Sexta-feira, pouco antes das cinco. A fábrica de malhas respondeu: composição das fibras e peso das novas calças de corrida, juntamente com uma fotografia da etiqueta de cuidados. Quem é que vai verificar isto agora? E quem é que vai saber na segunda-feira que o passaporte do produto das calças de corrida pode ser assinado?
Em muitas empresas, a resposta é um e-mail reencaminhado, uma tabela com uma coluna de estado ou uma colega que, por acaso, se lembra do assunto. No Transpareo, são as tarefas que dão a resposta: cada uma indica quem está responsável, até quando e a que produto se refere. A partir de agora, estes processos também podem ser integrados nas suas outras ferramentas através do n8n, desde a loja até à gestão de inventário.
Uma tarefa para cada passo
Uma tarefa é algo que uma pessoa pede a outra: verificar uma declaração do fornecedor, completar as instruções de manutenção em falta, responder a uma entidade de controlo. Esta tarefa é atribuída a uma pessoa ou a todo um grupo, com prazo, prioridade e os ficheiros que lhe dizem respeito, e está associada ao produto em questão.
Numa tarefa de grupo, quem a pegar primeiro fica com ela, e todos os outros vêem quem a tem. Desta forma, nada fica por fazer, porque todos pensam que é outra pessoa que se vai encarregar disso.
A pessoa a quem cabe a vez está indicada na tarefa.
O número ao lado do sino indica o que o espera. As revisões são também enviadas por e-mail assim que forem atribuídas, e tudo o resto é agrupado num e-mail pela manhã: o que é novo e o que está em atraso. Num dia em que não haja nada disso, não será enviado qualquer e-mail.
Ninguém precisa de perguntar em que ponto se encontra um assunto, e um pedido permanece visível até que alguém o tenha resolvido, mesmo que a caixa de correio esteja cheia.
Verifique antes de algo se tornar válido
No que diz respeito às calças de corrida, estão previstas duas revisões. Ambas garantem que alguém verifique antes de uma informação ser considerada válida.
A primeira diz respeito à resposta da fábrica de malhas. Esta chega a todos aqueles que estão autorizados a processar o produto, e quem a recebe decide, campo a campo: aceitar, corrigir ou devolver com uma observação. Só quando já não houver mais nenhum campo em aberto é que se cria uma nova versão do produto. O que a fábrica de malhas enviou nunca entra, portanto, no seu registo sem ter sido verificado.
A segunda está pendente de assinatura. Se alguém que não tem autorização para publicar passaportes solicitar uma assinatura, o pedido é encaminhado para verificação a todos aqueles que têm autorização para publicar e editar o passaporte. O passaporte permanece tal como estava até que alguém tome uma decisão. A revisão indica o que a aprovação implica e enumera as recomendações pendentes da validação, para que possa verificar num relance se ainda falta alguma coisa.
As solicitações aos fornecedores também constituem tarefas
A resposta da fábrica de malhas não surgiu por acaso. Há três semanas, alguém do departamento de compras contactou diretamente a fábrica de malhas, e esse pedido constitui, por si só, uma tarefa: pertence à pessoa que o enviou e tem de ser concluído no dia em que o link da fábrica de malhas expirar. Até lá, fica registada na sua lista de tarefas pendentes, e Transpareo lembra a fábrica de malhas antes do fim do prazo, para que ninguém do departamento de compras tenha de se ocupar disso posteriormente.
A tricotadora não precisou de nenhuma conta nem de nenhum software para responder. Respondeu através do link, no telemóvel e na sua própria língua.
Com a resposta, a tarefa fica concluída e inicia-se a revisão. Se o departamento de compras retirar o pedido ou se este expirar sem resposta, a tarefa é encerrada com esse motivo. Caso os colaboradores da fábrica de malhas tenham acesso próprio ao gestor da aplicação, também encontrarão o pedido como uma tarefa.
Os pedidos de informação constam da mesma tabela que todas as tarefas, e pode acompanhar o trabalho com os fornecedores e a nível interno num único local.
Com o n8n, integre-o nas suas outras ferramentas
O n8n é uma ferramenta que lhe permite montar fluxos de trabalho a partir de módulos, sem necessidade de programação. Para Transpareo, existe agora um nó n8n específico. Deve instalá-lo no n8n com o nome do pacote « @transpareo/n8n-nodes-transpareo ». Em seguida, deve associá-lo ao endereço do seu espaço de trabalho e a um acesso que crie no gestor da aplicação, definindo quais as permissões desse acesso.
Um processo pode ser iniciado assim que um produto ou um componente for criado ou alterado, e o mesmo se aplica a cada passe: quando este é criado, alterado, publicado ou revogado, ou quando ocorre qualquer outro acontecimento no seu ciclo de vida, como uma reparação ou a reciclagem. Se o passaporte das calças de corrida estiver assinado, o processo notifica o seu sistema de loja e informa a equipa através do chat.
Por outro lado, um fluxo de trabalho cria um novo produto a partir do seu sistema de gestão de inventário no Transpareo e solicita ao departamento de desenvolvimento de produtos, através de uma tarefa, que complemente as instruções de manutenção. Desta forma, o produto é criado uma única vez, no sistema em que já é gerido, e ninguém precisa de o introduzir manualmente uma segunda vez.
