Lista di controllo farmaceutica per la serializzazione e l’ePI

La Sua confezione deve recare le caratteristiche di sicurezza?

Inizi da qui, poiché la risposta non è la stessa per tutti i prodotti della Sua gamma e in entrambe le direzioni è presente un elenco.

• Le caratteristiche di sicurezza consentono ai grossisti e alle persone autorizzate o abilitate alla distribuzione di medicinali al pubblico di effettuare la verifica dell’autenticità del medicinale e di identificare le singole confezioni, a ciò si aggiunge un dispositivo che indica se la confezione esterna è stata manomessa. Il presente articolo si applica ai medicinali, ad eccezione dei radiofarmaci. Art. 54, lettera o), della direttiva 2001/83/CE
• I medicinali soggetti a prescrizione medica recano le caratteristiche di sicurezza, a meno che non siano elencati tra le eccezioni. Art. 54a, comma 1, della direttiva 2001/83/CE
• Non includono i medicinali non soggetti a prescrizione medica, a meno che non siano stati inseriti nell’elenco in via eccezionale, in seguito alla loro valutazione come soggetti a rischio di contraffazione. Art. 54a, comma 1, della direttiva 2001/83/CE
• Si prega di consultare l’elenco delle eccezioni prima di considerare un prodotto soggetto a prescrizione medica come soggetto a registrazione: tale elenco comprende i medicinali omeopatici, i generatori di radionuclidi, i kit, i precursori di radionuclidi, medicinali per terapie innovative contenenti o costituiti da tessuti o cellule, gas medicali e, ciascuno con il codice ATC indicato nell’allegato, soluzioni per la nutrizione parenterale, soluzioni che agiscono sull’equilibrio elettrolitico, soluzioni per l’induzione della diuresi osmotica, additivi per soluzioni endovenose, solventi e diluenti, comprese le soluzioni di lavaggio, mezzi di contrasto, test per le malattie allergiche ed estratti allergenici. Diverse voci si applicano solo a una determinata forma di somministrazione; si raccomanda pertanto di consultare l’allegato stesso, nella versione consolidata. Allegato I, art. 45, comma 1
• Si prega di consultare anche l’altro elenco: le capsule rigide gastroresistenti contenenti omeprazolo da 20 mg e da 40 mg sono gli unici prodotti da banco che devono recare tali caratteristiche. Allegato II, art. 45, comma 2

Il segno distintivo individuale

Cinque elementi di dati e due regole relative alla casualità e all’univocità. È questa la parte che determina se la vostra serializzazione è verificabile, ed è contenuta in un unico articolo.

• Apporre sulla confezione un codice identificativo univoco, costituito da una sequenza di caratteri numerici o alfanumerici che sia univoca per la confezione in questione. Art. 4, lett. a)
• Disporre di un codice prodotto che indichi almeno il nome, la denominazione comune, la forma farmaceutica, il dosaggio, le dimensioni della confezione e il tipo di confezione. Art. 4, lett. b, n. i
• Un numero di serie composto da un massimo di 20 caratteri numerici o alfanumerici, generato mediante un algoritmo di randomizzazione deterministico o non deterministico. Art. 4, lett. b, n. ii
• Il numero nazionale di rimborso o un altro numero nazionale, qualora lo richieda lo Stato membro di destinazione, la denominazione del lotto e la data di scadenza. Art. 4, lettera b), punti da iii a v
• La probabilità che un numero di serie possa essere indovinato deve essere trascurabile e, in ogni caso, inferiore a una su diecimila. Art. 4, lett. c
• La combinazione di codice prodotto e numero di serie relativa alla confezione deve essere mantenuta univoca fino a quando non sia trascorso almeno un anno dalla data di scadenza o cinque anni dall’immissione in commercio del medicinale, a seconda di quale dei due periodi sia più lungo. Art. 4, lett. d)

Il supporto dati e la stampa

Il supporto è un codice Data Matrix e il regolamento specifica esattamente cosa ciò significhi e quale debba essere la qualità di stampa. In entrambi i casi si tratta di presunzioni di conformità; chi soddisfa la norma è quindi al sicuro.

