Thứ Sáu, gần 5 giờ. Bộ phận dệt kim đã phản hồi: thành phần sợi và trọng lượng của chiếc quần chạy bộ mới, kèm theo đó là ảnh chụp nhãn hướng dẫn chăm sóc. Ai sẽ đánh giá thông tin này bây giờ? Và ai sẽ được biết vào thứ Hai rằng có thể ký xác nhận vào hộ chiếu sản phẩm của chiếc quần chạy bộ này?
Tại nhiều công ty, câu trả lời thường là một email được chuyển tiếp, một bảng tính có cột trạng thái hoặc một đồng nghiệp tình cờ nhớ ra việc đó. Tại Transpareo, các nhiệm vụ sẽ giải quyết vấn đề này: Mỗi nhiệm vụ đều chỉ rõ ai đang phụ trách, thời hạn hoàn thành là khi nào và liên quan đến sản phẩm nào. Kể từ nay, nhờ n8n, các quy trình này cũng sẽ được tích hợp vào các công cụ khác của quý vị, từ cửa hàng trực tuyến cho đến hệ thống quản lý hàng hóa.
Mỗi thao tác đều có một nhiệm vụ cụ thể
Một nhiệm vụ là việc mà một người yêu cầu người khác thực hiện: đánh giá bản khai của nhà cung cấp, bổ sung các hướng dẫn bảo quản còn thiếu, hoặc trả lời cơ quan kiểm định. Nhiệm vụ này được giao cho một cá nhân hoặc toàn bộ một nhóm, kèm theo thời hạn hoàn thành, mức độ ưu tiên và các tệp tin liên quan, đồng thời nó gắn liền với sản phẩm đang được đề cập.
Trong một nhiệm vụ nhóm, người nào cầm lấy trước thì sẽ đảm nhận, và tất cả những người còn lại đều biết ai đang giữ nhiệm vụ đó. Nhờ vậy, không có việc nào bị bỏ dở, bởi vì ai cũng nghĩ rằng sẽ có người khác lo liệu.
Người đến lượt sẽ được nêu rõ trong nhiệm vụ.
Con số bên cạnh biểu tượng chiếc chuông cho biết những việc đang chờ quý vị xử lý. Các đánh giá sẽ được gửi thêm qua email ngay khi được phân công, còn tất cả các thông tin khác sẽ được tổng hợp trong một email vào buổi sáng: những việc mới và những việc đã quá hạn. Vào những ngày không có cả hai loại thông tin này, quý vị sẽ không nhận được email nào.
Không ai cần phải hỏi xem tình trạng của một việc hiện tại ra sao, và một yêu cầu sẽ vẫn hiển thị cho đến khi có người xử lý xong, ngay cả khi hộp thư đã đầy.
Hãy đánh giá trước khi áp dụng bất kỳ điều gì
Đối với quần chạy bộ, có hai đánh giá cần thực hiện. Cả hai đánh giá này đều đảm bảo rằng sẽ có người kiểm tra kỹ lưỡng trước khi một thông tin nào đó được công nhận.
Bước đầu tiên liên quan đến phản hồi từ xưởng dệt. Phản hồi này sẽ được chuyển đến tất cả những người có thẩm quyền xử lý sản phẩm, và người tiếp nhận sẽ quyết định từng trường dữ liệu một: chấp nhận, chỉnh sửa hoặc trả lại kèm theo ghi chú. Chỉ khi không còn ô nào chưa được xử lý, bản đó mới trở thành phiên bản mới của sản phẩm. Do đó, những thông tin mà xưởng dệt gửi đến sẽ không bao giờ được đưa vào cơ sở dữ liệu của quý vị mà chưa qua kiểm tra.
Yêu cầu thứ hai đang chờ ký duyệt. Nếu một người không có quyền công bố các bản đánh giá yêu cầu ký duyệt, yêu cầu đó sẽ được chuyển đến tất cả những người có quyền công bố và chỉnh sửa bản đánh giá để đánh giá. Hộ chiếu sẽ giữ nguyên trạng thái hiện tại cho đến khi có người đưa ra quyết định. Đánh giá sẽ nêu rõ tác động của việc phê duyệt, đồng thời liệt kê các khuyến nghị chưa được giải quyết từ quá trình xác thực, giúp quý vị dễ dàng nhận biết ngay lập tức liệu còn thiếu thông tin gì hay không.
Việc gửi yêu cầu đến các nhà cung cấp cũng là một trong những nhiệm vụ
Câu trả lời từ xưởng dệt kim không phải là ngẫu nhiên. Ba tuần trước, một nhân viên thuộc bộ phận mua hàng đã liên hệ trực tiếp với xưởng dệt kim, và chính yêu cầu này đã trở thành một nhiệm vụ: Nó thuộc về người đã gửi yêu cầu và phải hoàn thành vào ngày liên kết của xưởng dệt kim hết hạn. Cho đến thời điểm đó, yêu cầu này sẽ được lưu trong danh sách các công việc đang chờ xử lý của cô ấy, và Transpareo sẽ nhắc nhở xưởng dệt trước khi hết hạn, để đảm bảo không ai trong bộ phận mua hàng phải theo dõi thêm.
