Privacyverklaring van Transpareo AG

Hoe Transpareo AG persoonsgegevens verwerkt en beschermt.

1. Verantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de gegevensverwerking in de zin van de AVG en de Zwitserse wet op de gegevensbescherming (nDSG) is:

Transpareo AG
Tech Cluster Zug
Oberallmendstrasse 18
6300 Zug
Zwitserland

UID-nr.: CHE-220.381.580
Handelsregister: CH-170.3.047.128-7 (kanton Zug)
Vertegenwoordigd door: Günter Reichelt, voorzitter van de raad van bestuur

E-mail:

2. Onze twee rollen: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Bij het gebruik van het platform worden twee soorten gegevens gegenereerd, die wij juridisch verschillend behandelen:

Als verwerkingsverantwoordelijke verwerken wij de gegevens die worden gegenereerd tijdens uw bezoek aan onze website, bij de registratie van uw account en bij de afrekening (paragrafen 3 tot en met 9). Voor deze gegevens bepalen wij zelf het doel en de wijze van verwerking.

Als verwerker verwerken wij de product- en pasgegevens, evenals alle daarin opgenomen persoonsgegevens die u als klant in het platform invoert, importeert of via de interfaces verzendt (paragraaf 5). Hier bent u de verwerkingsverantwoordelijke; wij handelen uitsluitend volgens uw instructies op basis van een verwerkersovereenkomst (VO) overeenkomstig paragraaf 14 van de Algemene Voorwaarden.

Voor leveranciers die via de leverancierspagina een aanvraag doorsturen naar hun eigen leveranciers, verwerken wij de doorgegeven links en de antwoorden daarop eveneens als verwerker, op basis van onze verwerkersovereenkomst (paragraaf 6).

3. Welke gegevens we verzamelen

Als verwerkingsverantwoordelijke verzamelen wij persoonsgegevens in de volgende situaties:

Gebruik van de website: Bij een bezoek aan onze website worden technische toegangsgegevens (IP-adres, browsertype, tijdstempel) geregistreerd. Deze serverlogbestanden worden na 14 dagen verwijderd. De geografische toewijzing van het IP-adres vindt plaats via een lokale database op onze eigen server (GeoLite-gegevens van MaxMind, beschikbaar op www.maxmind.com); daarbij worden geen gegevens aan derden doorgegeven.

Registratie en gebruik van het platform: Bij de registratie registreren wij uw naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en land. De betalingsafhandeling verloopt via onze betalingsdienstverlener (paragraaf 7); kaartgegevens worden rechtstreeks bij deze dienstverlener ingevoerd en worden niet door ons opgeslagen.

Contactformulier: Bij aanvragen via het contactformulier verwerken wij de door u opgegeven contactgegevens om uw aanvraag te beantwoorden.

Nieuwsbrief: Wanneer u zich abonneert op de nieuwsbrief, slaan wij uw naam, e-mailadres, taal en, indien opgegeven, uw bedrijf op, evenals het land dat wij afleiden uit uw IP-adres. De aanmelding is pas geldig wanneer u op de link in onze bevestigingsmail klikt. Elke nieuwsbrief bevat een link om u af te melden.

Dienstenoverzicht: U kunt het vertrouwelijke gedeelte van ons diensten- en functieoverzicht aanvragen door uw e-mailadres, naam, functie, afdeling, telefoonnummer en bedrijfsnaam, evenals het bedrijfsadres en, indien van toepassing, het handelsregisternummer van de onderneming op te geven. Wij controleren deze gegevens en sturen u vervolgens de vertrouwelijkheidsverklaring en een persoonlijke link die acht dagen geldig is. Indien wij een aanvraag afwijzen, verwijderen wij deze; een eerdere goedkeuring blijft bewaard als bewijs, evenals onze beoordeling van de aanvraag en de e-mails die wij hierover hebben verzonden. De link opent een pagina met uw gegevens. Daar bevestigt u dat u de verklaring hebt gelezen en bevoegd bent om deze namens het bedrijf te aanvaarden, waarna u deze met één klik aanvaardt, waardoor de catalogus wordt geopend. Wij slaan uw gegevens, uw taal, het tijdstip van uw aanvraag en het tijdstip waarop wij de link hebben verzonden op. Indien u de verklaring aanvaardt, leggen wij de aanvaarding vast (de gegevens over het bedrijf en over uzelf, uw telefoonnummer, het tijdstip en de versie van de verklaring), evenals elke toegang tot vertrouwelijke inhoud met vermelding van het tijdstip, de aard (link, pagina, tabel, PDF) en de taal, zoals bepaald in paragraaf 9 van de verklaring. Wij slaan hiervoor geen IP-adres op. Daarna nemen wij alleen contact met u op als u ons daar op de pagina van de catalogus om vraagt.