• Codificare il codice identificativo individuale in un codice a barre bidimensionale. Art. 5, comma 1
• Utilizzare un codice Data Matrix leggibile da macchina, le cui capacità di rilevamento e correzione degli errori siano pari o superiori a quelle del codice Data Matrix ECC200; la conformità alla norma ISO/IEC 16022 del 2006 è considerata soddisfacente. Art. 5, comma 2
• Stampare il codice a barre su una superficie liscia, uniforme e poco riflettente. Art. 5, comma 3
• Utilizzare uno schema di codifica standardizzato e riconosciuto a livello internazionale e garantire che il codice del prodotto non superi i 50 caratteri e sia univoco a livello mondiale. Art. 5, commi 4 e 5
• Stabilire la qualità minima di stampa necessaria affinché il codice Data Matrix rimanga chiaramente leggibile lungo l’intera catena di fornitura per tutto il tempo in cui il carattere distintivo rimane univoco, e non stampare mai al di sotto di tale livello. Art. 6, commi 2 e 3
• Si consideri conforme al presente articolo una qualità di stampa valutata, ai sensi della norma ISO/IEC 15415 del 2011, con un punteggio pari ad almeno 1,5. Art. 6, comma 4
• Stampare il codice del prodotto, il numero di serie e, qualora uno Stato membro lo richieda e non sia già riportato altrove, il numero nazionale in forma leggibile, accanto al codice a barre, laddove lo spazio sulla confezione lo consenta. Art. 7, commi 1 e 3
• Si omettano le indicazioni leggibili a occhio solo nei casi in cui la somma delle due dimensioni maggiori della confezione sia pari o inferiore a dieci centimetri. Art. 7, comma 2

Il caricamento nel sistema di archiviazione dati

Il sistema di archiviazione e recupero dei dati è stato realizzato e finanziato dall’industria, e il processo di caricamento è soggetto a una rigida regola di sequenza. Qualsiasi fase successiva fallisce silenziosamente se questa fase non viene eseguita correttamente.

• Caricare le informazioni prima dell’immissione in commercio del medicinale; tale obbligo spetta al titolare dell’autorizzazione all’immissione in commercio o alla persona che immette in commercio prodotti importati o distribuiti in regime di importazione parallela. Art. 33, comma 1
• Almeno gli elementi di dati relativi all’elemento identificativo, lo schema di codifica del codice del prodotto, i dati di identificazione del prodotto, gli Stati membri in cui il medicinale è destinato ad essere immesso in commercio, se del caso il suo codice nella banca dati dell’Unione, i nomi e gli indirizzi del fabbricante che appone le caratteristiche di sicurezza e del titolare dell’autorizzazione all’immissione in commercio, nonché l’elenco dei grossisti designati. Art. 33, comma 2
• I produttori devono prevedere un budget a tal fine: il sistema viene istituito e gestito da persone giuridiche senza scopo di lucro costituite dai produttori e dai titolari delle autorizzazioni all’immissione in commercio, mentre i costi sono a carico dei produttori dei prodotti che presentano tali caratteristiche. Art. 31, commi 1 e 5
• Collegarsi tramite la struttura prevista dal regolamento, ovvero un router centrale di informazioni e dati collegato ad archivi nazionali o sovranazionali, dotato di interfacce di programmazione per il software e di interfacce grafiche per l’accesso diretto. Art. 32, commi 1 e 4
• Valutare il sistema in base al proprio livello di prestazioni: ogni archivio dati si trova fisicamente nel territorio dell’Unione, conserva una traccia completa di tutte le azioni relative a un identificativo e risponde ad almeno il 95% delle richieste in meno di 300 millisecondi. Art. 35, comma 1

Verifica e cancellazione dal bilancio

Vengono verificate due caratteristiche, non una sola, e sulla bolla di uscita è presente un orologio. È qui che si concentra la maggior parte del lavoro quotidiano di conformità in una farmacia o in un magazzino all’ingrosso.

