Perjanjian Pemrosesan Pesanan (AVV)

Klausul Kontrak Standar

Teks resmi menurut EUR-Lex (CELEX 32021D0915), Lampiran Keputusan. Opsi yang dipilih ditandai dengan [Pilihan: …], sedangkan yang tidak dipilih dicoret; selain itu, teksnya tetap tidak berubah.

Bagian II: Kewajiban Para Pihak

Klausul 6: Deskripsi Pemrosesan

Rincian proses ### pemrosesan, khususnya kategori data pribadi dan tujuan pemrosesan data pribadi atas nama Pengendali Data, tercantum dalam Lampiran II.

Klausul 7: Kewajiban Para Pihak

7.1. Instruksi

a) Pihak yang diangkat untuk memproses data hanya akan memproses data pribadi berdasarkan instruksi tertulis dari Pengendali Data, kecuali jika ia diwajibkan untuk memproses data tersebut berdasarkan hukum Uni Eropa atau hukum negara anggota yang berlaku baginya. Dalam hal demikian, Pemroses Data akan memberitahukan persyaratan hukum tersebut kepada Pengendali Data sebelum pemrosesan dilakukan, kecuali jika hukum yang bersangkutan melarang hal tersebut demi kepentingan publik yang penting. Pengendali Data dapat memberikan instruksi tambahan selama seluruh masa pemrosesan data pribadi. Instruksi-instruksi ini harus selalu didokumentasikan.

b) Pemroses data segera memberi tahu Pengendali Data jika ia berpendapat bahwa instruksi yang diberikan oleh Pengendali Data bertentangan dengan Peraturan (UE) 2016/679, Peraturan (UE) 2018/1725, atau ketentuan perlindungan data yang berlaku di Uni Eropa atau negara-negara anggota.

7.2. Pembatasan Tujuan

Pihak yang memproses data hanya akan memproses data pribadi untuk tujuan spesifik yang disebutkan dalam Lampiran II, kecuali jika menerima instruksi lebih lanjut dari Pengendali Data.

7.3. Jangka Waktu Pemrosesan Data Pribadi

Data hanya akan diproses oleh Pihak yang Memproses Data selama jangka waktu yang disebutkan dalam Lampiran II.

7.4. Keamanan Pemrosesan

a) Pihak yang Memproses Data mengambil setidaknya langkah-langkah teknis dan organisasi yang tercantum dalam Lampiran III untuk menjamin keamanan data pribadi. Hal ini mencakup perlindungan data dari pelanggaran keamanan yang, baik secara tidak sengaja maupun melanggar hukum, mengakibatkan penghancuran, kehilangan, perubahan, atau pengungkapan tanpa izin atas data tersebut, maupun akses tanpa izin terhadap data tersebut (selanjutnya disebut “pelanggaran perlindungan data pribadi”). Dalam menilai tingkat perlindungan yang wajar, para pihak mempertimbangkan dengan semestinya perkembangan teknologi terkini, biaya implementasi, jenis, cakupan, keadaan, dan tujuan pemrosesan, serta risiko yang terkait bagi subjek data.

b) Pihak yang memproses data hanya memberikan akses kepada karyawannya terhadap data pribadi yang menjadi objek pemrosesan sejauh hal tersebut mutlak diperlukan untuk pelaksanaan, pengelolaan, dan pengawasan perjanjian ini. Pihak yang memproses data atas nama pihak lain memastikan bahwa orang-orang yang berwenang memproses data pribadi yang diterima telah berkomitmen untuk menjaga kerahasiaan atau terikat oleh kewajiban kerahasiaan hukum yang sesuai.

7.5. Data Sensitif

Apabila pemrosesan tersebut melibatkan data pribadi yang mengungkapkan asal ras atau etnis, pendapat politik, keyakinan agama atau filosofis, atau keanggotaan serikat pekerja, atau yang mengandung data genetik atau data biometrik untuk tujuan identifikasi unik seorang individu, data mengenai kesehatan, kehidupan seksual, atau orientasi seksual seseorang, atau data mengenai putusan pidana dan tindak pidana (selanjutnya disebut “data sensitif”), maka Pemroses Data akan menerapkan batasan khusus dan/atau jaminan tambahan.

