Procesy, které vědí, na kom je řada

Pátek, krátce před pátou. Oddělení textilu odpovědělo: složení vláken a gramáž nových běžeckých kalhot, k tomu fotka štítku s pokyny k údržbě. Kdo to teď zkontroluje? A kdo se v pondělí dozví, že lze podepsat pas výrobku k těmto běžeckým kalhotám?

V mnoha firmách na tuto otázku odpoví přeposlaný e-mail, tabulka se sloupcem „Stav“ nebo kolegyně, která si na to náhodou vzpomene. V Transpareo na ni odpovídají úkoly a od nynějška se tyto procesy díky n8n propojí i s vašimi dalšími nástroji.

Úkol pro každý pohyb rukou

Úkol je něco, o co jedna osoba požádá druhou: zkontrolovat prohlášení dodavatele, doplnit chybějící pokyny k údržbě, odpovědět zkušebně. Úkol je určen jedné osobě nebo celé skupině, obsahuje termín splnění, prioritu a příslušné soubory a je přiřazen k danému produktu.

Při skupinovém úkolu si ho vezme ten, kdo po něm sáhne jako první, a všichni ostatní vidí, kdo ho má. Nic tak nezůstane ležet ladem, protože každý si myslí, že se o to postará někdo jiný.

Kdo je na řadě, je uvedeno v zadání.

Číslo vedle zvonku udává, co vás čeká. Zkoušky vám budou navíc zaslány e-mailem, jakmile budou přiděleny, a vše ostatní shrnuje jeden ranní e-mail: co je nového a co je po termínu. V den, kdy není ani jedno z toho, e-mail nepřijde.

Ověřit, než něco vstoupí v platnost

Běžecké kalhoty čekají dvě zkoušky.

První se týká odpovědi z pletárny. Ta se dostane ke všem, kdo mají oprávnění produkt zpracovávat, a každý z nich rozhoduje o každém poli zvlášť: přijmout, opravit nebo vrátit s poznámkou. Teprve až nebudou žádná pole otevřená, vznikne z toho nová verze produktu.

Druhá žádost čeká na podpis. Pokud o podpis požádá někdo, kdo nemá oprávnění pasy zveřejňovat, je tato žádost předána ke kontrole všem, kteří mají oprávnění pasy zveřejňovat a upravovat. Pas zůstane v původním stavu, dokud někdo nerozhodne. Kontrola uvádí, co schválení znamená, a uvádí otevřená doporučení z validace.

Mezi úkoly patří také dotazy na dodavatele

Odpověď z pletárny nepřišla náhodou. Před třemi týdny se někdo z nákupního oddělení obrátil přímo na pletárnu s dotazem a tento dotaz je sám o sobě úkolem: patří osobě, která jej odeslala, a je třeba jej splnit v den, kdy vyprší platnost odkazu pletárny. Do té doby zůstává u ní mezi úkoly, které čekají na ostatní, a pletárna dostane před uplynutím lhůty připomenutí.

Odpovědí se úkol vyřídí a začíná kontrola. Pokud oddělení nákupu žádost stáhne nebo vyprší její platnost bez odpovědi, úkol se uzavře s uvedením tohoto důvodu. Pokud mají zaměstnanci pletárny vlastní přístup k správci aplikace, objeví se jim tato žádost také jako úkol.

Popř. dotazy jsou uvedeny ve stejné tabulce jako všechny úkoly a vy tak můžete na jednom místě sledovat spolupráci s dodavateli i práci uvnitř firmy.

Propojení s n8n a vašimi dalšími nástroji

n8n je nástroj, ve kterém můžete sestavovat pracovní postupy z modulů bez nutnosti programování. Pro Transpareo je nyní k dispozici vlastní modul. Dokud jej n8n neotestuje, je k dispozici v n8n instalacích provozovaných vlastními silami. Propojíte jej s adresou svého pracovního prostoru a přístupem, který vytvoříte v správci aplikace, a určíte, k čemu má tento přístup oprávnění.

Průběh se může spustit, jakmile je pas zveřejněn nebo stažen, nebo jakmile je produkt, komponenta či pas nově vytvořen nebo změněn. Je-li pas k běžeckým kalhotám podepsán, průběh to nahlásí vašemu obchodnímu systému a informuje o tom tým v chatu. Naopak, automatizovaný proces vytvoří nový produkt z vašeho systému správy zboží v Transpareo a zadá týmu produktového vývoje úkol doplnit pokyny k údržbě.

Kdo si raději vytvoří vlastní řešení, najde totéž ve veřejném popisu našeho rozhraní: události z průkazu se odesílají jako podepsaná zpráva na adresu podle vašeho výběru, takže příjemce může ověřit, že pochází od společnosti Transpareo, nebo je můžete číst postupně.

Rozhodnutí zůstává na lidech

Proces s vlastním přístupem jedná samostatně. Žádá lidi o něco a může svou žádost stáhnout nebo ji znovu předložit. Úkol může převzít a splnit pouze člověk.

Postup může vyžadovat provedení kontroly. Rozhodnutí činí člověk.

Co může daný proces provádět, určujete pomocí jeho přístupových oprávnění, a to tak přesně, jak je to nutné. Pokud mu nějaké oprávnění chybí, Transpareo volání zamítne a uvede, o jaké oprávnění se jedná. Postup bez oprávnění k publikování tedy nemůže podepsat pas, může však někoho požádat, aby jej zkontroloval a publikoval.

Díky tomu se některé procesy o krok prodlouží, a my tento krok považujeme za správný: Zveřejněná verze je podepsána a nelze ji vzít zpět. Asistent v správci aplikace pracuje ve vašem jménu s vašimi úkoly, s přesně vašimi oprávněními a s vaším souhlasem před každým citlivým krokem.

Sledujte Make a Zapier

Začali jsme s n8n, jako další na řadě jsou Make a Zapier. Do té doby se k Transpareo dostanete z jakéhokoli nástroje, který umí komunikovat přes rozhraní.

Zpět k běžeckým kalhotám

V pondělí ráno je kontrola, která přišla v pátek, již v poštovní schránce produktové manažerky. Ta převezme údaje od pletařské dílny a požádá o podpis, a do poledne někdo s příslušným oprávněním schválí produkt. Obchod o tom ví a tým si to přečetl v chatu, aniž by někdo musel přeposílat e-mail.