Processos que sabem quem está a tratar do assunto

Sexta-feira, pouco antes das cinco. A fábrica de malhas respondeu: composição das fibras e peso das novas calças de corrida, juntamente com uma fotografia da etiqueta de cuidados. Quem é que vai verificar isto agora? E quem é que vai saber na segunda-feira que o passaporte do produto das calças de corrida pode ser assinado?

Em muitas empresas, a resposta é dada por um e-mail reencaminhado, uma tabela com uma coluna de estado ou uma colega a quem isso lhe ocorre por acaso. No Transpareo, são as tarefas que dão a resposta e, a partir de agora, estes processos também se integram nas suas outras ferramentas através do n8n.

Uma tarefa para cada passo

Uma tarefa é algo que uma pessoa pede a outra: verificar uma declaração do fornecedor, completar as instruções de manutenção em falta, responder a uma entidade de controlo. É atribuída a uma pessoa ou a um grupo inteiro, com prazo, prioridade e os ficheiros associados, e está ligada ao produto em questão.

Numa tarefa de grupo, quem a pegar primeiro fica com ela, e todos os outros vêem quem a tem. Desta forma, nada fica por fazer, porque todos pensam que é outra pessoa que se vai encarregar disso.

A pessoa a quem cabe a vez está indicada na tarefa.

O número ao lado do sino indica o que o espera. Os exames são enviados adicionalmente por e-mail assim que forem atribuídos, e tudo o resto é agrupado num e-mail pela manhã: o que é novo e o que está em atraso. Num dia em que não haja nada disso, não será enviado nenhum e-mail.

Verificar antes de algo se tornar válido

Estão agendados dois testes para as calças de corrida.

A primeira diz respeito à resposta da fábrica de malhas. Esta é encaminhada a todos os que estão autorizados a trabalhar no produto, e quem a recebe decide, campo a campo: aceitar, corrigir ou devolver com uma observação. Só quando já não houver mais nenhum campo em aberto é que se cria uma nova versão do produto.

A segunda está prestes a ser assinada. Se alguém que não tem autorização para publicar passaportes solicitar uma assinatura, o pedido é encaminhado para análise a todos aqueles que têm autorização para publicar e editar o passaporte. O passaporte permanece tal como estava até que alguém tome uma decisão. A análise indica o que a aprovação implica e enumera as recomendações pendentes da validação.

As solicitações aos fornecedores também constituem tarefas

A resposta da fábrica de malhas não surgiu por acaso. Há três semanas, alguém do departamento de compras contactou diretamente a fábrica de malhas, e esse pedido constitui, por si só, uma tarefa: pertence à pessoa que o enviou e tem de ser concluído no dia em que o link da fábrica de malhas expirar. Até lá, fica registada na sua lista de tarefas pendentes, juntamente com as outras, e a fábrica de malhas receberá um lembrete antes do fim do prazo.

Com a resposta, a tarefa fica concluída e o processo de verificação tem início. Se o departamento de compras retirar o pedido ou se este expirar sem resposta, a tarefa é encerrada com esse motivo. Caso os colaboradores da fábrica de malhas tenham acesso próprio ao gestor da aplicação, também encontrarão o pedido como uma tarefa.

Os pedidos de informação constam da mesma tabela que todas as tarefas, e pode acompanhar o trabalho com os fornecedores e a nível interno num único local.

Com o n8n, integre-o nas suas outras ferramentas

O n8n é uma ferramenta que lhe permite montar fluxos de trabalho a partir de módulos, sem necessidade de programação. Já existe um bloco específico para o Transpareo. Até que o n8n o tenha verificado, este estará disponível em instalações do n8n geridas pelo próprio utilizador. Deve associá-lo ao endereço do seu espaço de trabalho e a um acesso que crie no gestor da aplicação, definindo quais as ações que esse acesso pode realizar.

Um processo pode ser iniciado assim que um passe for publicado ou retirado, ou quando um produto, um componente ou um passe for criado ou alterado. Se o passe das calças de corrida estiver assinado, o processo notifica o seu sistema de loja e informa a equipa através do chat. Por outro lado, um fluxo cria um novo produto a partir do seu sistema de gestão de inventário no Transpareo e solicita à equipa de desenvolvimento de produtos, através de uma tarefa, que complemente as instruções de manutenção.

Quem preferir criar a sua própria solução encontrará as mesmas informações na descrição pública da nossa interface: os eventos de um passe são enviados como uma mensagem assinada para um endereço à sua escolha, para que o destinatário possa verificar que provêm da Transpareo, ou pode lê-los sequencialmente.

A decisão cabe às pessoas

Um processo com acesso próprio age de forma autónoma. Pede algo às pessoas e pode retirar ou voltar a disponibilizar aquilo que solicitou. Apenas uma pessoa pode assumir e realizar uma tarefa.

Um processo pode solicitar uma verificação. A decisão é tomada por uma pessoa.

É o senhor que define o que um fluxo de trabalho pode fazer, através dos direitos de acesso que lhe atribuir, de forma tão restrita quanto necessário. Se lhe faltar algum direito, o Transpareo recusa a solicitação e indica o direito em falta. Um processo sem a autorização para publicar não pode, portanto, assinar um passaporte, mas pode solicitar a alguém que o verifique e o publique.

Isso torna alguns processos um pouco mais demorados, mas consideramos que este passo é o correto: uma versão publicada é assinada e não pode ser revogada. Em seu nome, o assistente no gestor da aplicação trabalha com as suas tarefas, com exatamente os seus direitos e com a sua autorização antes de cada passo delicado.

Siga a Make e a Zapier

Começámos com o n8n; a seguir vêm o Make e o Zapier. Até lá, poderá aceder ao Transpareo a partir de qualquer ferramenta que possa comunicar com uma interface.

Voltar às calças de corrida

Na segunda-feira de manhã, a revisão já se encontra na caixa de correio dos responsáveis pelo produto desde sexta-feira. Estes verificam os dados da fábrica de malhas e solicitam a aprovação, e até ao meio-dia alguém com autorização para o efeito já aprovou o produto. A loja está a par disso e a equipa tomou conhecimento do assunto no chat, sem que fosse necessário reencaminhar qualquer e-mail.