Procesy, ktoré vedia, kto je na rade

Piatok, tesne pred piatou. Oddelenie pletenín odpovedalo: zloženie vlákien a hmotnosť nových bežeckých nohavíc, plus fotografia štítku s pokynmi na údržbu. Kto to teraz skontroluje? A kto sa v pondelok dozvie, že sa dá podpísať pas výrobku týchto bežeckých nohavíc?

V mnohých firmách na to odpovie preposlaný e-mail, tabuľka so stĺpcom so stavom alebo kolegyňa, ktorá si na to náhodou spomenie. V Transpareo na to odpovedajú úlohy a odteraz sa tieto procesy vďaka n8n prenášajú aj do vašich ostatných nástrojov.

Úloha pre každý pohyb ruky

Úloha je niečo, o čo jedna osoba požiada druhú: skontrolovať vyhlásenie dodávateľa, doplniť chýbajúce pokyny na údržbu, odpovedať kontrolnému orgánu. Úloha je adresovaná jednej osobe alebo celej skupine, obsahuje termín splnenia, prioritu a príslušné súbory a je viazaná na príslušný produkt.

Pri skupinovej úlohe si ju vezme ten, kto po ňu siahne ako prvý, a všetci ostatní vidia, kto ju má. Tak sa nič nezostane ležať, pretože každý si myslí, že sa o to postará niekto iný.

Kto je na rade, je uvedené v úlohe.

Číslo vedľa zvončeka udáva, čo vás čaká. Informácie o skúškach vám budú zasielané aj e-mailom hneď, ako budú pridelené, a všetko ostatné vám ráno zhrnie jeden e-mail: čo je nové a čo je po termíne. Ak v daný deň nie je ani jedno, ani druhé, e-mail neprišiel.

Skontrolujte, než niečo nadobudne platnosť

Bežecké nohavice čakajú dve skúšky.

Prvá sa týka odpovede z pletiarne. Dostane sa ku všetkým, ktorí majú oprávnenie pracovať s výrobkom, a každý, kto ju preberá, rozhoduje o každom poli zvlášť: prijať, opraviť alebo vrátiť s poznámkou. Až keď už nie je žiadne pole otvorené, vznikne z toho nová verzia výrobku.

Druhý čaká na podpis. Ak o podpis požiada niekto, kto nemá oprávnenie na zverejňovanie pasov, táto žiadosť sa ako žiadosť o posúdenie pošle všetkým, ktorí majú oprávnenie na zverejňovanie a úpravu pasu. Pas zostane v pôvodnom stave, kým sa niekto nerozhodne. V posúdení sa uvádza, čo schválenie znamená, a vymenujú sa otvorené odporúčania z validácie.

Aj žiadosti adresované dodávateľom patria medzi úlohy

Odpoveď z pletiarne neprišla náhodou. Pred tromi týždňami sa niekto z oddelenia nákupu obrátil priamo na pletiareň s otázkou a táto žiadosť je sama o sebe úlohou: patrí osobe, ktorá ju odoslala, a jej termín splnenia je v deň, keď vyprší platnosť odkazu na pletiareň. Do tej doby zostane u nej medzi úlohami, ktoré čakajú na ostatných, a pletiareň dostane pripomienku pred uplynutím lehoty.

Odpoveďou sa úloha uzavrie a začne sa kontrola. Ak oddelenie nákupu stiahne žiadosť alebo jej platnosť vyprší bez odpovede, úloha sa uzavrie s uvedeným dôvodom. Ak majú zamestnanci pletiarne vlastný prístup do správcu aplikácie, žiadosť sa im tiež zobrazí ako úloha.

Žiadosti sa nachádzajú v tej istej tabuľke ako všetky úlohy a prácu s dodávateľmi aj vo vlastnej spoločnosti môžete sledovať na jednom mieste.

Prepojenie s n8n a vašimi ďalšími nástrojmi

n8n je nástroj, v ktorom môžete zostavovať procesy z modulov bez nutnosti programovania. Pre Transpareo je teraz k dispozícii vlastný modul. Kým ho n8n neoverí, je dostupný vo vlastných inštaláciách n8n. Pripojíte ho k adrese svojho pracovného priestoru a prístupovému účtu, ktorý vytvoríte v správcovi aplikácie, a určíte, čo tento prístupový účet smie robiť.

Pracovný postup sa môže spustiť hneď, ako sa pas zverejní alebo stiahne, alebo keď sa produkt, komponent alebo pas novo vytvorí alebo zmení. Ak je pas bežeckých nohavíc podpísaný, pracovný postup to nahlási vášmu systému obchodu a informuje o tom tím v chate. Naopak, proces vytvorí nový produkt z vášho systému riadenia zásob v Transpareo a požiada oddelenie vývoja produktov prostredníctvom úlohy o doplnenie pokynov na údržbu.

Kto si to radšej vytvorí sám, nájde to isté vo verejnom popise nášho rozhrania: udalosti z preukazu sa odosielajú ako podpísaná správa na adresu podľa vášho výberu, aby príjemca mohol overiť, že pochádzajú od spoločnosti Transpareo, alebo si ich môžete prečítať postupne.

Rozhodnutie zostáva na ľuďoch

Proces s vlastným prístupom koná samostatne. Žiada ľudí o niečo a môže svoju žiadosť stiahnuť alebo opäť predložiť. Úlohu môže prevziať a splniť len človek.

Postup môže vyžadovať vykonanie kontroly. Rozhodnutie prijíma človek.

To, čo môže určitý proces robiť, stanovíte prostredníctvom jeho prístupových práv, a to tak presne, ako je to potrebné. Ak mu chýba nejaké právo, Transpareo volanie odmietne a uvedie, ktoré právo chýba. Postup bez oprávnenia na zverejňovanie teda nemôže podpísať pas, môže však požiadať niekoho, aby ho skontroloval a zverejnil.

Vďaka tomu je niektorý postup o krok dlhší, a my tento krok považujeme za správny: Zverejnená verzia je podpísaná a nedá sa vziať späť. Sprievodca v správcovi aplikácie pracuje vo vašom mene s vašimi úlohami, pričom má presne vaše oprávnenia a pred každým citlivým krokom vyžaduje váš súhlas.

Sledujte Make a Zapier

Začali sme s n8n, ďalej budú nasledovať Make a Zapier. Do tej doby budete mať prístup k Transpareo z akéhokoľvek nástroja, ktorý dokáže komunikovať cez rozhranie.

Späť na bežecké nohavice

V pondelok ráno je kontrola už od piatku v schránke produktovej manažérky. Tá prevezme údaje z pletiarne a požiada o podpis, a do poludnia niekto s príslušným oprávnením schválil produkt. Obchod o tom vie a tím si to prečítal v chate, bez toho, aby niekto musel posielať e-mail ďalej.