Processen die weten wie er aan de beurt is

Vrijdag, even voor vijf. De breiafdeling heeft gereageerd: de vezelsamenstelling en het gewicht van de nieuwe hardloopbroek, plus een foto van het waslabel. Wie gaat dit nu controleren? En wie komt er maandag te weten dat het productpaspoort van de hardloopbroek kan worden ondertekend?

In veel bedrijven wordt dit beantwoord door een doorgestuurde e-mail, een tabel met een statuskolom of een collega die er toevallig aan denkt. Bij Transpareo worden deze vragen beantwoord door de taken: elke taak geeft aan wie ermee bezig is, tot wanneer en om welk product het gaat. Vanaf nu kunt u deze processen met n8n ook integreren in uw andere tools, van de webshop tot het voorraadbeheersysteem.

Een taak voor elke handeling

Een taak is iets waarvoor de ene persoon de andere om vraagt: een leveranciersverklaring controleren, ontbrekende onderhoudsinstructies aanvullen, een keuringsinstantie antwoorden. Deze taak wordt toegewezen aan één persoon of aan een hele groep, met een uiterste datum, prioriteit en de bijbehorende bestanden, en is gekoppeld aan het betreffende product.

Bij een groepsopdracht neemt degene die er als eerste de hand op legt de taak op zich, en alle anderen zien wie deze heeft. Zo blijft er niets liggen, omdat iedereen denkt dat iemand anders het wel zal regelen.

Wie aan de beurt is, staat in de opdracht vermeld.

Het getal naast het belletje geeft aan wat er voor u klaarstaat. Tentamens worden bovendien per e-mail verstuurd zodra ze zijn toegewezen, en al het overige wordt ’s ochtends in één e-mail gebundeld: wat er nieuw is en wat achterstallig is. Op een dag waarop geen van beide zaken aan de orde is, ontvangt u geen e-mail.

Niemand hoeft te vragen hoe het er op dit moment voor staat, en een verzoek blijft zichtbaar totdat iemand het heeft afgehandeld, zelfs als de inbox vol is.

Controleer het voordat iets van kracht wordt

Er staan twee controles op het programma voor de hardloopbroek. Beide zorgen ervoor dat er eerst wordt gecontroleerd voordat een vermelding geldig is.

De eerste betreft het antwoord van de breifabriek. Dit wordt doorgestuurd naar iedereen die het product mag bewerken, en degene die het in behandeling neemt, beslist veld voor veld: overnemen, corrigeren of met een opmerking terugsturen. Pas wanneer er geen veld meer openstaat, wordt hiervan een nieuwe versie van het product. Wat de breifabriek heeft verzonden, komt dus nooit ongecontroleerd in uw gegevensbestand terecht.

De tweede staat op het punt te worden ondertekend. Als iemand die geen paspoorten mag publiceren om een ondertekening vraagt, wordt dit verzoek ter controle doorgestuurd naar iedereen die bevoegd is om te publiceren en het paspoort te bewerken. Het paspoort blijft ongewijzigd totdat iemand een beslissing neemt. De beoordeling geeft aan wat de goedkeuring inhoudt en vermeldt de openstaande aanbevelingen uit de validatie, zodat u in één oogopslag kunt zien of er nog iets ontbreekt.

Ook het indienen van aanvragen bij leveranciers behoort tot de taken

Het antwoord van de breiafdeling kwam niet zomaar. Drie weken geleden heeft iemand van de inkoopafdeling rechtstreeks bij de breiafdeling navraag gedaan, en deze aanvraag is op zichzelf al een opdracht: zij behoort toe aan de persoon die haar heeft verzonden en moet worden afgehandeld op de dag waarop de link van de breiafdeling verloopt. Tot de tijd dat de aanvraag bij haar onder de taken staat die nog op anderen wachten, herinnert Transpareo de breierij er vóór het verstrijken van de termijn aan, zodat niemand van de inkoopafdeling er achteraf nog iets hoeft bij te schrijven.

De breister had voor haar antwoord geen account en geen software nodig. Zij heeft via de link gereageerd, op haar mobiele telefoon en in haar eigen taal.