• Verificare entrambe le caratteristiche: l’autenticità del codice identificativo individuale e l’integrità del dispositivo contro eventuali manomissioni. Art. 10
• Verifichi il codice identificativo confrontandolo con il sistema di archiviazione e recupero dei dati; esso è considerato autentico solo se il sistema contiene un codice identificativo attivo con codice prodotto e numero di serie identici. Art. 11
• Al momento della diffusione al pubblico, verifichi e proceda alla cancellazione contabile, qualora Lei sia autorizzato o abilitato alla diffusione al pubblico. Art. 25, comma 1
• Si avvalgano delle agevolazioni previste per le strutture sanitarie laddove queste siano applicabili: la procedura può essere avviata in qualsiasi momento in cui il medicinale sia in possesso della struttura, purché non avvenga alcuna vendita tra la consegna e la dispensazione al pubblico. Art. 25, comma 2
• Collegarsi all’archivio dati nazionale o sovranazionale che serve il territorio in cui Lei è autorizzato o abilitato. Art. 25, comma 3
• Non si deve continuare a commercializzare o cedere una confezione con un segno distintivo cancellato, salvo nei casi elencati nel regolamento, quali l’esportazione dall’Unione o la consegna ai fini dello smaltimento. Art. 12
• È possibile riattivare un codice identificativo già utilizzato solo entro dieci giorni, dagli stessi locali e con la stessa autorizzazione, purché si tratti di una confezione non scaduta che non risulti registrata come ritirata dal mercato, ritirata, destinata alla distruzione o rubata e che non sia stata ceduta al pubblico. Art. 13, comma 1
• Escludere dalle scorte destinate alla vendita ogni confezione il cui codice identificativo non possa essere azzerato. Art. 13, comma 2
• Laddove la normativa nazionale anticipi la cancellazione dal registro per determinati destinatari a carico del grossista o una deroga ne consenta l’avvenimento in tempi anticipati, si verifichi il dispositivo antimanipolazione al momento della consegna al pubblico. Art. 23, art. 26, commi 2 e 3, art. 27

Avvisi, audit e titolarità dei dati

Il sistema effettua un monitoraggio autonomo e, nel farlo, genera anche dati relativi a Lei e non solo alle confezioni. Sapere cosa viene registrato fa parte del sapere quali informazioni potrebbero essere richieste durante un’ispezione.

• Si deve prevedere la visualizzazione di un messaggio di avviso nella memoria dati e sul terminale qualora una verifica non confermi l’autenticità; il prodotto viene contrassegnato come possibile caso di contraffazione, a meno che non sia registrato come oggetto di richiamo, ritiro o destinato alla distruzione. Art. 36, lett. b
• Si prevede che la persona giuridica responsabile della gestione monitori costantemente tali eventi e indaghi senza indugio su ogni incidente segnalato. Art. 37, lettere c) e d)
• Si deve tenere conto del fatto che, qualora si confermasse la presenza di un prodotto contraffatto, ne saranno informate le autorità nazionali competenti, l’Agenzia europea per i medicinali e la Commissione. Art. 37, lettera d)
• Si devono prevedere verifiche per ogni archivio di dati: nei primi cinque anni successivi all’entrata in vigore della presente direttiva, nello Stato membro in cui l’archivio di dati è fisicamente ubicato, con cadenza almeno annuale e, successivamente, almeno ogni tre anni. Art. 37, lettera e)
• Sappiate cosa vi appartiene: siete responsabili dei dati che generate durante l’utilizzo del sistema e che vengono memorizzati nella traccia di audit, e solo su tali dati detenete i diritti di proprietà e di accesso, ad eccezione delle informazioni sui prodotti caricate e dello stato di un attributo identificativo; le autorità nazionali competenti dispongono di un accesso dedicato. Art. 38, comma 1, art. 39

Informazioni elettroniche sul prodotto

Questa è la parte che è ancora in evoluzione, e l’unico modo corretto per pianificarla consiste nel fare riferimento ai documenti pubblicati dall’EMA, poiché non è ancora stata fissata una data di entrata in vigore.