7.6. Dokumentasi dan Kepatuhan terhadap Klausul-klausulini

a) Para Pihak harus dapat membuktikan kepatuhan terhadap klausul-klausul ini.

b) Pemroses Data harus menanggapi permintaan dari Pengendali Data terkait pemrosesan data sesuai dengan klausul-klausul ini secara segera dan dengan cara yang wajar.

c) Pemroses data menyediakan kepada Pengendali Data semua informasi yang diperlukan untuk membuktikan kepatuhan terhadap ketentuan-ketentuan yang ditetapkan dalam klausul-klausul ini dan yang secara langsung diatur dalam Peraturan (UE) 2016/679 dan/atau Peraturan (UE) 2018/1725. Atas permintaan Pengendali Data, Pemroses Data juga mengizinkan pemeriksaan terhadap kegiatan pemrosesan yang tercakup dalam klausul-klausul ini pada interval yang wajar atau jika terdapat indikasi ketidakpatuhan, serta berkontribusi dalam pemeriksaan tersebut. Dalam memutuskan untuk melakukan peninjauan atau pemeriksaan, Pengendali Data dapat mempertimbangkan sertifikasi yang relevan dari Pemroses Data.

d) Pengendali Data dapat melakukan pemeriksaan sendiri atau menunjuk pemeriksa independen. Pemeriksaan tersebut juga dapat mencakup inspeksi di lokasi atau fasilitas fisik Pemroses Data dan, jika perlu, dilakukan dengan pemberitahuan sebelumnya yang wajar.

e) Para pihak akan menyediakan informasi yang disebutkan dalam klausul ini, termasuk hasil pemeriksaan, kepada otoritas pengawas yang berwenang atas permintaan.

7.7. Penggunaan Pengolah Subkontrak

a) OPSI 2: IZIN TERTULIS UMUM: Pemroses Data memiliki izin umum dari Pengendali Data untuk menunjuk sub-pemroses data yang tercantum dalam daftar yang telah disepakati. Pihak Pengolah Data secara tegas memberitahukan kepada Pengendali Data setidaknya 30 hari sebelumnya secara tertulis mengenai semua perubahan yang direncanakan terhadap daftar tersebut dengan menambahkan atau mengganti sub-pengolah data, sehingga memberikan waktu yang cukup kepada Pengendali Data, untuk mengajukan keberatan terhadap perubahan tersebut sebelum subpemroses data yang bersangkutan ditunjuk. Pemroses Data menyediakan informasi yang diperlukan kepada Pengendali Data agar Pengendali Data dapat menggunakan hak keberatannya. [Pilihan: Opsi 2, batas waktu 30 hari; daftar yang disepakati tercantum dalam Lampiran IV]

b) Apabila Pengolah Data menugaskan sub-pengolah data untuk melaksanakan kegiatan pemrosesan tertentu (atas nama Pengendali Data), maka penugasan tersebut harus dilakukan melalui perjanjian yang membebankan kewajiban perlindungan data yang pada dasarnya sama kepada sub-pengolah data seperti yang berlaku bagi pengolah data sesuai dengan klausul-klausul ini. Pihak Pengolah Data memastikan bahwa sub-pengolah data memenuhi kewajiban yang harus dipenuhi oleh Pihak Pengolah Data sesuai dengan klausul-klausul ini dan sesuai dengan Peraturan (UE) 2016/679 dan/atau Peraturan (UE) 2018/1725.

c) Pemroses Data akan menyediakan salinan perjanjian subkontrak tersebut serta perubahan-perubahan selanjutnya kepada Pengendali Data atas permintaan Pengendali Data. Sejauh diperlukan untuk melindungi rahasia dagang atau informasi rahasia lainnya, termasuk data pribadi, Pemroses Data dapat menyamarkan isi perjanjian tersebut sebelum menyerahkan salinannya.

d) Pemroses data bertanggung jawab sepenuhnya kepada Pengendali Data atas kepatuhan sub-pemroses data terhadap kewajibannya sesuai dengan perjanjian yang disepakati dengan Pemroses data. Pemroses data akan memberi tahu Pengendali Data jika sub-pemroses data tidak memenuhi kewajiban kontraktualnya.

e) Pemroses Data menyepakati klausul pihak ketiga yang diuntungkan dengan sub-pemroses data, yang menyatakan bahwa Pengendali Data - dalam hal Pemroses Data secara faktual atau hukum tidak lagi ada atau mengalami kebangkrutan - berhak untuk mengakhiri perjanjian subkontrak dan memerintahkan pemroses subkontrak untuk menghapus atau mengembalikan data pribadi.