4. Doeleinden en rechtsgrondslagen

Voor zover wij als verwerkingsverantwoordelijke optreden, verwerken wij uw gegevens op basis van de volgende rechtsgrondslagen:

  • Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b AVG): het ter beschikking stellen van het platform, het beheer van uw account en de facturering
  • Gerechtvaardigde belangen (art. 6, lid 1, onder f AVG): exploitatie en beveiliging van de website, met inbegrip van de serverlogbestanden die 14 dagen worden bewaard ter opsporing en bestrijding van misbruik
  • Wettelijke verplichtingen (art. 6, lid 1, onder c AVG): wettelijke bewaarplichten voor factuur- en boekhoudgegevens
  • Toestemming (art. 6, lid 1, onder a) AVG): marketingcommunicatie, zoals de nieuwsbrief, voor zover u hiermee hebt ingestemd
  • Dienstenoverzicht: controle van uw gegevens, verzending van de link en toegang tot het overzicht op uw verzoek (art. 6, lid 1, onder b) AVG); het logboek van de ontvangst en de toegangen ter staving van de vertrouwelijkheidsverklaring, ons gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f, AVG). Een bericht aan u, indien u daarom verzoekt, is gebaseerd op uw toestemming (art. 6, lid 1, onder a AVG)

Als Zwitserse onderneming is Transpareo AG bovendien onderworpen aan de herziene Zwitserse wet op de gegevensbescherming (nDSG); aan de vereisten daarvan wordt parallel aan de AVG voldaan.

5. Verwerking in opdracht van onze klanten

De product- en pasgegevens die onze klanten op het platform invoeren, verwerken wij als verwerker uitsluitend volgens hun instructies. Indien deze gegevens persoonsgegevens bevatten (zoals de naam van een verantwoordelijke persoon), is de betreffende klant hiervoor de verwerkingsverantwoordelijke. De grondslag hiervoor is de verwerkersovereenkomst overeenkomstig artikel 14 van de Algemene Voorwaarden.

Wij slaan deze gegevens technisch op, verwerken, vertalen en ondertekenen ze, en maken gepubliceerde digitale productpaspoorten via hun permanente URL openbaar toegankelijk. Gepubliceerde passen zijn daarmee openbaar en blijvend raadpleegbaar; bij een pas die in het EU-register is geregistreerd, blijven de gepubliceerde versies bovendien tien jaar lang bewaard in een onwijzigbaar archief (zie paragraaf 10 van de Algemene Voorwaarden).

Het opvragen van beveiligde pasgegevens. Wanneer u zich aanmeldt om beveiligde gegevens van een productpaspoort te raadplegen, registreren wij elke opvraging in opdracht van de klant wiens paspoort u raadpleegt: uw account en de naam waaronder de klant u kent, het paspoort en de versie daarvan, welke velden u hebt ontvangen, via welke weg en op basis van welke machtiging, het tijdstip en een controlesom van het antwoord. Deze gegevens bevatten noch de waarden van de velden, noch uw IP-adres of uw browser. De klant heeft inzage hierin; deze gegevens dienen ter bescherming en als bewijs van vertrouwelijke informatie, op basis van zijn gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f AVG), en worden na vijf jaar verwijderd. Informatie over uw gegevens verstrekt de klant als verwerkingsverantwoordelijke.

Betrokkenen van wie de gegevens in een productpaspoort zijn opgenomen, wenden zich voor de uitoefening van hun rechten tot de betreffende klant als verwerkingsverantwoordelijke. Op diens instructie ondersteunen wij hem bij het beantwoorden van dergelijke verzoeken.

6. Leverancierspagina

Op de leverancierspagina beantwoorden leveranciers verzoeken om informatie over producten en componenten en geven zij een deel daarvan door aan hun eigen leveranciers. De pagina wordt geopend via een link met een pincode en vereist geen account. Voor het gebruik ervan gelden de gebruiksvoorwaarden voor leveranciers.

