Samningur um vinnslu persónuupplýsinga (DPA)
Fyrir viðskiptavini og birgja sem senda fyrirspurnir, á grundvelli staðlaðra samningsákvæða ESB.
Staðlaðar samningsákvæði
Opinber texti samkvæmt EUR-Lex (CELEX 32021D0915), viðauki við ákvörðunina. Valin valmöguleikar eru merktir með [Valmöguleiki: …], óvalin valmöguleikar eru strikaðir út; annars er textinn óbreyttur.
Kafli I
Ákvæði 1: Tilgangur og gildissvið
a) Þessi staðlaðu samningsákvæði (hér eftir nefnd “Ákvæðin”) eru ætluð til að tryggja að farið sé eftir 2. mgr. 28. gr. og 4. mgr. 28. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679 frá Evrópuþinginu og ráði Evrópusambandsins frá 27. apríl 2016 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og frjálsa miðlun slíkra upplýsinga, og um niðurfellingu tilskipunar 95/46/EB (almenn reglugerð um persónuvernd). [Val: Kostur 1]
b) Sýslumenn og vinnsluaðilar persónuupplýsinga sem taldir eru upp í viðauka I hafa samþykkt þessar ákvæði til að tryggja samræmi við 28. gr. reglugerðarinnar (3) og (4) mgr. (ESB) 2016/679 og/eða 29. gr. (3) og (4) reglugerðar (ESB) 2018/1725.
c) Þessar ákvæði gilda um vinnslu persónuupplýsinga eins og fram kemur í viðauka II.
d) Viðaukar I til IV eru ómissandi hluti af þessum ákvæðum.
e) Þessi ákvæði skerða ekki þær skyldur sem ábyrgðaraðila hvíla samkvæmt reglugerð (ESB) 2016/679 og/eða reglugerð (ESB) 2018/1725.
f) Þessar ákvæði tryggja ekki einar og sér að uppfylltar séu skyldur sem varða millilandaflutninga persónuupplýsinga samkvæmt kafla V í reglugerð (ESB) 2016/679 og/eða reglugerð (ESB) 2018/1725.
2. grein: Óbreytanleiki skilmála
a) Aðilar skuldbinda sig til að breyta ekki skilmálunum, nema til að bæta við eða uppfæra þær upplýsingar sem fram koma í viðhengjunum.
b) Þetta kemur ekki í veg fyrir að aðilar feli þessi staðlaðu samningsákvæði í víðtækara samningi og bæti við frekari ákvæðum eða viðbótarverndarráðstöfunum, að því gefnu að þau stangist hvorki beint né óbeint á við ákvæðin né skerði grundvallarréttindi eða frelsi gagnaðila.
3. grein: Skýringu
(a) Þar sem hugtök sem skilgreind eru í reglugerð (ESB) 2016/679 eða reglugerð (ESB) 2018/1725 eru notuð í þessum ákvæðum skulu þau hafa sama merkingu og í viðkomandi reglugerð.
b) Skal túlka þessar ákvæði í ljósi ákvæða reglugerðar (ESB) 2016/679 eða reglugerðar (ESB) 2018/1725.
c) Ekki skal túlka þessar ákvæði á þann hátt að það stangist á við réttindi og skyldur sem kveðið er á um í reglugerð (ESB) 2016/679 eða reglugerð (ESB) 2018/1725, eða sem skerðir grundvallarréttindi eða frelsi skráðra einstaklinga.
4. grein: Forgangur
Ef upp kemur ágreiningur milli þessara greina og ákvæða tengdra samninga sem eru í gildi milli aðila eða gerðir síðar, skulu þessar greinar ganga framar.
Greinar 5 - valkvætt: Tengingarákvæði
[Valmöguleiki: ekki samþykkt]
Kafli II: Skyldur aðila
Ákvæði 6: Lýsing á vinnslunni
Nákvæmar upplýsingar um vinnsluskeiðin, einkum flokka persónuupplýsinga og tilgang vinnslu þeirra fyrir hönd ábyrgðaraðila, koma fram í viðauka II.
Ákvæði 7: Skyldur aðila
7.1. Leiðbeiningar
(a) Vinnsluaðili skal vinna með persónuupplýsingar einungis samkvæmt skráðum leiðbeiningum ábyrgðaraðila, nema hann sé skyldugur til þess samkvæmt rétti ESB eða rétti aðildarríkis sem á við um hann. Í slíku tilviki skal vinnsluaðilinn upplýsa ábyrgðaraðilann um þær lagalegu kröfur fyrir vinnsluna, nema viðkomandi lög banni þetta á grundvelli mikilvægra almannahagsmuna. Ábyrgðaraðilinn getur gefið frekari leiðbeiningar á meðan á vinnslu persónuupplýsinga stendur. Slíkar leiðbeiningar skulu ávallt vera skráðar.
(b) Vinnsluaðili skal án tafar tilkynna ábyrgðaraðila ef hann telur að fyrirmæli ábyrgðaraðila brjóti í bága við reglugerð (ESB) 2016/679, Reglugerð (ESB) 2018/1725 eða viðeigandi ákvæði um persónuvernd sambandsins eða aðildarríkjanna.
7.2. Takmörkun tilgangs
Vinnsluaðilinn skal vinna úr persónuupplýsingunum einungis í þeim tiltekna tilgangi sem tilgreindur er í viðauka II, nema hann fái frekari fyrirmæli frá ábyrgðaraðila.
7.3. Lengd vinnslu persónuupplýsinga
Gögnin skulu unnin af vinnsluaðila einungis í þann tíma sem tilgreindur er í viðauka II.