Zodra het antwoord is gegeven, is de taak voltooid en begint de controle. Indien de inkoopafdeling de aanvraag intrekt of deze onbeantwoord verloopt, wordt de taak met deze reden afgesloten. Indien medewerkers van de breierij eigen toegang hebben tot de applicatiemanager, zien ook zij de aanvraag als taak verschijnen.

Aanvragen staan in dezelfde tabel als alle taken, en u kunt het werk met leveranciers en binnen uw eigen organisatie op één plek bijhouden.

Met n8n in uw andere tools

n8n is een tool waarmee u processen uit bouwstenen kunt samenstellen zonder te programmeren. Voor Transpareo is er nu een eigen bouwsteen beschikbaar. U koppelt deze aan het adres van uw werkruimte en aan een toegang die u in de applicatiemanager aanmaakt, en u bepaalt welke bevoegdheden deze toegang heeft.

Een proces kan worden gestart zodra een product of onderdeel nieuw is aangemaakt of gewijzigd, en eveneens bij elk pasje: wanneer het wordt aangemaakt, gewijzigd, gepubliceerd of teruggeroepen, of wanneer er iets anders in de levenscyclus ervan plaatsvindt, zoals een reparatie of recycling. Zodra het paspoort van de hardloopbroek is ondertekend, meldt het proces dit aan uw winkelsysteem en brengt het het team hiervan op de hoogte via de chat.

Omgekeerd wordt via een werkstroom een nieuw product uit uw voorraadbeheersysteem in Transpareo aangemaakt en wordt de productontwikkeling via een taak verzocht de onderhoudsinstructies aan te vullen. Het product wordt zo slechts één keer aangemaakt, in het systeem waarin het sowieso wordt bijgehouden, en niemand hoeft het een tweede keer in te voeren.

Wie liever zelf een oplossing bouwt, vindt hetzelfde terug in de openbare beschrijving van onze interface: gebeurtenissen van een pas worden als ondertekend bericht naar een adres naar keuze verzonden, zodat de ontvanger kan controleren of ze afkomstig zijn van Transpareo, of u kunt ze achtereenvolgens uitlezen.

De beslissing ligt bij de mensen

Een proces met een eigen toegang functioneert op eigen kracht. Het vraagt mensen om iets en kan datgene waar het om heeft gevraagd intrekken of opnieuw beschikbaar stellen. Alleen een mens kan een taak op zich nemen en uitvoeren.

Een procedure mag om een controle verzoeken. De beslissing wordt door een persoon genomen.

Wat een workflow mag doen, bepaalt u aan de hand van de toegangsrechten ervan, zo strikt als nodig is. Als een recht ontbreekt, wijst Transpareo de aanroep af en vermeldt het ontbrekende recht. Een proces zonder de bevoegdheid om te publiceren kan dus geen pas ondertekenen, maar kan wel iemand vragen om het te controleren en te publiceren. U beslist daarmee zelf of een proces mag ondertekenen of dat elke ondertekening door een persoon moet worden uitgevoerd.

Dit maakt sommige processen een stap langer, en wij vinden deze stap terecht: een gepubliceerde versie is ondertekend en kan niet meer worden ingetrokken. De assistent in de applicatiemanager werkt namens u aan uw taken, met precies uw rechten en met uw toestemming vóór elke gevoelige stap.

Volg Make en Zapier

We zijn begonnen met n8n; Make en Zapier volgen daarna. Tot die tijd kunt u Transpareo bereiken vanuit elke tool die een interface kan aanroepen. AI-assistenten zoals Claude of ChatGPT werken nu al rechtstreeks in uw werkruimte, via het Model Context Protocol (MCP) en met de rechten die u bij het inloggen aan hen toekent.

Terug naar de hardloopbroek

Maandagochtend ligt het ontwerp al sinds vrijdag in de mailbox van de productverantwoordelijke. Zij neemt de gegevens van de breifabriek over en vraagt om ondertekening, en tegen de middag heeft iemand met de juiste bevoegdheid het ontwerp goedgekeurd. De webshop is hiervan op de hoogte en het team heeft het in de chat gelezen, zonder dat iemand een e-mail hoefde door te sturen.

Niemand heeft gevraagd wie er aan de beurt is, en in het paspoort staat wat de breiwerkplaats heeft geleverd en wat iemand in het huis heeft gecontroleerd.