Voor wie wij gegevens verwerken. Wij verwerken een antwoord in opdracht van degene die het verzoek heeft ingediend: de klant uit wiens werkruimte het afkomstig is, of de leverancier die het heeft doorgegeven. Indien een leverancier een verzoek doorgeeft, verwerken wij de doorgegeven links, de antwoorden daarop en zijn controle van deze antwoorden in zijn opdracht. De betreffende opdrachtgever is de verwerkingsverantwoordelijke; aan hem dient u verzoeken met betrekking tot uw rechten te richten. Wij zijn zelf verantwoordelijk voor de serverlogbestanden en het voorkomen van misbruik, op grond van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige bedrijfsvoering (art. 6, lid 1, onder f, AVG).

Wat wij opslaan:

  • de link en de bijbehorende instellingen: de gestelde vragen, de vervaldatum en het commentaar van de afzender; bij doorsturing ook de naam van de ontvanger en de naam die de doorsturende leverancier voor zichzelf opgeeft
  • de pincode, versleuteld. Een pincode die de afzender heeft aangemaakt, kan hij opnieuw weergeven; een pincode die u zelf kiest, wordt door het platform aan niemand getoond
  • wanneer de link is geopend en beantwoord, onjuiste pincode-invoer en blokkeringen
  • uw antwoord, de verzonden afbeeldingen zonder metagegevens en de automatische vertalingen van uw teksten
  • bij een doorsturing: de antwoorden van uw eigen leveranciers, uw beslissingen daarover en uw opmerkingen
  • welke versie van de gebruiksvoorwaarden, het privacybeleid en, indien van toepassing, de verwerkersovereenkomst u met een antwoord of doorsturing hebt aanvaard, en wanneer
  • een logboek met tijdstip, handeling (openen, deblokkeren, PIN-keuze, verzenden, uploaden, doorsturen, nieuwe PIN, intrekking, feedback, blokkering) en IP-adres

In uw browser. De pagina plaatst een technisch noodzakelijke sessiecookie. Deze registreert welke links u in deze browser hebt ontgrendeld, telkens voor twaalf uur, en in welke taal u de pagina leest; de cookie wordt verwijderd wanneer u de browser sluit. Wat u in het antwoordformulier invoert, wordt lokaal door uw browser opgeslagen, zodat er bij het vernieuwen van de pagina niets verloren gaat. Wij ontvangen dit concept pas wanneer u het verstuurt; daarna verwijdert uw browser het. Afbeeldingen uploadt u al naar ons zodra u ze selecteert.

Wie wat ziet:

  • De klant van wiens werkruimte een aanvraag afkomstig is, ziet het antwoord met de afbeeldingen, het tijdstip waarop de link is geopend en beantwoord, en de logboekvermeldingen met het IP-adres.
  • Van aanvragen die een leverancier doorgeeft, ziet de klant alleen het aantal. De bijbehorende logboekvermeldingen zijn voor de klant verborgen. Ze dienen als bewijs mocht er een geschil ontstaan over het doorsturen van een aanvraag.
  • De leverancier die een aanvraag heeft doorgegeven, ziet de antwoorden van zijn leveranciers en de status van hun links.
  • DeepL SE ontvangt uw geschreven teksten ter vertaling (paragraaf 7).

Hoe lang:

  • Logboekvermeldingen: vijf jaar
  • Afbeeldingen die geen in behandeling zijnd antwoord vermelden en geen gegevensrecord hebben overgenomen: zeven dagen na het uploaden; afbeeldingen van een afgewezen antwoord worden onmiddellijk verwijderd
  • Links, antwoorden, vertalingen en beslissingen: volgens de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke; bij gebrek aan instructies zolang de werkruimte bestaat waaruit de aanvraag afkomstig is (bijlage II, deel B van de verwerkersovereenkomst)
  • Back-ups: 90 dagen
  • Serverlogboeken: zoals vermeld in paragraaf 3

7. Ontvangers en verwerkers

Wij geven persoonsgegevens alleen door voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of voor zover u hiervoor toestemming hebt gegeven. Wij maken gebruik van de volgende zorgvuldig geselecteerde verwerkers, waarmee telkens een verwerkersovereenkomst is gesloten:

  • Hetzner Online GmbH (Duitsland): hosting en objectopslag. Alle platformservers en opgeslagen gegevens bevinden zich in Duitsland.
  • KeyCDN (proinity LLC, Zwitserland): levering van de website en de openbare pagina’s voor het productpaspoort via een Content Delivery Network. Daarbij worden de verbindingsgegevens van de bezoekers (met name het IP-adres) verwerkt op wereldwijd verspreide edge-servers.
  • Stripe (Stripe Payments Europe Ltd. / Stripe, Inc.): betalingsafhandeling en facturering. Hierbij worden betalingsgegevens in de VS verwerkt (zie paragraaf 8).
  • Kreativmedia (Kreativ Media GmbH, Zwitserland): verzending van systeem- en meldings-e-mails via een SMTP-relay.
  • DeepL SE (Duitsland): automatische vertaling van inhoud binnen de EU-gegevensruimte.

