Процеси, които знаят кой е на ред

Петък, малко преди пет. Отделът за плетене отговори: състав на влакната и тегло на новите панталони за бягане, както и снимка на етикета с инструкции за поддръжка. Кой ще провери това сега? И кой ще разбере в понеделник, че продуктов паспорт за панталоните за бягане може да бъде подписан?

В много фирми отговорът идва под формата на препратено имейл съобщение, таблица със стълбец за статуса или колега, на която случайно й хрумне. В Transpareo отговорът идва от задачите, а отсега нататък тези процеси се интегрират и в останалите ви инструменти благодарение на n8n.

Задача за всяко действие

Задачата е нещо, за което един човек моли друг: да провери декларация на доставчика, да допълни липсващите указания за поддръжка, да отговори на орган за проверка. Тя се възлага на едно лице или на цяла група, като се посочват крайният срок, приоритетът и свързаните с нея файлове, и е свързана с конкретния продукт, за който става въпрос.

При групова задача задачата се поема от този, който първи се заеме с нея, а всички останали виждат кой я е поел. По този начин нищо не остава нерешено, защото всеки смята, че някой друг ще се погрижи за това.

Кой е на ред, е посочено в задачата.

Цифрата до камбанката показва какво ви очаква. Изпитите се изпращат допълнително по имейл, веднага щом бъдат определени, а всичко останало се обобщава в едно сутрешно писмо: какво е ново и какво е просрочено. В ден, в който няма нито едното, нито другото, не се изпраща имейл.

Проверете, преди нещо да влезе в сила

Предстоят две изпитания за панталоните за бягане.

Първата се отнася до отговора на плетачния цех. Той се изпраща до всички, които имат право да обработват продукта, и всеки, който го получи, взема решение за всяко поле поотделно: да го приеме, да го коригира или да го върне с бележка. Едва когато вече няма нито едно отворено поле, това се превръща в нова версия на продукта.

Втората е в очакване на подпис. Ако някой, който няма право да публикува паспорти, поиска одобрение, молбата се изпраща за проверка до всички, които имат право да публикуват и да редактират паспорта. Паспортът остава такъв, какъвто е, докато някой не вземе решение. При проверката се посочва какво означава одобрението и се изброяват неизпълнените препоръки от валидирането.

Заявките към доставчиците също са задачи

Отговорът от ателието за плетене не дойде случайно. Преди три седмици някой от отдела за покупки се е обърнал директно към ателието с запитване, а това запитване само по себе си е задача: то принадлежи на човека, който го е изпратил, и трябва да бъде изпълнено в деня, в който изтича валидността на линка на ателието. Дотогава тя остава при нея сред останалите задачи, а „Стрикерай“ ще получи напомняне преди изтичането на срока.

С отговора задачата се счита за изпълнена и започва проверката. Ако отделът по снабдяване оттегли заявката или срокът ѝ изтече без отговор, задачата се затваря с тази причина. Ако служителите от плетилното ателие имат собствен достъп до менджър на приложението, те също ще видят заявката като задача.

Заявките се намират в същата таблица като всички задачи, а вие проследявате работата с доставчиците и вътрешните дейности на едно място.

С n8n към останалите ви инструменти

n8n е инструмент, в който можете да съставяте работни процеси от модули, без да се налага да програмирате. За Transpareo вече има собствен модул. Докато n8n не го провери, той е достъпен в самостоятелно управляваните n8n инсталации. Свързвате го с адреса на работното си пространство и с достъп, който създавате в мениджъра на приложението, и определяте какво може да прави този достъп.

Процесът може да започне веднага щом даден паспорт бъде публикуван или оттеглен, или когато даден продукт, компонент или паспорт бъде създаден или променен. Ако паспортът на спортните панталони е подписан, процесът уведомява системата на вашия магазин и информира екипа в чата. Обратно, един работен процес създава нов продукт от вашата система за управление на стоките в Transpareo и изпраща задача до отдела за разработка на продукти с молба да допълни указанията за поддръжка.

Тези, които предпочитат да създават сами, могат да намерят същото в публичното описание на нашия интерфейс: събитията от даден пропуск се изпращат като подписано съобщение на адрес по ваш избор, така че получателят да може да провери, че то идва от Transpareo, или вие да ги четете последователно.

Решението остава в ръцете на хората

Един процес със собствен достъп действа самостоятелно. Той отправя молби към хората и може да оттегли или отново да активира това, за което е помолил. Само човек може да поеме и изпълни дадена задача.

Дадена процедура може да изисква проверка. Решението се взема от човек.

Вие определяте какво може да прави даден процес чрез правата за достъп, които му предоставяте, като ги ограничавате до строго необходимото. Ако му липсва някое право, Transpareo отхвърля заявката и посочва липсващото право. Следователно процес, който не разполага с правото за публикуване, не може да подпише паспорт, но може да помоли някого да го провери и публикува.

Това удължава някои процеси с една стъпка, но ние смятаме, че тази стъпка е правилна: публикуваната версия е подписана и не може да бъде отменена. От ваше име асистентът в менджъра на приложението работи с вашите задачи, като спазва точно вашите права и изисква вашето одобрение преди всяка деликатна стъпка.

Следвайте Make и Zapier

Започнахме с n8n, а след това ще последват Make и Zapier. Дотогава ще имате достъп до Transpareo от всеки инструмент, който може да се свърже с интерфейс.

Назад към панталоните за бягане

В понеделник сутринта проверката, изпратена още в петък, вече е в пощенската кутия на отговорника за продукта. Тя преписва данните от фабриката за плетене и моли за подпис, а до обяд някой с необходимите права е одобрил модела. Магазинът е информиран за това, а екипът е прочел информацията в чата, без никой да е трябвало да препраща имейл.