Abläufe, die wissen, wer dran ist

Freitag, kurz vor fünf. Die Strickerei hat geantwortet: Faserzusammensetzung und Gewicht der neuen Laufhose, dazu ein Foto des Pflegeetiketts. Wer prüft das jetzt? Und wer erfährt am Montag, dass der Produktpass der Laufhose signiert werden kann?

In vielen Firmen beantwortet das eine weitergeleitete Mail, eine Tabelle mit einer Statusspalte oder eine Kollegin, die zufällig daran denkt. In Transpareo beantworten es die Aufgaben, und ab sofort reichen diese Abläufe mit n8n auch in Ihre anderen Werkzeuge.

Eine Aufgabe für jeden Handgriff

Eine Aufgabe ist etwas, worum eine Person eine andere bittet: eine Lieferantenerklärung prüfen, fehlende Pflegehinweise ergänzen, einer Prüfstelle antworten. Sie geht an eine Person oder an eine ganze Gruppe, mit Fälligkeit, Priorität und den Dateien, die dazugehören, und sie hängt an dem Produkt, um das es geht.

Bei einer Gruppenaufgabe übernimmt sie, wer zuerst zugreift, und alle anderen sehen, wer sie hat. So bleibt nichts liegen, weil jeder glaubt, ein anderer kümmere sich darum.

Wer dran ist, steht in der Aufgabe.

Die Zahl neben der Glocke zählt, was auf Sie wartet. Prüfungen kommen zusätzlich per Mail, sobald sie vergeben sind, und alles andere bündelt eine Mail am Morgen: was neu ist und was überfällig. An einem Tag ohne beides kommt keine Mail.

Prüfen, bevor etwas gilt

Für die Laufhose stehen zwei Prüfungen an.

Die erste gilt der Antwort der Strickerei. Sie landet bei allen, die das Produkt bearbeiten dürfen, und wer sie übernimmt, entscheidet Feld für Feld: übernehmen, berichtigen oder mit einer Anmerkung zurückschicken. Erst wenn kein Feld mehr offen ist, wird daraus eine neue Version des Produkts.

Die zweite steht vor der Signatur. Bittet jemand, der keine Pässe veröffentlichen darf, um eine Signatur, geht die Bitte als Prüfung an alle, die veröffentlichen und den Pass bearbeiten dürfen. Der Pass bleibt, wie er war, bis jemand entscheidet. Die Prüfung sagt dabei, was die Freigabe bewirkt, und nennt die offenen Empfehlungen der Validierung.

Auch die Anfragen an Lieferanten sind Aufgaben

Die Antwort der Strickerei kam nicht von ungefähr. Vor drei Wochen hat jemand aus dem Einkauf sie direkt bei der Strickerei angefragt, und diese Anfrage ist selbst eine Aufgabe: Sie gehört der Person, die sie gesendet hat, und ist an dem Tag fällig, an dem der Link der Strickerei abläuft. Bis dahin steht sie bei ihr unter dem, was auf andere wartet, und die Strickerei wird vor Ablauf der Frist erinnert.

Mit der Antwort ist die Aufgabe erledigt, und die Prüfung beginnt. Zieht der Einkauf die Anfrage zurück oder läuft sie unbeantwortet ab, schliesst sich die Aufgabe mit diesem Grund. Haben Mitarbeitende der Strickerei einen eigenen Zugang zum Applikations-Manager, finden auch sie die Anfrage als Aufgabe vor.

Anfragen stehen in derselben Tabelle wie alle Aufgaben, und Sie verfolgen die Arbeit mit Lieferanten und im eigenen Haus an einer Stelle.

Mit n8n in Ihre anderen Werkzeuge

n8n ist ein Werkzeug, in dem Sie Abläufe aus Bausteinen zusammenstecken, ohne zu programmieren. Für Transpareo gibt es jetzt einen eigenen Baustein. Bis n8n ihn geprüft hat, steht er in selbst betriebenen n8n-Installationen zur Verfügung. Sie verbinden ihn mit der Adresse Ihres Arbeitsbereichs und einem Zugang, den Sie im Applikations-Manager anlegen, und legen fest, was dieser Zugang darf.

Ein Ablauf kann dann starten, sobald ein Pass veröffentlicht oder zurückgerufen wird oder ein Produkt, eine Komponente oder ein Pass neu angelegt oder geändert wurde. Ist der Pass der Laufhose signiert, meldet der Ablauf es Ihrem Shopsystem und sagt dem Team im Chat Bescheid. Umgekehrt legt ein Ablauf ein neues Produkt aus Ihrer Warenwirtschaft in Transpareo an und bittet die Produktentwicklung mit einer Aufgabe, die Pflegehinweise zu ergänzen.

Wer lieber selbst baut, findet dasselbe in der öffentlichen Beschreibung unserer Schnittstelle: Ereignisse eines Passes gehen als signierte Nachricht an eine Adresse Ihrer Wahl, sodass der Empfänger prüfen kann, dass sie von Transpareo kommt, oder Sie lesen sie der Reihe nach ab.

Die Entscheidung bleibt bei Menschen

Ein Ablauf mit eigenem Zugang handelt als er selbst. Er bittet Menschen um etwas und kann zurückziehen oder wieder öffnen, worum er gebeten hat. Übernehmen und erledigen kann eine Aufgabe nur ein Mensch.

Ein Ablauf darf um eine Prüfung bitten. Die Entscheidung trifft ein Mensch.

Was ein Ablauf darf, legen Sie mit den Rechten seines Zugangs fest, so eng wie nötig. Fehlt ihm ein Recht, lehnt Transpareo den Aufruf ab und nennt das fehlende Recht. Ein Ablauf ohne das Recht zu veröffentlichen kann also keinen Pass signieren, er kann aber jemanden bitten, ihn zu prüfen und zu veröffentlichen.

Das macht manchen Ablauf einen Schritt länger, und wir halten diesen Schritt für richtig: Eine veröffentlichte Version ist signiert und lässt sich nicht zurücknehmen. In Ihrem Namen arbeitet der Assistent im Applikations-Manager mit Ihren Aufgaben, mit genau Ihren Rechten und mit Ihrer Genehmigung vor jedem heiklen Schritt.

Make und Zapier folgen

Wir haben mit n8n begonnen, als Nächstes folgen Make und Zapier. Bis dahin erreichen Sie Transpareo aus jedem Werkzeug, das eine Schnittstelle ansprechen kann.

Zurück zur Laufhose

Am Montagmorgen liegt die Prüfung seit Freitag im Postfach der Produktverantwortlichen. Sie übernimmt die Angaben der Strickerei und bittet um die Signatur, und bis zum Mittag hat jemand mit dem Recht dazu den Pass freigegeben. Der Shop weiss davon, und das Team hat es im Chat gelesen, ohne dass jemand eine Mail weiterleiten musste.