Người phụ nữ làm nghề đan không cần tài khoản hay phần mềm nào để trả lời. Bà đã trả lời qua đường liên kết đó, trên điện thoại di động và bằng chính ngôn ngữ của mình.
Khi đã có câu trả lời, nhiệm vụ được coi là hoàn thành và quá trình đánh giá sẽ bắt đầu. Nếu bộ phận Mua hàng rút lại yêu cầu hoặc yêu cầu hết hạn mà không nhận được phản hồi, nhiệm vụ sẽ được đóng lại với lý do tương ứng. Nếu nhân viên xưởng dệt có quyền truy cập riêng vào trình quản lý ứng dụng, họ cũng sẽ thấy yêu cầu này hiển thị dưới dạng một nhiệm vụ.
Các yêu cầu được liệt kê trong cùng một bảng với tất cả các nhiệm vụ, và quý vị có thể theo dõi công việc với các nhà cung cấp cũng như các hoạt động nội bộ tại một nơi duy nhất.
Kết nối với các công cụ khác của quý vị thông qua n8n
n8n là một công cụ cho phép quý vị lắp ghép các quy trình làm việc từ các khối chức năng mà không cần lập trình. Hiện nay, Transpareo đã có một nút n8n riêng. Quý vị có thể cài đặt nó trong n8n với tên gói là @transpareo/n8n-nodes-transpareo. Sau đó, quý vị kết nối nó với địa chỉ không gian làm việc của mình cùng một tài khoản truy cập mà quý vị tạo trong trình quản lý ứng dụng, đồng thời xác định các quyền hạn mà tài khoản này được phép thực hiện.
Một quy trình có thể được khởi động ngay khi một sản phẩm hoặc linh kiện mới được tạo ra hoặc được sửa đổi, và cũng tương tự đối với mỗi thẻ theo dõi: khi thẻ này được tạo, sửa đổi, công bố hoặc thu hồi, hoặc khi có bất kỳ sự kiện nào khác xảy ra trong vòng đời của nó, chẳng hạn như sửa chữa hoặc tái chế. Khi thẻ thông tin của chiếc quần chạy bộ đã được ký xác nhận, quy trình này sẽ thông báo cho hệ thống cửa hàng của quý vị và gửi thông báo cho đội ngũ qua kênh trò chuyện.
Ngược lại, một quy trình sẽ tạo ra một sản phẩm mới từ hệ thống quản lý hàng hóa của quý vị trong Transpareo và gửi nhiệm vụ đến bộ phận phát triển sản phẩm để bổ sung các hướng dẫn bảo quản. Nhờ đó, sản phẩm chỉ được tạo ra một lần duy nhất trong hệ thống - nơi vốn đã được quản lý - và không ai phải nhập lại thông tin đó lần thứ hai.
Những ai thích tự triển khai có thể tìm thấy thông tin tương tự trong tài liệu mô tả công khai về giao diện lập trình ứng dụng (API) của chúng tôi: Các sự kiện từ một thẻ sẽ được gửi dưới dạng tin nhắn có chữ ký đến địa chỉ mà quý vị lựa chọn, để người nhận có thể xác minh rằng tin nhắn đó đến từ Transpareo, hoặc quý vị có thể đọc các sự kiện này theo thứ tự.
Quyết định cuối cùng vẫn thuộc về con người
Một quy trình có lối vào riêng hoạt động như một thực thể độc lập. Nó đưa ra yêu cầu với con người và có thể thu hồi hoặc mở lại yêu cầu đó. Chỉ con người mới có thể đảm nhận và hoàn thành một nhiệm vụ.
Một quy trình có thể yêu cầu tiến hành đánh giá. Quyết định cuối cùng do con người đưa ra.
Quý vị sẽ xác định những gì một quy trình được phép thực hiện thông qua các quyền truy cập của quy trình đó, với mức độ hạn chế chặt chẽ nhất cần thiết. Nếu quy trình thiếu một quyền nào đó, Transpareo sẽ từ chối yêu cầu và chỉ ra quyền còn thiếu. Do đó, một quy trình không có quyền “Xuất bản” sẽ không thể ký xác nhận, nhưng quy trình đó có thể yêu cầu một người khác đánh giá và xuất bản thay. Nhờ đó, chính quý vị sẽ tự quyết định liệu một quy trình có được phép ký xác nhận hay mọi chữ ký đều phải thông qua sự can thiệp của con người.
Điều này khiến một số quy trình kéo dài thêm một bước, và chúng tôi cho rằng bước này là cần thiết: Một phiên bản đã được phát hành sẽ được ký xác nhận và không thể thu hồi. Thay mặt quý vị, Trợ lý trong trình quản lý ứng dụng sẽ xử lý các nhiệm vụ của quý vị, tuân thủ chính xác các quyền hạn của quý vị và luôn xin sự chấp thuận của quý vị trước mỗi bước quan trọng.