7.8. Pengiriman Data Internasional

a) Setiap pengiriman data oleh Pemroses Data ke negara ketiga atau organisasi internasional dilakukan semata-mata berdasarkan instruksi tertulis dari Pengendali Data atau untuk mematuhi ketentuan khusus sesuai dengan hukum Uni Eropa atau hukum negara anggota tempat Pemroses Data tunduk, dan harus sesuai dengan Bab V Peraturan (UE) 2016/679 atau Peraturan (UE) 2018/1725.

b) Pengendali Data menyetujui bahwa dalam hal Pemroses Data menggunakan sub-pemroses data sesuai dengan Klausul 7.7 untuk melaksanakan kegiatan pemrosesan tertentu (atas nama Pengendali Data) dan kegiatan pemrosesan tersebut melibatkan pengiriman data pribadi sebagaimana dimaksud dalam Bab V Peraturan (UE) 2016/679, maka Pengolah Data dan sub-pengolah data dapat memastikan kepatuhan terhadap Bab V Peraturan (UE) 2016/679 dengan menggunakan klausul kontrak standar yang ditetapkan oleh Komisi sesuai dengan Pasal 46 ayat 2 Peraturan (UE) 2016/679, asalkan persyaratan untuk penerapan klausul kontrak standar tersebut terpenuhi.

Klausul 8: Dukungan kepada Pengendali Data

a) Pemroses data segera memberitahukan kepada pengendali data mengenai setiap permohonan yang diterimanya dari subjek data. Pemroses data tidak menjawab permohonan tersebut sendiri, kecuali jika telah diberi wewenang oleh pengendali data.

b) Dengan mempertimbangkan sifat pemrosesan, Pemroses Data akan mendukung Pengendali Data dalam memenuhi kewajibannya untuk menanggapi permohonan dari subjek data terkait pelaksanaan hak-hak mereka. Dalam memenuhi kewajibannya sesuai dengan huruf a dan b, Pemroses Data harus mengikuti petunjuk dari Pengendali Data.

c) Selain kewajiban Pemroses Data untuk membantu Pengendali Data sesuai dengan Klausul 8 huruf b, Pemroses Data juga membantu Pengendali Data dalam mematuhi kewajiban-kewajiban berikut ini dengan mempertimbangkan jenis pemrosesan data dan informasi yang tersedia baginya:

• 1) Kewajiban untuk melakukan penilaian dampak proses pemrosesan yang direncanakan terhadap perlindungan data pribadi (selanjutnya disebut “Penilaian Dampak Privasi”), apabila suatu bentuk pemrosesan diperkirakan akan menimbulkan risiko tinggi terhadap hak dan kebebasan individu;
• 2) Kewajiban untuk berkonsultasi dengan otoritas pengawas yang berwenang sebelum melakukan pemrosesan, apabila penilaian dampak perlindungan data menunjukkan bahwa pemrosesan tersebut akan menimbulkan risiko tinggi, kecuali jika Pengendali Data mengambil langkah-langkah untuk memitigasi risiko tersebut;
• 3) Kewajiban untuk memastikan bahwa data pribadi akurat secara faktual dan terkini, dengan cara pengolah data segera memberitahukan kepada pengendali data apabila ia menemukan bahwa data pribadi yang diolahnya tidak akurat atau sudah kedaluwarsa;
• 4) Kewajiban sesuai dengan Pasal 32 Peraturan (UE) 2016/679. [Pilihan: Opsi 1]

d) Para pihak menetapkan dalam Lampiran III langkah-langkah teknis dan organisasi yang sesuai untuk mendukung Pengendali Data oleh Pemroses Data dalam penerapan klausul ini, serta ruang lingkup dan cakupan dukungan yang diperlukan.

