Des processus qui savent qui est de service

Vendredi, un peu avant 17 heures. Le service de tricotage a répondu : composition et poids du nouveau pantalon de course, accompagnés d’une photo de l’étiquette d’entretien. Qui va vérifier tout cela maintenant ? Et qui apprendra lundi que le passeport produit du pantalon de course peut être signé ?

Dans de nombreuses entreprises, cette question trouve sa réponse dans un e-mail transféré, un tableau comportant une colonne « statut » ou une collègue qui y pense par hasard. Chez Transpareo, ce sont les tâches qui y répondent, et dès à présent, grâce à n8n, ces processus s’intègrent également à vos autres outils.

Une tâche pour chaque geste

Une tâche est une demande qu’une personne adresse à une autre : vérifier une déclaration du fournisseur, compléter les consignes d’entretien manquantes, répondre à un organisme de contrôle. Elle est adressée à une personne ou à tout un groupe, avec une date d’échéance, un niveau de priorité et les fichiers correspondants, et elle est associée au produit concerné.

Lors d’une tâche collective, c’est celui qui s’en charge en premier qui prend les devants, et tous les autres voient qui s’en occupe. Ainsi, rien n’est laissé de côté, car chacun pense qu’un autre s’en chargera.

Le nom de la personne concernée figure dans l’exercice.

Le chiffre à côté de la cloche indique ce qui vous attend. Les examens vous sont également communiqués par e-mail dès qu’ils sont attribués, et tout le reste est regroupé dans un e-mail le matin : les nouveautés et les éléments en retard. Lorsqu’il n’y a ni l’un ni l’autre, vous ne recevez pas d’e-mail.

Vérifier avant que cela ne s’applique

Deux tests sont prévus pour ce pantalon de course.

La première concerne la réponse de l’atelier de tricot. Elle est transmise à toutes les personnes habilitées à traiter le produit, et chacune d’entre elles décide, champ par champ, s’il convient de l’accepter, de la corriger ou de la renvoyer accompagnée d’une remarque. Ce n’est que lorsqu’il ne reste plus aucun champ en suspens qu’une nouvelle version du produit est créée.

La deuxième est en attente de signature. Si une personne qui n’est pas autorisée à publier des passeports demande une signature, cette demande est transmise pour examen à toutes les personnes autorisées à publier et à modifier le passeport. Le passeport reste tel quel jusqu’à ce qu’une décision soit prise. L’examen précise les conséquences de la validation et énumère les recommandations en suspens issues de celle-ci.

Les demandes adressées aux fournisseurs font également partie de vos missions

La réponse de l’atelier de tricot n’était pas le fruit du hasard. Il y a trois semaines, un membre du service des achats s’est adressé directement à l’atelier de tricot, et cette demande constitue en soi une tâche : elle appartient à la personne qui l’a envoyée et doit être effectuée avant la date d’expiration du lien de l’atelier de tricot. D’ici là, elle figure dans sa liste parmi les tâches en attente, et l’atelier de tricot recevra un rappel avant l’expiration du délai.

Une fois la réponse fournie, la tâche est terminée et l’examen commence. Si le service des achats retire la demande ou si celle-ci expire sans réponse, la tâche est clôturée avec cette justification. Si les collaborateurs de l’atelier de tricotage disposent de leur propre accès au gestionnaire d’applications, ils trouveront eux aussi cette demande dans leur liste de tâches.

Les demandes figurent dans le même tableau que toutes les tâches, et vous pouvez suivre l’avancement des travaux, tant auprès des fournisseurs qu’en interne, en un seul et même endroit.

Intégrez n8n à vos autres outils

n8n est un outil qui vous permet d’assembler des flux de travail à partir de modules, sans avoir à programmer. Il existe désormais un module dédié à Transpareo. En attendant que n8n l’ait validé, il est disponible dans les installations n8n que vous gérez vous-même. Vous le reliez à l’adresse de votre espace de travail et à un accès que vous créez dans le gestionnaire d’application, puis vous définissez les droits de cet accès.

Un workflow peut alors se lancer dès qu’un pass est publié ou rappelé, ou dès qu’un produit, un composant ou un pass a été créé ou modifié. Si le pass du pantalon de course est signé, le workflow le signale à votre système de boutique en ligne et en informe l’équipe via le chat. À l’inverse, un workflow crée un nouveau produit issu de votre système de gestion des stocks dans Transpareo et demande au service de développement produit, par le biais d’une tâche, de compléter les conseils d’entretien.

Si vous préférez développer vous-même votre solution, vous trouverez les mêmes informations dans la description publique de notre interface: les événements d’un pass sont envoyés sous forme de message signé à l’adresse de votre choix, afin que le destinataire puisse vérifier qu’ils proviennent bien de Transpareo, ou vous pouvez les lire au fur et à mesure.

La décision revient aux personnes

Un processus doté de sa propre interface agit de manière autonome. Il formule des demandes aux personnes et peut retirer ou réactiver ce qu’il a demandé. Seul un être humain peut prendre en charge et mener à bien une tâche.

Une procédure peut donner lieu à une demande de vérification. La décision est prise par une personne.

C’est vous qui définissez ce qu’un processus est autorisé à faire en lui attribuant des droits d’accès, de manière aussi restrictive que nécessaire. S’il ne dispose pas d’un droit, Transpareo refuse l’appel et indique le droit manquant. Un processus ne disposant pas du droit de publication ne peut donc pas signer un passeport, mais il peut demander à quelqu’un de le vérifier et de le publier.

Cela allonge quelque peu certaines procédures, mais nous estimons que cette étape est justifiée : une version publiée est signée et ne peut être annulée. L’assistant du gestionnaire d’application gère vos tâches en votre nom, en respectant strictement vos droits et en obtenant votre autorisation avant chaque étape délicate.

Suivez Make et Zapier

Nous avons commencé par n8n ; Make et Zapier suivront. D’ici là, vous pouvez accéder à Transpareo depuis n’importe quel outil capable de communiquer via une interface.

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Le lundi matin, l’échantillon se trouve dans la boîte de réception de la responsable produit depuis vendredi. Elle reprend les informations fournies par l’atelier de tricot et demande la signature ; dès midi, une personne habilitée a validé le modèle. La boutique en est informée, et l’équipe en a pris connaissance sur le chat, sans que personne n’ait eu à transférer d’e-mail.