Venerdì, poco prima delle cinque. Il reparto maglieria ha risposto: composizione delle fibre e peso dei nuovi pantaloni da corsa, oltre a una foto dell’etichetta con le istruzioni di lavaggio. Chi si occuperà ora di verificare tutto ciò? E chi verrà a sapere lunedì che è possibile firmare il passaporto di prodotto dei pantaloni da corsa?
In molte aziende, la risposta viene fornita da un’e-mail inoltrata, da una tabella con una colonna dedicata allo stato o da una collega a cui capita per caso di pensarci. In Transpareo sono le attività a fornire la risposta: ognuna indica chi è incaricato, entro quando e a quale prodotto si riferisce. Da oggi, grazie a n8n, questi flussi di lavoro si integrano anche con i vostri altri strumenti, dal negozio alla gestione delle scorte.
Un compito per ogni gesto
Un compito è ciò che una persona chiede a un’altra di fare: verificare una dichiarazione del fornitore, integrare le istruzioni per la cura mancanti, rispondere a un ente di controllo. L’incarico è destinato a una persona o a un intero gruppo, è corredato di scadenza, priorità e dei file correlati, ed è associato al prodotto in questione.
In caso di compito di gruppo, chi lo prende per primo se ne fa carico, e tutti gli altri vedono chi lo ha. In questo modo nulla rimane in sospeso, poiché ognuno pensa che se ne occupi qualcun altro.
Il nome della persona a cui spetta il turno è indicato nel compito.
Il numero accanto alla campana indica ciò che vi aspetta. Gli esami vi saranno comunicati anche via e-mail non appena saranno stati assegnati, mentre tutto il resto verrà raggruppato in un’unica e-mail al mattino: le novità e le scadenze non rispettate. Nei giorni in cui non vi sono né le une né le altre, non verrà inviata alcuna e-mail.
Nessuno deve chiedere a che punto sia una determinata questione, e una richiesta rimane visibile finché qualcuno non l’ha evasa, anche se la casella di posta è piena.
Verificare prima che una cosa diventi valida
Per i pantaloni da corsa sono previsti due test. Entrambi garantiscono che venga effettuata una verifica prima che un’indicazione sia considerata valida.
La prima riguarda la risposta del reparto di lavorazione a maglia. Essa viene inoltrata a tutti coloro che sono autorizzati a elaborare il prodotto, e chi la riceve decide campo per campo: accettarla, correggerla o rispedirla con un’osservazione. Solo quando non vi sono più campi in sospeso, ne risulta una nuova versione del prodotto. Ciò che la maglieria ha inviato non viene quindi mai inserito nel Suo set di dati senza essere stato verificato.
La seconda è in attesa di firma. Se una persona che non è autorizzata a pubblicare i pass richiede una firma, la richiesta viene inoltrata a titolo di verifica a tutti coloro che sono autorizzati a pubblicare e a modificare il pass. Il pass rimane invariato fino a quando qualcuno non prenderà una decisione. La verifica indica quali sono le conseguenze dell’approvazione ed elenca le raccomandazioni in sospeso emerse dalla validazione, in modo che possiate verificare a colpo d’occhio se manca ancora qualcosa.
Anche le richieste ai fornitori rientrano tra i compiti
La risposta del reparto maglieria non è stata casuale. Tre settimane fa, un addetto agli acquisti ha inviato una richiesta direttamente al reparto maglieria, e tale richiesta costituisce di per sé un incarico: appartiene alla persona che l’ha inviata ed è da evadere entro la data di scadenza del link del reparto maglieria. Fino ad allora, tale richiesta rimarrà nella sua lista tra quelle in attesa di essere evase, e Transpareo invierà un promemoria alla maglieria prima della scadenza, in modo che nessuno del reparto acquisti debba occuparsene in un secondo momento.
Per rispondere, la signora Strickerei non ha avuto bisogno né di un account né di un software. Ha risposto tramite il link, dal cellulare e nella propria lingua.
Una volta fornita la risposta, l’attività viene completata e ha inizio la verifica. Se il reparto acquisti ritira la richiesta o se questa scade senza aver ricevuto risposta, l’attività viene chiusa indicando tale motivo. Qualora i collaboratori del reparto maglieria dispongano di un proprio accesso al gestore dell’applicazione, anche loro troveranno la richiesta come attività.
Le richieste sono riportate nella stessa tabella di tutte le attività e vi consentono di monitorare il lavoro con i fornitori e all’interno dell’azienda in un unico punto.
Con n8n nei Suoi altri strumenti
n8n è uno strumento che consente di assemblare flussi di lavoro a partire da moduli, senza dover programmare. Per Transpareo è ora disponibile un modulo dedicato. È sufficiente collegarlo all’indirizzo dello spazio di lavoro e a un accesso creato nel gestore dell’applicazione, specificando poi quali autorizzazioni tale accesso deve avere.
Un flusso di lavoro può avviarsi non appena un prodotto o un componente viene creato o modificato, e lo stesso vale per ogni pass: quando viene creato, modificato, pubblicato o ritirato, oppure quando si verifica qualsiasi altro evento nel suo ciclo di vita, come ad esempio una riparazione o il riciclaggio. Se il pass dei pantaloni da corsa è stato firmato, il processo lo segnala al sistema del Suo negozio e ne informa il team tramite chat.
Al contrario, un processo crea un nuovo prodotto dal vostro sistema di gestione delle scorte in Transpareo e incarica il reparto di sviluppo prodotti, tramite un’attività, di integrare le istruzioni per la cura. Il prodotto viene così creato una sola volta, nel sistema in cui viene comunque gestito, e nessuno deve reinserirlo una seconda volta.