Klausul 9: Pelaporan Pelanggaran Perlindungan Data Pribadi

Apabila terjadi ### pelanggaran perlindungan data pribadi, Pemroses### Dataakan bekerja sama dengan Pengendali Data dan memberikan dukungan yang sesuai agar Pengendali Data dapat memenuhi kewajibannya sesuai dengan Pasal 33 dan 34 Peraturan (UE) 2016/679 atau, jika berlaku, Pasal 34 dan 35 Peraturan (UE) 2018/1725, dengan mempertimbangkan jenis pemrosesan dan informasi yang tersedia bagi Pemroses Data.

9.1. Pelanggaran perlindungan data yang diproses oleh Pengendali Data

Apabila terjadi pelanggaran perlindungan data pribadi sehubungan dengan data yang diproses oleh Pengendali Data, Pemroses Data akan mendukung Pengendali Data sebagai berikut:

a) dalam melaporkan pelanggaran perlindungan data pribadi tersebut secara segera kepada otoritas pengawas yang berwenang, setelah Pengendali Data mengetahui adanya pelanggaran tersebut, jika relevan (kecuali jika pelanggaran perlindungan data pribadi tersebut diperkirakan tidak menimbulkan risiko terhadap hak dan kebebasan pribadi individu);

b) dalam mengumpulkan informasi berikut ini, yang harus dicantumkan dalam laporan Pengendali sesuai dengan Pasal 33 ayat 3 Peraturan (UE) 2016/679, di mana informasi tersebut setidaknya harus mencakup hal-hal berikut: [Pilihan: Opsi 1]

• 1) jenis data pribadi, sejauh mungkin, dengan menyebutkan kategori dan perkiraan jumlah orang yang terkena dampak, serta kategori dan perkiraan jumlah catatan data pribadi yang terpengaruh;
• 2) konsekuensi yang mungkin timbul akibat pelanggaran perlindungan data pribadi;
• 3) tindakan yang telah diambil atau diusulkan oleh Pengendali Data untuk mengatasi pelanggaran perlindungan data pribadi tersebut, serta, jika perlu, tindakan untuk memitigasi dampak merugikan yang mungkin timbul.

Apabila dan sejauh tidak semua informasi tersebut dapat disediakan pada saat yang sama, pemberitahuan awal harus memuat informasi yang tersedia pada saat itu, dan informasi tambahan akan disediakan sesegera mungkin tanpa penundaan yang tidak wajar begitu informasi tersebut tersedia;

c) dalam rangka memenuhi kewajiban sesuai dengan Pasal 34 Peraturan (UE) 2016/679, yaitu memberitahukan kepada subjek data tanpa penundaan mengenai pelanggaran perlindungan data pribadi, jika pelanggaran tersebut diperkirakan akan menimbulkan risiko tinggi terhadap hak dan kebebasan individu. [Pilihan: Opsi 1]

9.2. Pelanggaran perlindungan data yang diproses oleh Pengolah Data

Apabila terjadi pelanggaran perlindungandata pribadi sehubungan dengan data yangdiprosesoleh Pengolah Data, Pengolah Data harus segera melaporkannya kepada Pengendali Data setelah mengetahui adanya pelanggaran tersebut. Laporan tersebut setidaknya harus memuat informasi berikut:

a) deskripsi mengenai jenis pelanggaran (sebaiknya disertai dengan kategori serta perkiraan jumlah orang yang terkena dampak dan perkiraan jumlah catatan data yang terpengaruh);

b) detail kontak dari titik kontak yang dapat dihubungi untuk memperoleh informasi lebih lanjut mengenai pelanggaran perlindungan data pribadi;

c) konsekuensi yang diperkirakan serta tindakan yang telah diambil atau diusulkan untuk mengatasi pelanggaran perlindungan data pribadi tersebut, termasuk tindakan untuk memitigasi dampak merugikan yang mungkin timbul.

Apabila dan sejauh tidak semua informasi tersebut dapat disediakan pada saat yang sama, pemberitahuan awal harus memuat informasi yang tersedia pada saat itu, dan informasi tambahan akan disediakan sesegera mungkin tanpa penundaan yang tidak wajar begitu informasi tersebut tersedia.

Para Pihak menetapkan dalam Lampiran III semua informasi lain yang harus disediakan oleh Pengolah Data untuk membantu Pengendali Data dalam memenuhi kewajibannya sesuai dengan Pasal 33 dan 34 Peraturan (UE) 2016/679. [Pilihan: Opsi 1]

Lampiran I: Daftar Para Pihak

Pihak yang Memproses Data atas Permintaan

Transpareo AG, Tech Cluster Zug, Oberallmendstrasse 18, 6300 Zug, Swiss, Nomor Identifikasi Pajak (UID) CHE-220.381.580, diwakili oleh Günter Reichelt, Ketua Dewan Direksi. Kontak: privacy@mail.transpareo.com.