8. Doorgifte van gegevens naar het buitenland

Onze volledige hostinginfrastructuur en alle daarop opgeslagen gegevens bevinden zich in Duitsland en dus binnen de EU/EER-gegevensruimte.

Voor de levering via het Content Delivery Network van KeyCDN (bereikbaar via cdn.transpareo.com) kunnen verzoeken van bezoekers worden verwerkt door edge-servers buiten de EU/EER. Via het netwerk wordt uitsluitend openbaar toegankelijke inhoud geleverd; de in Duitsland opgeslagen stamgegevens blijven hierdoor onaangetast. Eventuele doorgiften zijn gewaarborgd overeenkomstig hoofdstuk V van de AVG in de verwerkersovereenkomst die wij met de exploitant van KeyCDN hebben gesloten.

Een doorgifte naar de VS vindt uitsluitend plaats in het kader van de betalingsafhandeling via Stripe. Deze doorgifte is gewaarborgd door de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie en door de deelname van Stripe aan het EU-VS-kader voor gegevensbescherming.

Transpareo AG is gevestigd in Zwitserland. Voor gegevensoverdrachten vanuit de EU naar Zwitserland geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie; het Zwitserse niveau van gegevensbescherming wordt als gelijkwaardig beschouwd.

9. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens slechts zo lang als nodig is voor de betreffende doeleinden:

  • Serverlogbestanden: 14 dagen
  • Back-ups: 90 dagen; daarna worden deze binnen 30 dagen definitief verwijderd
  • Accountgegevens: voor de duur van de contractuele relatie
  • Factuurgegevens: 10 jaar (wettelijke bewaarplicht)
  • Supportverzoeken: 3 jaar na afhandeling van het verzoek
  • Toestemmingen voor marketingdoeleinden: totdat u deze intrekt. Daarna bewaren wij uw contactgegevens en de datum van toestemming en intrekking als bewijs, zodat wij u niets meer toezenden
  • Aanmeldingen voor de nieuwsbrief zonder bevestiging: 30 dagen
  • Dienstenoverzicht: afgewezen verzoeken onmiddellijk; verzoeken waarbij de geheimhoudingsverklaring niet is aanvaard, 30 dagen na het laatste verzoek of de laatste link; geaccepteerde verzoeken, samen met het protocol van aanvaarding en de toegangen, vijf jaar na de laatste toegang, zolang de verplichtingen uit hoofde van de verklaring van kracht zijn
  • Verzonden e-mails: Een kopie van elke e-mail die wij verzenden (ontvanger, onderwerp, tekst) blijft in ons verzendlogboek bewaard zolang wij deze nodig hebben voor eventuele vragen en als bewijs van verzending
  • Leverancierspagina: zie paragraaf 6

Product- en pasgegevens die wij in opdracht van onze klanten verwerken, bewaren wij volgens hun instructies; gepubliceerde en geregistreerde pasversies vallen onder de archiveringstermijn van tien jaar overeenkomstig paragraaf 10 van de Algemene Voorwaarden.

10. Cookies en tracking

Wij gebruiken uitsluitend technisch noodzakelijke cookies voor de werking van onze website (bijv. inlogsessie). Wij maken geen gebruik van analyse- of trackingcookies.

Wanneer u de vertrouwelijke dienstencatalogus opent, registreert hetzelfde sessiecookie dat u deze in deze browser mag bekijken. Het wordt beëindigd wanneer u de browser sluit.

We zien bewust af van trackingtechnologieën van derde partijen (Google Analytics, Facebook Pixel, enz.). Onze interne statistieken voldoen aan de privacywetgeving en registreren geen persoonsgebonden profielen.

