nur ein Mensch.
Ein Ablauf darf um eine Überprüfung bitten. Die Entscheidung trifft ein Mensch.
Was ein Ablauf darf, legen Sie mit den Rechten seines Zugangs fest, so eng wie nötig. Fehlt ihm ein Recht, lehnt Transpareo den Aufruf ab und nennt das fehlende Recht. Ein Ablauf ohne das Recht zu veröffentlichen kann also keinen Pass signieren, er kann aber jemanden bitten, ihn zu überprüfen und zu veröffentlichen. Sie entscheiden damit selbst, ob ein Ablauf signieren darf oder ob jede Signatur über einen Menschen geht.
Das macht manchen Ablauf einen Schritt länger, und wir halten diesen Schritt für richtig: Eine veröffentlichte Version ist signiert und lässt sich nicht zurücknehmen. In Ihrem Namen arbeitet der Assistent im Applikations-Manager mit Ihren Aufgaben, mit genau Ihren Rechten und mit Ihrer Genehmigung vor jedem heiklen Schritt.
Make und Zapier folgen
Wir haben mit n8n begonnen, als Nächstes folgen Make und Zapier. Bis dahin erreichen Sie Transpareo aus jedem Werkzeug, das eine Schnittstelle ansprechen kann. KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT arbeiten schon heute direkt in Ihrem Arbeitsbereich, über das Model Context Protocol (MCP) und mit den Rechten, die Sie ihnen bei der Anmeldung freigeben.
Zurück zur Laufhose
Am Montagmorgen liegt die Überprüfung seit Freitag im Postfach der Produktverantwortlichen. Sie übernimmt die Angaben der Strickerei und bittet um die Signatur, und bis zum Mittag hat jemand mit dem Recht dazu den Pass freigegeben. Der Shop weiss davon, und das Team hat es im Chat gelesen, ohne dass jemand eine Mail weiterleiten musste.
Niemand hat gefragt, wer dran ist, und im Pass steht, was die Strickerei geliefert und jemand im Haus überprüft hat.
Fragen zu diesem Beitrag
Brauche ich n8n, um Aufgaben und Überprüfungen zu nutzen?
Nein. Aufgaben, Überprüfungen und die Anfragen an Lieferanten sind in Transpareo eingebaut und funktionieren ohne weiteres Werkzeug. n8n brauchen Sie erst, wenn ein Ablauf auch Ihre anderen Systeme einbeziehen soll.
Wie verbinde ich n8n mit meinem Arbeitsbereich?
Sie legen im Applikations-Manager einen Zugang für Programme an und erhalten dafür einen Schlüssel und ein Geheimnis. Beides tragen Sie zusammen mit der Adresse Ihres Arbeitsbereichs im Transpareo-Baustein ein. Was der Zugang darf, bestimmen die Gruppen, denen Sie ihn zuordnen, und eine passende Gruppe legen Sie gleich beim Zugang neu an.
Kann ein Ablauf meinem Team Aufgaben geben?
Ja. Ein Ablauf bittet eine Person oder eine Gruppe um etwas, mit Fälligkeit, Priorität und einer Notiz, und hängt die Aufgabe an das Produkt, die Komponente oder den Pass, um den es geht. Sie erscheint bei Ihrem Team wie jede andere Aufgabe, an der Glocke und in der Mail am Morgen. Übernehmen und erledigen kann sie nur ein Mensch.
Kann ein Ablauf in n8n Pässe veröffentlichen?
Nur, wenn Sie seinem Zugang dieses Recht geben. Ohne das Recht wird jeder Versuch abgelehnt, und der Ablauf kann stattdessen eine Person bitten, den Pass zu überprüfen und zu veröffentlichen. Eine veröffentlichte Version ist signiert und lässt sich nicht zurücknehmen; vergeben Sie das Recht darum mit Bedacht.
Was kostet der Transpareo-Baustein?
Der Baustein selbst kostet nichts. Er ist quelloffen unter der MIT-Lizenz, und auf GitHub können Sie nachlesen, was er tut, bevor Sie ihn einsetzen.
Wo bleiben meine Daten, wenn ein Ablauf sie liest?
In Transpareo liegen sie in der EU, bei europäischen Anbietern, und jeder Arbeitsbereich hat seine eigene Datenbank. Ein Ablauf liest nur, was die Rechte seines Zugangs erlauben, und was er liest, geht dorthin, wo Ihr n8n läuft. Mit eng gefassten Rechten bestimmen Sie also selbst, was Ihren Arbeitsbereich verlässt.
Was ist mit Make und Zapier?
Beide folgen nach n8n. Bis dahin erreichen Sie Transpareo aus jedem Werkzeug über die öffentlich beschriebene Schnittstelle. KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT verbinden Sie schon heute über das Model Context Protocol (MCP), mit dem jeder Arbeitsbereich unter seiner eigenen Adresse erreichbar ist. Sie tragen die Adresse im Assistenten ein, melden sich an und erteilen die Freigabe; zu installieren ist nichts. Mehr dazu: Transpareo im Zeitalter der KI-Agenten.