Petugas Perlindungan Data dan Perwakilan di Uni Eropa sesuai Pasal 27 GDPR: DGD Deutsche Gesellschaft für Datenschutz, Prof. Dr. h.c. Heiko Jonny Maniero, Franz-Joseph-Str. 11, 80801 München, Jerman, info@mail.dg-datenschutz.de.

Transpareo berkedudukan di Swiss, yang telah mendapatkan Keputusan Kesesuaian dari Komisi (2000/518/EG). Data disimpan di Jerman.

Pengendali Data

Transpareo menandatangani klausul-klausul ini secara terpisah dengan setiap Pengendali Data. Pihak yang Bertanggung Jawab adalah salah satu dari berikut ini:

1. seorang pelanggan yang menggunakan platform Transpareo sesuai dengan Syarat dan Ketentuan Umum (S&K). Nama, alamat, dan narahubung adalah informasi yang diberikan saat menandatangani perjanjian melalui platform dan diperbarui dalam akunnya; narahubung adalah pemilik akun. Klausul-klausul ini dianggap telah disepakati sejak penandatanganan perjanjian ini (Pasal 14 Ketentuan Umum).
2. pemasok yang meneruskan permintaan kepada pemasoknya sendiri melalui halaman pemasok. Pihak yang Bertanggung Jawab adalah perusahaan yang dituju oleh tautan yang digunakan untuk meneruskan permintaan tersebut, sebagaimana disebutkan dalam permintaan itu sendiri. Kontak adalah pihak yang meneruskan permintaan tersebut, dengan nama dan alamat email yang ia cantumkan saat meneruskannya. Pemasok menyetujui ketentuan-ketentuan ini dengan menerimanya atas nama perusahaannya saat meneruskan permintaan; Transpareo menyimpan versi yang telah disetujui beserta waktu penerusan tautan tersebut. Selain itu, Ketentuan Penggunaan untuk Pemasok juga berlaku baginya.

Transpareo menunjuk petugas perlindungan data dari pihak yang bertanggung jawab segera setelah pihak tersebut menunjuknya.

Syarat dan Ketentuan Umum atau Ketentuan Penggunaan untuk Pemasok masing-masing merupakan perjanjian utama. Klausul-klausul tersebut disepakati secara elektronik (Pasal 28 Ayat 9 GDPR); tanggal bergabung adalah waktu penandatanganan.

Lampiran III: Langkah-langkah Teknis dan Organisasi

Enkripsi dan Pseudonimisasi

• Semua koneksi dienkripsi menggunakan TLS.
• Data akses dan informasi rahasia lainnya (PIN, kunci untuk kode sekali pakai, akses SMTP, kunci API) disimpan dalam basis data dalam bentuk terenkripsi menggunakan AES-256-GCM, dengan kunci tersendiri untuk setiap ruang kerja.
• Cadangan data dienkripsi.
• Statistik pengunjung hanya menyimpan alamat IP sebagai nilai hash dengan kunci rahasia. Kunjungan ke halaman pemasok tidak dimasukkan ke dalamnya.

Pemisahan

• Setiap pelanggan memiliki basis data tersendiri.

Keamanan Fisik

• Server dan penyimpanan objek berlokasi di pusat data Hetzner Online GmbH di Falkenstein, Jerman, yang bersertifikat ISO 27001.

