Các quy trình có khả năng nhận diện người đang thực hiện

Thứ Sáu, gần 5 giờ. Bộ phận dệt may đã phản hồi: thành phần sợi và trọng lượng của chiếc quần chạy bộ mới, kèm theo ảnh nhãn hướng dẫn chăm sóc. Ai sẽ kiểm tra những thông tin này bây giờ? Và ai sẽ được thông báo vào thứ Hai rằng có thể ký xác nhận vào hộ chiếu sản phẩm của chiếc quần chạy bộ này?

Tại nhiều công ty, câu trả lời thường đến từ một email được chuyển tiếp, một bảng tính có cột trạng thái hoặc một đồng nghiệp tình cờ nhớ ra. Tại Transpareo, câu trả lời đến từ các nhiệm vụ, và ngay từ bây giờ, các quy trình này cũng sẽ được tích hợp vào các công cụ khác của quý vị thông qua n8n.

Mỗi thao tác đều có một nhiệm vụ cụ thể

Một nhiệm vụ là việc mà một người yêu cầu người khác thực hiện: kiểm tra bản khai của nhà cung cấp, bổ sung các hướng dẫn bảo quản còn thiếu, hoặc trả lời cơ quan kiểm định. Nhiệm vụ này được giao cho một cá nhân hoặc toàn bộ một nhóm, kèm theo thời hạn, mức độ ưu tiên và các tệp tin liên quan, đồng thời nó gắn liền với sản phẩm đang được đề cập.

Trong một nhiệm vụ nhóm, người nào cầm lấy trước thì sẽ đảm nhận, và tất cả những người còn lại đều biết ai đang giữ nhiệm vụ đó. Nhờ vậy, không có việc nào bị bỏ dở, bởi vì ai cũng nghĩ rằng sẽ có người khác lo liệu.

Người đến lượt sẽ được nêu rõ trong đề bài.

Con số bên cạnh biểu tượng chiếc chuông cho biết những việc đang chờ quý vị. Danh sách các bài thi sẽ được gửi thêm qua email ngay khi được phân công, còn tất cả các thông tin khác sẽ được tổng hợp trong một email vào buổi sáng: những việc mới và những việc đã quá hạn. Vào những ngày không có cả hai loại thông tin này, quý vị sẽ không nhận được email nào.

Hãy kiểm tra trước khi áp dụng

Sẽ có hai đợt kiểm tra dành cho quần chạy bộ.

Điểm đầu tiên liên quan đến phản hồi từ xưởng dệt. Phản hồi này sẽ được chuyển đến tất cả những người có thẩm quyền xử lý sản phẩm, và người nhận phản hồi sẽ quyết định từng ô một: chấp nhận, chỉnh sửa hoặc trả lại kèm theo ghi chú. Chỉ khi không còn ô nào chưa được xử lý, sản phẩm mới chính thức trở thành một phiên bản mới.

Bản thứ hai đang chờ ký duyệt. Nếu một người không có quyền công bố tài liệu yêu cầu ký duyệt, yêu cầu đó sẽ được chuyển đến tất cả những người có quyền công bố và chỉnh sửa tài liệu để xem xét. Tài liệu sẽ được giữ nguyên trạng cho đến khi có quyết định chính thức. Quá trình xem xét này sẽ nêu rõ tác động của việc phê duyệt cũng như liệt kê các khuyến nghị chưa được giải quyết từ quá trình xác thực.

Việc gửi yêu cầu đến các nhà cung cấp cũng là một trong những nhiệm vụ

Câu trả lời từ xưởng dệt kim không phải là ngẫu nhiên. Ba tuần trước, một nhân viên thuộc bộ phận mua hàng đã liên hệ trực tiếp với xưởng dệt kim, và chính yêu cầu này đã trở thành một nhiệm vụ: Nó thuộc về người đã gửi yêu cầu và phải hoàn thành vào ngày liên kết của xưởng dệt kim hết hạn. Cho đến thời điểm đó, yêu cầu này sẽ được xếp chung với những yêu cầu khác đang chờ xử lý, và xưởng dệt kim sẽ nhận được thông báo nhắc nhở trước khi thời hạn kết thúc.

Khi đã có câu trả lời, nhiệm vụ được coi là hoàn thành và quá trình kiểm tra sẽ bắt đầu. Nếu bộ phận Mua hàng rút lại yêu cầu hoặc yêu cầu hết hạn mà không nhận được phản hồi, nhiệm vụ sẽ được đóng lại với lý do này. Nếu nhân viên của xưởng dệt kim có quyền truy cập riêng vào trình quản lý ứng dụng, họ cũng sẽ thấy yêu cầu này dưới dạng một nhiệm vụ.