Chi preferisce sviluppare autonomamente troverà le stesse informazioni nella descrizione pubblica della nostra interfaccia: gli eventi relativi a un pass vengono inviati sotto forma di messaggio firmato a un indirizzo di vostra scelta, in modo che il destinatario possa verificare che provengano da Transpareo, oppure potete leggerli in sequenza.
La decisione spetta alle persone
Un processo dotato di autonomia agisce di propria iniziativa. Chiede qualcosa alle persone e può ritirare o ripristinare ciò che ha richiesto. Solo un essere umano può assumersi e portare a termine un compito.
Una procedura può richiedere una verifica. La decisione spetta a una persona.
È il cliente a stabilire, tramite i diritti di accesso assegnati, cosa può fare un processo, in modo quanto più restrittivo possibile. Se a un processo manca un diritto, Transpareo rifiuta la richiesta e indica il diritto mancante. Un processo privo del diritto di pubblicazione non può quindi firmare un pass, ma può chiedere a qualcuno di verificarlo e pubblicarlo. In questo modo decidete voi stessi se un processo può firmare o se ogni firma deve passare attraverso una persona.
Ciò rende alcune procedure un po’ più lunghe, ma riteniamo che questo passo sia giusto: una versione pubblicata è firmata e non può essere revocata. A suo nome, l’assistente nel gestore dell’applicazione gestisce le sue attività, operando esattamente con i suoi diritti e con la sua autorizzazione prima di ogni passaggio delicato.
Seguite Make e Zapier
Abbiamo iniziato con n8n; a seguire ci saranno Make e Zapier. Fino ad allora, potrete accedere a Transpareo da qualsiasi strumento in grado di interagire con un’interfaccia. Gli assistenti basati sull’intelligenza artificiale, come Claude o ChatGPT, operano già oggi direttamente nel vostro spazio di lavoro, tramite il Model Context Protocol (MCP) e con i permessi che avete concesso loro al momento della registrazione.
Torna ai pantaloni da corsa
Il lunedì mattina, la verifica è già presente nella casella di posta del responsabile di prodotto sin da venerdì. Quest’ultimo prende in carico i dati forniti dalla maglieria e richiede l’approvazione; entro mezzogiorno, una persona autorizzata ha già approvato il modello. Il negozio ne è a conoscenza e il team ne ha preso visione nella chat, senza che nessuno abbia dovuto inoltrare un’e-mail.
Nessuno ha chiesto chi fosse il responsabile, e nel libretto è riportato ciò che l’azienda di maglieria ha consegnato e che qualcuno in sede ha verificato.
Domande relative a questo articolo
È necessario utilizzare n8n per poter accedere alle attività e alle prove d'esame?
No. Le attività, gli esami e le richieste ai fornitori sono integrati in Transpareo e funzionano senza bisogno di ulteriori strumenti. n8n è necessario solo quando un processo deve coinvolgere anche i vostri altri sistemi.
Come posso collegare n8n al mio spazio di lavoro?
Nell’gestore dell’applicazione creano un accesso per i programmi e ricevono una chiave e un codice segreto. Inseriscono entrambi questi dati, insieme all’indirizzo dello spazio di lavoro, nel modulo Transpareo. Le autorizzazioni dell’accesso sono determinate dai gruppi a cui lo assegnano; è possibile creare un gruppo adeguato direttamente al momento della creazione dell’accesso.
Un flusso di lavoro può assegnare dei compiti al mio team?
Sì. Una procedura richiede a una persona o a un gruppo di svolgere un’attività, specificandone la scadenza, la priorità e un’osservazione, e associa l’attività al prodotto, al componente o al pass in questione. Essa appare al Suo team come qualsiasi altra attività, nella notifica e nell’e-mail mattutina. Solo una persona può assumersene la responsabilità e portarla a termine.
È possibile pubblicare degli eventi in n8n?
Solo se gli concedete tale diritto di accesso. Senza tale diritto, ogni tentativo verrà respinto e il sistema potrebbe invece richiedere a un utente di verificare e pubblicare il pass. Una versione pubblicata è firmata e non può essere revocata; concedete quindi tale diritto con cautela.
Quanto costa il modulo Transpareo?
Il modulo in sé è gratuito. È open source con licenza MIT e su GitHub potete verificare le sue funzionalità prima di utilizzarlo.
Dove finiscono i miei dati quando un processo li legge?
In Transpareo i dati si trovano nell’UE, presso fornitori europei, e ogni spazio di lavoro dispone di un proprio database. Un processo legge solo ciò che i suoi diritti di accesso consentono, e ciò che legge viene inviato dove è in esecuzione il vostro n8n. Grazie a autorizzazioni ben definite, siete quindi voi stessi a determinare cosa esce dal vostro spazio di lavoro.
E che dire di Make e Zapier?
Entrambi seguiranno su n8n. Fino ad allora, potrete accedere a Transpareo da qualsiasi strumento tramite l’interfaccia descritta pubblicamente. Gli assistenti IA come Claude o ChatGPT possono già essere collegati oggi tramite il Model Context Protocol (MCP), grazie al quale ogni spazio di lavoro è raggiungibile al proprio indirizzo. È sufficiente inserire l’indirizzo nell’assistente, effettuare l’accesso e concedere l’autorizzazione; non è necessario installare nulla. Per saperne di più: Transpareo nell’era degli agenti di IA.