• Comprendere di cosa si tratta: le informazioni autorizzate e previste dalla legge relative ai medicinali, comprese le informazioni per gli operatori sanitari, il foglietto illustrativo e l’etichettatura, elaborate per essere trattate in formato elettronico e diffuse tramite il web, le piattaforme e la stampa. EMA, pagina dedicata alle informazioni elettroniche sul prodotto
• Considerare la presentazione come facoltativa in questa fase - fino a quando la normativa farmaceutica generale rivista non entrerà pienamente in vigore, la presentazione delle informazioni elettroniche sul prodotto (ePI) per i medicinali autorizzati con procedura centralizzata è facoltativa e, in questa fase, le traduzioni nelle altre lingue sono opzionali. Linee guida dell’EMA per i richiedenti, 1° settembre 2026
• Pianificare in base alla tabella di marcia e non a una scadenza - avvio facoltativo per i vaccini nel quarto trimestre del 2026, per i prodotti oncologici nel primo semestre del 2027 e per tutti i prodotti autorizzati a livello centrale nel secondo semestre del 2027, sebbene il documento stesso sia contrassegnato come bozza. Tabella di marcia dell’EMA, 20 marzo 2026
• Basarsi sullo standard comune adottato dalla rete di regolamentazione a seguito del progetto pilota svoltosi da luglio 2023 ad agosto 2024 e fondato su HL7 FHIR. EMA, pagina dedicata alle informazioni elettroniche sui prodotti
• Previsione per il 2028: la riforma è stata concordata a livello politico l’11 dicembre 2025 e l’EMA continua a indicare l’entrata in vigore e la piena applicazione come previste. EMA, riforma della normativa farmaceutica dell’UE

Termini

Le scadenze rilevanti per un medicinale. Le scadenze relative alla serializzazione sono valide e vengono applicate; le scadenze ePI derivano dai documenti di pianificazione dell’EMA e sono contrassegnate come tali, poiché non esiste ancora una data di entrata in vigore per le stesse.

1. 2 gennaio 2013
   La direttiva sulla contraffazione deve essere recepita

   Entro tale data, gli Stati membri dovevano mettere in vigore le disposizioni legislative e amministrative necessarie per conformarsi alla direttiva 2011/62/UE (art. 2, comma 1). Si tratta della direttiva che ha introdotto le caratteristiche di sicurezza di cui all'articolo 54, lettera o), e all'articolo 54 bis della direttiva 2001/83/CE e che ha inasprito le norme relative alla distribuzione all’ingrosso e ai principi attivi.

2. 9 febbraio 2019
   Le caratteristiche di sicurezza diventeranno obbligatorie

   Il regolamento delegato (UE) 2016/161 si applica a partire da tale data (art. 50). Ogni confezione che deve recare tali caratteristiche è provvista di un identificativo univoco contenuto in un codice Data Matrix bidimensionale, verificato e registrato nel sistema di archiviazione e recupero dei dati di cui al capitolo VII.

3. 9 febbraio 2025
   Si aggiungono gli ultimi sistemi nazionali

   Gli Stati membri che già gestivano sistemi di verifica propri avevano tempo fino a tale data, al più tardi, per applicare il regolamento delegato (UE) 2016/161 (art. 50). A partire da tale data, le caratteristiche di sicurezza armonizzate si applicano in tutta l’Unione e l’infrastruttura è completa.

4. Prima dell'immissione in commercio
   Caricare prima che il lotto venga spedito

   Il titolare dell’autorizzazione all’immissione in commercio garantisce che le informazioni siano caricate nel sistema di archiviazione e consultazione dei dati prima dell’immissione in commercio del medicinale (art. 33, comma 1). Una confezione che giunge a un grossista prima che il suo identificativo sia stato inserito nel sistema non può essere verificata.

5. Al momento della consegna
   Verificare e cancellare

   I soggetti autorizzati o abilitati alla distribuzione di medicinali al pubblico verificano gli elementi di sicurezza e registrano il codice identificativo individuale al momento della consegna al pubblico (art. 25, comma 1). Le strutture sanitarie possono farlo in anticipo, purché il medicinale sia in loro possesso e non avvenga alcuna vendita nel frattempo (art. 25, comma 2).