Identifikasi dan Otorisasi

• Kata sandi hanya disimpan sebagai hash bcrypt.
• Otentikasi dua faktor dengan kode sekali pakai atau kunci keamanan tersedia bagi semua pengguna; pelanggan dapat mewajibkannya untuk ruang kerjanya.
• Sesi akan berakhir setelah periode tanpa aktivitas yang ditetapkan oleh pelanggan (pengaturan default delapan jam).
• Di ruang kerja, berlaku peran dan izin yang ditetapkan oleh pelanggan.
• Karyawan Transpareo hanya dapat membuka ruang kerja melalui proses masuk atas nama pelanggan, yang dicatat dalam log platform dan log keamanan ruang kerja.
• Sisi pemasok: Tautan tersebut berisi kunci acak yang terdiri dari 16 karakter (80 bit); tanpa PIN, halaman tersebut tidak menampilkan apa pun dari set data. Setelah lima kali memasukkan PIN yang salah, tautan akan diblokir selama 15 menit. Setiap alamat IP dibatasi maksimal 120 kali akses per menit. Saat pemblokiran dicabut, sesi tersebut akan mendapatkan ID baru. Halaman ini diblokir dari mesin pencari dan tidak membagikan alamatnya ke situs pihak ketiga.

Pencatatan

• Perubahan pada catatan data dan aktivitas di halaman pemasok dicatat beserta waktu, pelaku, dan alamat IP, serta disimpan selama lima tahun; sedangkan proses masuk dan peristiwa keamanan lainnya disimpan selama satu tahun.
• Log server dihapus setelah 14 hari.

Integritas

• Gambar dari pemasok disimpan tanpa metadata di area terlindungi di luar penyimpanan publik, hingga proses verifikasi menyetujuinya. Sebuah respons baru akan mengubah catatan data setelah verifikasi selesai.
• Versi kata sandi yang dipublikasikan ditandatangani secara kriptografis.

Ketersediaan dan Pemulihan

• Setiap empat jam, basis data dan berkas dari setiap ruang kerja aktif dicadangkan, dienkripsi, dan disimpan terpisah dari server di penyimpanan objek di Jerman. Salinan lokal dihapus setelah empat hari. Cadangan di penyimpanan objek disimpan selama 90 hari dan dihapus secara permanen dalam waktu 30 hari berikutnya.
• Layanan dan server dipantau secara terus-menerus; pembaruan keamanan diinstal secara berkala.
• Transpareo meninjau langkah-langkah ini secara berkala dan menyesuaikannya dengan perkembangan teknologi terkini.

Dukungan bagi Pengendali Data (Klausul 8 dan 9)

• Seorang pelanggan dapat melihat, memperbaiki, dan menghapus data ruang kerjanya di platform. Seorang pemasok dapat melihat tanggapan atas permintaan pembagian datanya di halaman pemasok dan dapat mencabut setiap tautan yang telah dibagikan.
• Permohonan dari pihak yang bersangkutan yang diterima oleh Transpareo akan segera diteruskan oleh Transpareo kepada pihak yang bertanggung jawab.
• Pemberitahuan sesuai Klausul 7.7 dan 9.2 dikirim melalui email kepada pemilik akun pelanggan dan ke alamat email yang diberikan pemasok saat melakukan pembagian. Titik kontak sesuai Klausul 9.2 huruf b adalah privacy@mail.transpareo.com.
• Pemberitahuan sesuai dengan klausul 9.2 juga harus mencantumkan waktu terjadinya pelanggaran dan waktu penemuannya, serta area kerja atau tautan yang terpengaruh.

Tambahan dari Swiss

Penambahan ini merupakan klausul tambahan setelah Klausul 2 huruf b. Sejauh pemrosesan tersebut tunduk pada Undang-Undang Federal Swiss tentang Perlindungan Data (DSG):

1. setiap rujukan terhadap Peraturan (UE) 2016/679 juga dianggap sebagai rujukan terhadap ketentuan yang sesuai dalam DSG, yaitu Pasal 28 GDPR merujuk pada Pasal 9 DSG, Pasal 32 merujuk pada Pasal 8, Pasal 33 dan 34 mengacu pada Pasal 24, Pasal 35 dan 36 mengacu pada Pasal 22 dan 23, Bab V terhadap Pasal 16 hingga 18, hak-hak subjek data terhadap Pasal 25 hingga 32 DSG, dan data sensitif sesuai Klausul 7.5 terhadap data pribadi yang memerlukan perlindungan khusus sesuai Pasal 5 huruf c DSG;
2. Otoritas pengawas yang berwenang adalah Komisioner Perlindungan Data dan Keterbukaan Informasi Federal (EDÖB); kewenangan otoritas pengawas berdasarkan GDPR tetap berlaku;
3. Hukum Swiss juga dianggap sebagai hukum negara anggota.

Tanggal: 8 Oktober 2026