11. Rechten van betrokkenen

Als betrokkene hebt u de volgende rechten ten opzichte van Transpareo:

  • Toegang tot gegevens (art. 15 AVG): U kunt te allen tijde inzage vragen in de gegevens die over u zijn opgeslagen.
  • Rectificatie (art. 16 AVG): U kunt verzoeken om correctie van onjuiste gegevens of om aanvulling van onvolledige gegevens.
  • Verwijdering (art. 17 AVG): U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, voor zover er geen wettelijke bewaarplichten zijn die dit in de weg staan.
  • Beperking van de verwerking (art. 18 AVG): U kunt onder bepaalde voorwaarden verzoeken om beperking van de verwerking van uw gegevens.
  • Overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG): U kunt uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat ontvangen of rechtstreeks naar een andere verwerkingsverantwoordelijke laten overdragen.
  • Bezwaar (art. 21 AVG): U kunt bezwaar maken tegen verwerking die is gebaseerd op gerechtvaardigde belangen.
  • Intrekking van de toestemming (art. 7, lid 3 AVG): U kunt een verleende toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken.
  • Klacht (art. 77 AVG): U kunt een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (zie paragraaf 14).

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats, met inbegrip van profilering in de zin van art. 22 AVG.

12. Gegevensbeveiliging

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van uw gegevens:

  • Versleuteling van alle gegevens tijdens de overdracht (TLS)
  • Een aparte database per klant
  • Versleutelde opslag van toegangsgegevens en andere vertrouwelijke informatie in de database, met een eigen sleutel per werkruimte
  • Versleutelde back-ups
  • Hosting bij een ISO 27001-gecertificeerde provider in Duitsland
  • Voortdurende monitoring van de systemen, evenals regelmatige beveiligingsupdates en beveiligingsversterking

13. Functionaris voor gegevensbescherming en EU-vertegenwoordiger

We hebben een externe functionaris voor gegevensbescherming aangesteld:

DGD Deutsche Gesellschaft für Datenschutz Prof. Dr. h.c. Heiko Jonny Maniero
Franz-Joseph-Str. 11
80801 München, Duitsland

E-mail: Telefoon: +49 (0)178 6264376

Als onderneming met zetel buiten de EU hebben wij overeenkomstig artikel 27 van de AVG een vertegenwoordiger in de EU aangewezen. Deze functie wordt vervuld door de hierboven genoemde DGD Deutsche Gesellschaft für Datenschutz.

14. Contact

Voor vragen over gegevensbescherming en de uitoefening van uw rechten kunt u contact opnemen met:

Contactpersoon voor gegevensbescherming bij Transpareo AG E-mail:

U hebt bovendien het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming - in Zwitserland bij de Federale Commissaris voor gegevensbescherming en openbaarheid (EDÖB), in de EU bij de toezichthoudende autoriteit van uw lidstaat.

Ons uitgebreide transparantiedocument met alle details over onze verwerkingsactiviteiten kunt u hier downloaden: Transparantiedocument (PDF)

Stand: 6 november 2026

Definities

In deze verklaring worden de begrippen uit de AVG gebruikt. Hieronder volgt een korte toelichting op de belangrijkste begrippen:

  • Persoonsgegevens: alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
  • Betrokkene: de natuurlijke persoon wiens persoonsgegevens worden verwerkt.
  • Verwerking: elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens (bijv. verzamelen, opslaan, wijzigen, doorgeven, verwijderen).
  • Beperking van de verwerking: het markeren van opgeslagen gegevens met als doel de toekomstige verwerking ervan te beperken.
  • Profilering: geautomatiseerde verwerking ter beoordeling van persoonlijke aspecten van een persoon.
  • Pseudonimisering: verwerking op een zodanige wijze dat de gegevens zonder aanvullende, afzonderlijk bewaarde informatie niet meer aan een persoon kunnen worden gekoppeld.
  • Verwerkingsverantwoordelijke: degene die alleen of gezamenlijk beslist over de doeleinden en middelen van de verwerking.
  • Verwerker: degene die persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke.
  • Ontvanger: degene aan wie gegevens worden verstrekt, ongeacht of het een derde betreft of niet; overheidsinstanties in het kader van een onderzoeksopdracht worden niet als ontvangers beschouwd.
  • Derde: elke persoon behalve de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke, de verwerker en de personen die onder hun verantwoordelijkheid handelen.
  • Toestemming: de vrijwillige, voor het concrete geval, op geïnformeerde wijze en ondubbelzinnig gegeven instemming van de betrokkene.