6. Entro dieci giorni
   Il periodo previsto per lo storno

   Un codice identificativo disattivato può essere riattivato solo entro dieci giorni, dagli stessi locali e con la stessa autorizzazione, per una confezione che non sia scaduta, non sia stata registrata come ritirata, richiamata, destinata alla distruzione o rubata e non sia stata ceduta al pubblico (art. 13, comma 1). Tutto ciò che esula da tale periodo non rientra nel stock vendibile.

7. Dal quarto trimestre del 2026 al secondo semestre del 2027
   Avvio facoltativo delle informazioni elettroniche sui prodotti

   La tabella di marcia dell’EMA del 20 marzo 2026 prevede un avvio facoltativo per i vaccini nel quarto trimestre del 2026, per i prodotti oncologici nel primo semestre del 2027 e per tutti i prodotti autorizzati a livello centrale nel secondo semestre del 2027. La tabella di marcia è contrassegnata come bozza; La preghiamo di considerare i trimestri come base di pianificazione.

8. Previsto per il 2028
   Entra in vigore la riforma in materia di medicinali

   L’11 dicembre 2025 il Parlamento e il Consiglio hanno raggiunto un accordo politico. L’EMA descrive l’entrata in vigore degli atti giuridici adottati e il passaggio alla piena applicazione come previsti e non come già avvenuti, e la presentazione delle ePI rimane facoltativa fino a quando la normativa rivista non sarà pienamente applicabile. Nessuna di queste date costituisce, al momento, un termine in base al quale sia possibile pianificare un rilascio.

9. Non è previsto alcun atto normativo
   In più, non è presente alcun passaporto di prodotto

   Il regolamento sulla progettazione ecocompatibile, il regolamento (UE) 2024/1781, esclude dal proprio ambito di applicazione i medicinali per uso umano e i medicinali veterinari (art. 1, par. 2, lettere c) e d)). Non vi sarà alcun atto delegato ESPR né alcun passaporto di prodotto obbligatorio per i medicinali.

Fonti

I documenti da cui è tratta la presente lista di controllo e la finalità di ciascuno di essi. Il regolamento delegato (UE) 2016/161 è stato modificato dopo la sua adozione; si raccomanda pertanto di consultare la versione consolidata su EUR-Lex.

Ecco come prepararsi

Sei passaggi nell’ordine in cui si susseguono, dalla definizione dell’ambito di applicazione fino alla pagina che riporta le informazioni sul prodotto, una volta che queste sono state strutturate.

1. Classificare l’assortimento: stabilisca per ciascun prodotto se esso presenta le caratteristiche di sicurezza e indichi il motivo facendo riferimento all'Allegato I o all'Allegato II. I prodotti soggetti a prescrizione medica esclusi sono quelli che vengono più spesso classificati in modo errato.
2. Verificare la stampa, non solo i dati: prelevare confezioni da tre linee di produzione e verificarne la qualità di stampa rispetto agli standard minimi da Lei stabiliti. Un codice Data Matrix che, dopo un anno di stoccaggio, non può più essere decodificato è un richiamo in agguato.
3. Verificare la sequenza di caricamento: si assicuri che nessun lotto venga rilasciato prima che i relativi dati identificativi siano stati inseriti nel sistema di archiviazione dati e che l’elenco dei grossisti designati venga aggiornato costantemente.
4. Mettete per iscritto le regole di cancellazione a voi applicabili: la finestra di dieci giorni per la ri-registrazione, le agevolazioni per le strutture sanitarie e qualsiasi norma nazionale che anticipi la fase relativa al grossista. Ciò varia a seconda del mercato e deve essere riportato in una procedura operativa, non affidato alla memoria di qualcuno.
5. Inserire ora le informazioni sui prodotti nei campi previsti: informazioni tecniche, foglietto illustrativo ed etichettatura come contenuti strutturati, conservando ogni versione obsoleta. È proprio ciò che richiederà l’ePI, e i benefici si vedranno già in anticipo durante gli audit.
6. Progetto pilota con una manciata di prodotti: registratevi gratuitamente, create una volta i campi di questa checklist e pubblicate alcuni medicinali reali. Il testo autorizzato può essere pubblico, mentre la documentazione relativa ai lotti e le prove della catena del freddo rimangono accessibili solo tramite accesso registrato, e il codice QR si trova accanto al codice Data Matrix e non al suo posto.