Theo dõi Make và Zapier
Chúng tôi đã bắt đầu với n8n, tiếp theo sẽ là Make và Zapier. Đến lúc đó, quý vị có thể truy cập Transpareo từ bất kỳ công cụ nào có khả năng kết nối qua giao diện. Các trợ lý AI như Claude hay ChatGPT hiện đã có thể hoạt động trực tiếp ngay trong không gian làm việc của quý vị, thông qua Giao thức Bối cảnh Mô hình (MCP) và với các quyền mà quý vị đã cấp cho chúng khi đăng nhập.
Quay lại trang Quần chạy bộ
Vào sáng thứ Hai, đánh giá đã được gửi vào hộp thư của người phụ trách sản phẩm từ thứ Sáu. Bà ấy xác nhận các thông tin từ xưởng dệt kim và yêu cầu ký xác nhận; đến trưa, một người có thẩm quyền đã phê duyệt bản thiết kế. Cửa hàng đã biết về thông tin này, và toàn bộ đội ngũ đã đọc được thông báo trên kênh trò chuyện mà không cần ai phải chuyển tiếp email.
Không ai hỏi xem ai là người thực hiện, và trong sổ theo dõi đã ghi rõ những gì xưởng dệt đã giao và đã có người tại cơ sở đánh giá.
Các câu hỏi liên quan đến bài viết này
Tôi có cần sử dụng n8n để thực hiện các nhiệm vụ và đánh giá không?
Không. Các nhiệm vụ, đánh giá và yêu cầu gửi đến nhà cung cấp đã được tích hợp sẵn trong Transpareo và hoạt động mà không cần công cụ bổ sung nào. Quý vị chỉ cần sử dụng n8n khi quy trình đó cần kết nối với các hệ thống khác của quý vị.
Làm thế nào để kết nối n8n với không gian làm việc của tôi?
Quý vị sẽ tạo một quyền truy cập cho các chương trình trong trình quản lý ứng dụng và nhận được một khóa cùng một mật khẩu. Quý vị hãy nhập cả hai thông tin này cùng với địa chỉ không gian làm việc của mình vào mô-đun Transpareo. Phạm vi quyền hạn của quyền truy cập này được xác định bởi các nhóm mà quý vị gán cho nó; đồng thời, quý vị có thể tạo ngay một nhóm phù hợp ngay khi thiết lập quyền truy cập.
Một quy trình có thể giao nhiệm vụ cho nhóm của tôi không?
Đúng vậy. Một quy trình sẽ gửi yêu cầu đến một cá nhân hoặc một nhóm, kèm theo thời hạn, mức độ ưu tiên và ghi chú, đồng thời gắn nhiệm vụ đó vào sản phẩm, thành phần hoặc hồ sơ liên quan. Nhiệm vụ này sẽ xuất hiện trong danh sách công việc của đội ngũ quý vị giống như bất kỳ nhiệm vụ nào khác, trên thông báo và trong email vào mỗi buổi sáng. Chỉ có con người mới có thể nhận và hoàn thành nhiệm vụ này.
Một quy trình trong n8n có thể đăng tải các lịch hẹn được không?
Chỉ khi quý vị cấp quyền này cho tài khoản của người đó. Nếu không có quyền này, mọi nỗ lực sẽ bị từ chối, và hệ thống có thể yêu cầu một người khác đánh giá và công bố bản thông báo. Bản công bố đã được ký tên và không thể thu hồi; do đó, xin quý vị hãy cân nhắc kỹ lưỡng trước khi cấp quyền này.
Giá của mô-đun Transpareo là bao nhiêu?
Bản thân mô-đun này hoàn toàn miễn phí. Nó là phần mềm mã nguồn mở theo Giấy phép MIT, và quý vị có thể truy cập [https://github.com/transpareo/n8n] để tìm hiểu chức năng của nó trước khi đưa vào sử dụng.
Dữ liệu của tôi sẽ ở đâu khi một quy trình truy xuất chúng?
Tại Transpareo, dữ liệu được lưu trữ trong Liên minh Châu Âu (EU), tại các nhà cung cấp châu Âu, và mỗi không gian làm việc đều có cơ sở dữ liệu riêng. Mỗi quy trình chỉ truy cập những thông tin mà quyền truy cập của nó cho phép, và những thông tin mà quy trình đó truy cập sẽ được chuyển đến nơi hệ thống n8n của quý vị đang hoạt động. Do đó, bằng cách thiết lập các quyền truy cập chặt chẽ, quý vị có thể tự quyết định những thông tin nào được phép rời khỏi không gian làm việc của mình.
Còn Make và Zapier thì sao?
Cả hai đều sẽ được tích hợp vào n8n. Cho đến lúc đó, quý vị có thể truy cập Transpareo từ bất kỳ công cụ nào thông qua giao diện đã được công bố công khai. Quý vị đã có thể kết nối với các trợ lý AI như Claude hoặc ChatGPT ngay từ hôm nay thông qua Giao thức Bối cảnh Mô hình (MCP), nhờ đó mỗi không gian làm việc đều có thể truy cập được qua địa chỉ riêng của mình. Quý vị chỉ cần nhập địa chỉ vào trợ lý, đăng nhập và cấp quyền; không cần cài đặt bất kỳ phần mềm nào. Xem thêm: Transpareo trong kỷ nguyên của các trợ lý AI.
