Процеси, які знають, чия черга

П’ятниця, незадовго до п’ятої. Відділ з вишивки відповів: склад волокон і вага нових бігових штанів, а також фото етикетки з інструкціями щодо догляду. Хто це тепер перевірить? І хто в понеділок дізнається, що паспорт продукту для цих бігових штанів можна підписати?

У багатьох компаніях на це питання відповідає пересланий лист, таблиця зі стовпчиком статусу або колега, якій це випадково спало на думку. У Transpareo на це відповідають завдання, і відтепер завдяки n8n ці процеси інтегруються й у ваші інші інструменти.

Завдання для кожного руху руки

Завдання - це те, про що одна людина просить іншу: перевірити декларацію постачальника, доповнити відсутні вказівки щодо догляду, надати відповідь органу сертифікації. Вона призначається для однієї особи або цілої групи, із зазначенням терміну виконання, пріоритету та відповідних файлів, і пов’язана з продуктом, якого це стосується.

Під час виконання групового завдання завдання бере на себе той, хто першим його візьме, а всі інші бачать, хто ним займається. Таким чином, ніщо не залишається без уваги, оскільки кожен вважає, що цим займеться хтось інший.

Хто черговий, вказано в завданні.

Цифра біля дзвіночка показує, що на вас чекає. Інформація про іспити надсилається додатково електронною поштою, щойно їх призначено, а все інше об’єднується в одному ранковому листі: що нового та що прострочено. У дні, коли немає ні того, ні іншого, лист не надсилається.

Перевірити, перш ніж щось вважати дійсним

На бігові штани чекають два випробування.

Перша стосується відповіді з в’язального цеху. Вона надходить усім, хто має право обробляти виріб, і кожен, хто її отримує, вирішує щодо кожного поля окремо: прийняти, виправити чи повернути з приміткою. Лише коли всі поля будуть опрацьовані, з цього утворюється нова версія виробу.

Друга робота очікує на підписання. Якщо хтось, хто не має права публікувати паспорти, просить про підписання, це прохання надсилається на перевірку всім, хто має право публікувати та редагувати паспорт. Паспорт залишається без змін, доки хтось не прийме рішення. У перевірці вказується, що саме означає затвердження, та перелічуються невиконані рекомендації валідації.

Запити до постачальників також є завданнями

Відповідь від в’язальної майстерні не була випадковою. Три тижні тому хтось із відділу закупівель звернувся з запитом безпосередньо до в’язальної майстерні, і цей запит сам по собі є завданням: він належить особі, яка його надіслала, і має бути виконаний до того дня, коли закінчується термін дії посилання в’язальної майстерні. До того часу вона зберігається у неї серед інших завдань, а перед закінченням терміну «Strickerei» отримає нагадування.

Після надання відповіді завдання вважається виконаним, і починається перевірка. Якщо відділ закупівель відкликає запит або термін його дії закінчується без відповіді, завдання закривається з зазначенням цієї причини. Якщо співробітники в’язального цеху мають власний доступ до менеджера застосунку, вони також бачать цей запит як завдання.

Запити розміщуються в тій самій таблиці, що й усі завдання, і ви можете відстежувати роботу з постачальниками та всередині компанії в одному місці.

Інтегруйте n8n з іншими вашими інструментами

n8n - це інструмент, у якому ви можете складати процеси з модулів без програмування. Для Transpareo тепер доступний власний модуль. Доки n8n не перевірить його, він доступний у самостійно керованих інсталяціях n8n. Ви підключаєте його до адреси вашого робочого простору та облікового запису, який створюєте в менеджері застосунку, а також визначаєте, які дії дозволено виконувати цьому обліковому запису.

Процес може розпочатися, щойно паспорт опубліковано або відкликано, або ж створено чи змінено товар, компонент чи паспорт. Якщо паспорт бігових штанів підписано, процес повідомляє про це вашу систему магазину та інформує команду в чаті. І навпаки: робочий процес створює новий товар із вашої системи управління запасами в Transpareo та надсилає завдання відділу розробки продукції щодо доповнення інструкцій з догляду.

Ті, хто воліє створювати код самостійно, знайдуть те саме в публічному описі нашого інтерфейсу: події з пропуску надсилаються у вигляді підписаного повідомлення на адресу на ваш вибір, щоб одержувач міг перевірити, що вони надійшли від Transpareo, або ви можете зчитувати їх по черзі.

Рішення залишається за людьми

Процес із власним доступом діє самостійно. Він звертається до людей із проханням і може відкликати або знову відкрити те, про що просив. Виконати завдання може лише людина.

Процедура може передбачати проведення перевірки. Рішення приймає людина.

Ви визначаєте, що саме може робити процес, за допомогою прав доступу, які надаєте йому, настільки обмежено, наскільки це необхідно. Якщо йому бракує якогось права, Transpareo відхиляє запит і вказує, якого саме права бракує. Отже, процес, що не має права на публікацію, не може підписати паспорт, але може попросити когось перевірити його та опублікувати.

Це трохи подовжує деякі процеси, але ми вважаємо цей крок правильним: опублікована версія підписується і її неможливо скасувати. Від вашого імені помічник у менеджері застосунку виконує ваші завдання, дотримуючись саме ваших прав та отримуючи ваш дозвіл перед кожним відповідальним кроком.

Підпишіться на Make та Zapier

Ми розпочали з n8n, а наступними будуть Make та Zapier. До того часу ви зможете отримати доступ до Transpareo з будь-якого інструменту, який підтримує інтерфейс.

Повернутися до сторінки «Бігові штани»

У понеділок вранці перевірка, яка надійшла ще в п’ятницю, вже лежить у поштовій скриньці відповідальної за товар. Вона переносить дані з трикотажної фабрики та просить про підписання, і до полудня хтось із відповідними повноваженнями затверджує замовлення. Про це знає інтернет-магазин, і команда прочитала про це в чаті, причому нікому не довелося пересилати електронного листа.