Các yêu cầu được liệt kê trong cùng một bảng với tất cả các nhiệm vụ, và quý vị có thể theo dõi công việc với các nhà cung cấp cũng như các hoạt động nội bộ tại một nơi duy nhất.

Kết nối với các công cụ khác của quý vị thông qua n8n

n8n là một công cụ cho phép quý vị ghép nối các quy trình từ các khối chức năng mà không cần lập trình. Hiện nay, Transpareo đã có mô-đun riêng. Cho đến khi n8n hoàn tất việc kiểm tra, mô-đun này sẽ có sẵn trên các hệ thống n8n do quý vị tự vận hành. Quý vị chỉ cần liên kết mô-đun này với địa chỉ không gian làm việc của mình cùng một tài khoản truy cập được tạo trong trình quản lý ứng dụng, đồng thời xác định các quyền truy cập mà tài khoản đó được phép thực hiện.

Một quy trình có thể được khởi động ngay khi một thẻ sản phẩm được công bố hoặc thu hồi, hoặc khi một sản phẩm, linh kiện hay thẻ sản phẩm được tạo mới hoặc chỉnh sửa. Nếu thẻ sản phẩm của chiếc quần chạy bộ đã được ký xác nhận, quy trình sẽ thông báo cho hệ thống cửa hàng của quý vị và gửi thông báo đến đội ngũ qua tính năng trò chuyện. Ngược lại, quy trình sẽ tạo một sản phẩm mới từ hệ thống quản lý hàng hóa của quý vị trong Transpareo và gửi yêu cầu đến bộ phận phát triển sản phẩm để bổ sung hướng dẫn bảo quản.

Những ai thích tự triển khai có thể tìm thấy thông tin tương tự trong tài liệu mô tả công khai về giao diện lập trình ứng dụng (API) của chúng tôi: Các sự kiện từ một thẻ sẽ được gửi dưới dạng tin nhắn có chữ ký đến địa chỉ mà quý vị lựa chọn, để người nhận có thể xác minh rằng tin nhắn đó đến từ Transpareo, hoặc quý vị có thể đọc các sự kiện này theo thứ tự.

Quyết định cuối cùng vẫn thuộc về con người

Một quy trình có lối vào riêng hoạt động như một thực thể độc lập. Nó đưa ra yêu cầu với con người và có thể thu hồi hoặc mở lại yêu cầu đó. Chỉ con người mới có thể đảm nhận và hoàn thành một nhiệm vụ.

Một quy trình có thể đề nghị tiến hành kiểm tra. Quyết định cuối cùng do con người đưa ra.

Quý vị sẽ xác định những gì một quy trình được phép thực hiện thông qua các quyền truy cập của quy trình đó, với mức độ hạn chế chặt chẽ nhất cần thiết. Nếu quy trình thiếu một quyền nào đó, Transpareo sẽ từ chối yêu cầu và chỉ ra quyền còn thiếu. Do đó, một quy trình không có quyền “Xuất bản” sẽ không thể ký xác nhận một Pass, nhưng quy trình đó có thể yêu cầu người khác kiểm tra và xuất bản Pass đó.

Điều này khiến một số quy trình kéo dài thêm một bước, và chúng tôi cho rằng bước này là cần thiết: Một phiên bản đã được phát hành sẽ được ký xác nhận và không thể thu hồi. Thay mặt quý vị, Trợ lý trong trình quản lý ứng dụng sẽ xử lý các tác vụ của quý vị, tuân thủ chính xác các quyền hạn của quý vị và luôn xin sự chấp thuận của quý vị trước mỗi bước quan trọng.

Theo dõi Make và Zapier

Chúng tôi đã bắt đầu với n8n, tiếp theo sẽ là Make và Zapier. Cho đến khi đó, quý vị có thể truy cập Transpareo từ bất kỳ công cụ nào có khả năng kết nối qua giao diện lập trình ứng dụng (API).

Quay lại trang Quần chạy bộ

Vào sáng thứ Hai, bản kiểm tra đã được gửi vào hộp thư của người phụ trách sản phẩm từ thứ Sáu. Cô ấy tiếp nhận các thông tin từ xưởng dệt kim và yêu cầu ký xác nhận; đến trưa, một người có thẩm quyền đã phê duyệt bản thiết kế. Bộ phận cửa hàng đã được thông báo về việc này, và toàn đội đã đọc được thông tin trên kênh trò chuyện mà không cần ai phải chuyển tiếp email.