Procesi, ki vedo, kdo je na vrsti

Petek, malo pred peto. Oddelek za pletenje je odgovoril: sestava vlaken in teža novih tekaških hlač, skupaj s fotografijo etikete z navodili za nego. Kdo bo to zdaj preveril? In kdo bo v ponedeljek izvedel, da je mogoče podpisati potni list izdelka za te tekaške hlače?

V mnogih podjetjih na to vprašanje odgovori posredovano e-poštno sporočilo, preglednica s stolpcem za stanje ali kolegica, ki se slučajno spomni na to. V Transpareu na to odgovarjajo naloge, od zdaj naprej pa se ti procesi z n8n prenašajo tudi v vaša druga orodja.

Naloga za vsak gib

Naloga je nekaj, za kar ena oseba prosi drugo: preveriti izjavo dobavitelja, dopolniti manjkajoča navodila za nego, odgovoriti inšpekcijskemu organu. Naloga je namenjena posamezniku ali celotni skupini, opremljena je z rokom izvedbe, prioriteto in pripadajočimi datotekami ter je povezana z zadevnim izdelkom.

Pri skupinski nalogi jo prevzame tisti, ki jo prvi vzame, vsi ostali pa vidijo, kdo jo ima. Tako nič ne ostane neopravljeno, ker vsak misli, da bo za to poskrbel nekdo drug.

Kdo je na vrsti, je navedeno v nalogi.

Številka ob zvoncu prikazuje, kaj vas čaka. Izpiti se dodatno pošiljajo po e-pošti, takoj ko so dodeljeni, vse ostalo pa je zbrano v jutranjem e-sporočilu: kaj je novega in kaj je zamujeno. Če v dan ni niti enega niti drugega, e-sporočila ne prejmete.

Preverite, preden se kaj uveljavi

Za tekaške hlače sta na sporedu dva testa.

Prva se nanaša na odgovor iz pletilnice. Ta pride do vseh, ki imajo pravico obdelovati izdelek, in vsak, ki ga prejme, se za vsako polje posebej odloči: sprejme, popravi ali vrne z opombo. Šele ko ni več nobenega odprtega polja, iz tega nastane nova različica izdelka.

Druga je v postopku potrjevanja. Če nekdo, ki nima pravice objavljati potnih listov, zaprosi za podpis, se ta prošnja kot pregled posreduje vsem, ki imajo pravico objavljati in urejati potni list. Potni list ostane tak, kot je bil, dokler se nekdo ne odloči. Pregled navaja, kaj pomeni odobritev, in navaja odprta priporočila validacije.

Tudi poizvedbe pri dobaviteljih so naloge

Odgovor pletilnice ni prišel naključno. Pred tremi tedni je nekdo iz oddelka za nabavo neposredno zaprosil pletilnico, in ta zahteva je sama po sebi naloga: pripada osebi, ki jo je poslala, in je treba jo opraviti do dneva, ko poteče veljavnost povezave pletilnice. Do takrat ostaja pri njej med tistim, kar čaka na druge, pletilnica pa bo pred iztekom roka prejela opomin.

Z odgovorom je naloga zaključena in se začne preverjanje. Če oddelek za nabavo umakne zahtevo ali ta poteče brez odgovora, se naloga zaključi z navedenim razlogom. Če imajo zaposleni v pletilnici lasten dostop do upravitelja aplikacije, tudi oni vidijo zahtevo kot nalogo.

Zahtevki so v isti tabeli kot vse naloge, tako da lahko na enem mestu spremljate delo z dobavitelji in znotraj podjetja.

Z n8n v vaša druga orodja

n8n je orodje, v katerem lahko sestavljate delovne tokove iz modulov brez programiranja. Za Transpareo je zdaj na voljo lasten gradnik. Dokler ga n8n ne preveri, je na voljo v lastnih namestitvah n8n. Povežete ga z naslovom svojega delovnega prostora in dostopom, ki ga ustvarite v upravitelju aplikacije, ter določite, kaj ta dostop sme početi.

Postopek se lahko začne takoj, ko je potrdilo objavljeno ali preklicano ali ko je bil izdelek, komponenta ali potrdilo na novo ustvarjeno ali spremenjeno. Če je potrdilo za tekaške hlače podpisano, postopek to sporoči vašemu sistemu spletne trgovine in obvesti ekipo v klepetu. Nasprotno pa delovni tok v Transpareo ustvari nov izdelek iz vašega sistema za upravljanje z zalogami in oddelku za razvoj izdelkov prek naloge zaprosi, naj dopolni navodila za nego.

Tisti, ki raje sami razvijajo, lahko isto najdejo v javnem opisu našega vmesnika: dogodki s potnega lista se pošljejo kot podpisano sporočilo na naslov po vaši izbiri, tako da lahko prejemnik preveri, ali prihaja od Transpareo, ali pa jih preberete po vrstnem redu.

Odločitev ostaja v rokah ljudi

Proces z lastnim dostopom deluje samostojno. Ljudem nekaj prosi in lahko umakne ali ponovno odpre tisto, kar je prosil. Nalogo lahko prevzame in opravi le človek.

Postopek lahko zahteva preverjanje. Odločitev sprejme človek.

Kaj lahko postopek počne, določite z njegovimi dostopnimi pravicami, in sicer tako natančno, kot je potrebno. Če mu manjka kakšna pravica, Transpareo zavrne zahtevo in navede, katera pravica manjka. Postopek brez pravice do objave torej ne more podpisati potrdila, lahko pa nekoga prosi, da ga preveri in objavi.

Zaradi tega je nekateri postopki za korak daljši, a menimo, da je ta korak pravilen: objavljena različica je podpisana in je ni mogoče preklicati. V vašem imenu pomočnik v upravitelju aplikacije obdeluje vaše naloge, pri čemer upošteva natanko vaše pravice in pred vsakim občutljivim korakom pridobi vaše soglasje.

Sledite Make in Zapier

Začeli smo z n8n, naslednja sta na vrsti Make in Zapier. Do takrat boste lahko dostopali do Transpareo iz katerega koli orodja, ki podpira vmesnik.

Nazaj k tekaškim hlačam

V ponedeljek zjutraj je pregled že od petka v poštnem predalu odgovorne osebe za izdelek. Ta prevzame podatke iz pletilnice in zaprosi za podpis, do poldneva pa je nekdo, ki ima za to pooblastilo, odobril potrdilo. Trgovina je o tem obveščena, ekipa pa je to prebrala v klepetu, ne da bi moral kdo posredovati e-pošto.