Quem preferir criar a sua própria solução encontrará as mesmas informações na descrição pública da nossa interface: os eventos de um passe são enviados como uma mensagem assinada para um endereço à sua escolha, para que o destinatário possa verificar que provêm da Transpareo, ou pode lê-los sequencialmente.
A decisão cabe às pessoas
Um processo com acesso próprio age de forma autónoma. Pede algo às pessoas e pode retirar ou voltar a disponibilizar aquilo que solicitou. Apenas uma pessoa pode assumir e realizar uma tarefa.
Um processo pode solicitar uma revisão. A decisão é tomada por uma pessoa.
É o senhor que define o que um fluxo de trabalho pode fazer, através dos direitos de acesso que lhe atribuir, de forma tão restrita quanto necessário. Se lhe faltar algum direito, o Transpareo recusa a solicitação e indica o direito em falta. Um processo sem a autorização para publicar não pode, portanto, assinar um passaporte, mas pode solicitar a alguém que o verifique e publique. Assim, é o próprio utilizador que decide se um processo pode assinar ou se cada assinatura tem de passar por uma pessoa.
Isso torna alguns processos um pouco mais demorados, mas consideramos que este passo é o correto: uma versão publicada é assinada e não pode ser revogada. Em seu nome, o assistente no gestor da aplicação trabalha com as suas tarefas, com exatamente os seus direitos e com a sua autorização antes de cada passo delicado.
Siga a Make e a Zapier
Começámos com o n8n; a seguir vêm o Make e o Zapier. Até lá, poderá aceder ao Transpareo a partir de qualquer ferramenta que possa comunicar com uma interface. Os assistentes de IA, como o Claude ou o ChatGPT, já funcionam diretamente no seu espaço de trabalho, através do Model Context Protocol (MCP) e com as autorizações que lhes conceder durante o registo.
Voltar às calças de corrida
Na segunda-feira de manhã, a revisão, que se encontrava na caixa de correio da responsável pelo produto desde sexta-feira, já está disponível. Ela verifica os dados da fábrica de malhas e solicita a aprovação, e até ao meio-dia alguém com autorização para tal já aprovou o modelo. A loja está a par disso e a equipa leu a informação no chat, sem que fosse necessário reencaminhar qualquer e-mail.
Ninguém perguntou quem estava a trabalhar nisso, e no registo consta o que a fábrica de malhas entregou e o que alguém na empresa verificou.
Perguntas sobre este artigo
Preciso do n8n para utilizar as tarefas e as revisões?
Não. As tarefas, as revisões e os pedidos aos fornecedores estão integrados no Transpareo e funcionam sem necessidade de ferramentas adicionais. Só precisará do n8n se um processo tiver de envolver também os seus outros sistemas.
Como posso ligar o n8n ao meu espaço de trabalho?
No gestor da aplicação, crie um acesso para programas e receba, para o efeito, uma chave e um código secreto. Introduza ambos, juntamente com o endereço do seu espaço de trabalho, no módulo Transpareo. As autorizações atribuídas ao acesso são determinadas pelos grupos aos quais o atribuir, e pode criar um grupo adequado em simultâneo com a criação do acesso.
Um fluxo de trabalho pode atribuir tarefas à minha equipa?
Sim. Um fluxo de trabalho solicita algo a uma pessoa ou a um grupo, indicando o prazo, a prioridade e uma nota, e associa a tarefa ao produto, ao componente ou ao passe em questão. Aparece à sua equipa tal como qualquer outra tarefa, no aviso e no e-mail da manhã. Só uma pessoa pode assumi-la e concluí-la.
É possível publicar eventos no n8n?
Apenas se conceder esse direito ao seu acesso. Sem esse direito, qualquer tentativa será rejeitada e o processo poderá, em vez disso, solicitar que uma pessoa verifique e publique a senha. Uma versão publicada é assinada e não pode ser revogada; conceda, portanto, esse direito com prudência.
Quanto custa o módulo Transpareo?
O próprio módulo não tem qualquer custo. É de código aberto ao abrigo da licença MIT e, no GitHub, pode consultar o que ele faz antes de o utilizar.
Para onde vão os meus dados quando um processo os lê?
No Transpareo, estes encontram-se na UE, junto de fornecedores europeus, e cada espaço de trabalho dispõe da sua própria base de dados. Um processo apenas acede ao que os seus direitos de acesso permitem, e o que acede é encaminhado para onde o seu n8n está a ser executado. Com direitos de acesso bem definidos, é o próprio utilizador que determina o que sai do seu espaço de trabalho.
E quanto ao Make e ao Zapier?
Ambos serão lançados após o n8n. Até lá, pode aceder ao Transpareo a partir de qualquer ferramenta através da interface descrita publicamente. Já hoje pode ligar assistentes de IA, como o Claude ou o ChatGPT, através do Model Context Protocol (MCP), com o qual cada espaço de trabalho fica acessível através do seu próprio endereço. Basta introduzir a morada no assistente, iniciar sessão e conceder a autorização; não é necessário instalar nada. Saiba mais: O Transpareo na era dos agentes de IA.