7.4. Öryggi vinnslunnar
a) Vinnsluaðili skal innleiða að minnsta kosti þau tæknilegu og skipulagslegu úrræði sem tilgreind eru í viðauka III til að tryggja öryggi persónuupplýsinganna. Þetta felur í sér að vernda gögnin gegn öryggisbresti sem, hvort sem hann er fyrir slysni eða ólögmætur, leiðir til eyðingar, taps, breytingar eða óleyfilegrar birtingar gagna, eða óleyfilegs aðgangs að gögnum (hér eftir nefnt “öryggisbrestur persónuupplýsinga”). Við mat á viðeigandi verndarstigi skulu aðilar taka fullt tillit til tæknilegs framfara, kostnaðar við framkvæmd, eðlis, umfangs, samhengis og tilgangs vinnslunnar og áhættu fyrir skráð einstaklinga.
b) Vinnsluaðilinn skal veita starfsfólki sínu aðgang að persónuupplýsingum sem unnið er með einungis að því marki sem stranglega nauðsynlegt er til að framkvæma, stjórna og hafa eftirlit með samningnum. Vinnsluaðilinn skal tryggja að þeir sem heimilaðir eru til að vinna með persónuupplýsingarnar sem um ræðir hafi skuldbundið sig til að gæta trúnaðar eða sæti viðeigandi lagaskyldu til trúnaðar.
7.5. Viðkvæmar persónuupplýsingar
Þar sem vinnslan varðar persónuupplýsingar sem varða uppruna af kynþætti eða þjóðerni, pólitískar skoðanir, trúarlegar eða heimspekilegar skoðanir, eða aðild að stéttarfélagi, eða erfðaupplýsingar eða lífkennaupplýsingar í þeim tilgangi að auðkenna einstakling með einstaklingsbundnum hætti, upplýsingar um heilsu, kynlíf eða kynhneigð einstaklings, eða gögn sem varða sakfellingar og brot (hér eftir “viðkvæm gögn”), skal vinnsluaðilinn beita sértækum takmörkunum og/eða viðbótar öryggisráðstöfunum.
7.6. Skjalavistun og samræmi við ákvæðin
a) Aðilar skulu geta sýnt fram á að þeir fari eftir þessum ákvæðum.
b) Vinnsluvinnandi skal afgreiða fyrirspurnir frá ábyrgðaraðila varðandi vinnslu gagna í samræmi við þessi ákvæði tafarlaust og á viðeigandi hátt.
c) Vinnsluaðili skal veita ábyrgðaraðila allar upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að sýna fram á að uppfylltar séu þær skyldur sem kveðið er á um í þessum ákvæðum og hvíla beint á reglugerð (ESB) 2016/679 og/eða reglugerð (ESB) 2018/1725. Að beiðni ábyrgðaraðila skal vinnsluaðili einnig heimila endurskoðun á vinnslustarfsemi sem fellur undir þessar ákvæði á sanngjörnum millibili eða þegar vísbendingar eru um brot á reglunum, og skal vinna með í slíkri endurskoðun. Við ákvörðun um hvort skuli framkvæma endurskoðun eða úttekt getur persónuupplýsingastjórinn tekið tillit til allra viðeigandi vottana sem vinnsluaðilinn hefur.
(d) Ábyrgðaraðilinn getur framkvæmt úttektina sjálfur eða tilnefnt óháðan endurskoðanda. Úttektir geta einnig falið í sér skoðanir á húsnæði eða aðstöðu vinnsluaðilans og skulu, þar sem við á, framkvæmdar með viðunandi fyrirvara.
(e) Aðilar skulu gera þær upplýsingar sem vísað er til í þessari grein, þar með talið niðurstöður endurskoðana, aðgengilegar viðeigandi eftirlitsstofnun eða -stofnunum að beiðni.
7.7. Notkun undirvinnsluaðila
a) VALKOSTUR 2: ALMENN SKRIFLEG HEIMILD: Vinnsluaðilinn hefur almenna heimild vinnsluaðilans til að nota undirvinnsluaðila sem taldir eru upp í samþykktum lista. Vinnsluaðilinn skal skýrt tilkynna ábyrgðaraðila skriflega, að minnsta kosti 30 dögum fyrirfram, um allar fyrirhugaðar breytingar á þessum lista sem fela í sér viðbót eða endurnýjun undirvinnsluaðila, þannig að ábyrgðaraðila gefist nægur tími kæra þær breytingar áður en viðkomandi undirvinnsluaðila er ráðinn. Vinnsluaðilinn skal veita ábyrgðaraðila persónuupplýsinga nauðsynlegar upplýsingar til að hann geti nýtt rétt sinn til að andæfa. [Val: Kostur 2, 30 daga fyrirvara; samþykktur listi er í viðauka IV]
(b) Þegar vinnsluaðilinn ræður undirvinnsluaðila til að framkvæma tilteknar vinnsluaðgerðir (fyrir hönd persónuupplýsingastjórans), slíkt samstarf skal stjórnað með samningi sem leggur á undirsinnara í meginatriðum sömu skyldur um persónuvernd og gilda um vinnsluna samkvæmt þessum ákvæðum. Vinnsluaðilinn skal tryggja að undirvinnsluaðilinn uppfylli þær skyldur sem hvíla á vinnsluaðilanum samkvæmt þessum ákvæðum og í samræmi við reglugerð (ESB) 2016/679 og/eða reglugerð (ESB) 2018/1725.
(c) Vinnsluaðilinn skal, að beiðni, veita ábyrgðaraðilanum afrit af slíkum undarvinnslusamningi og öllum síðar gerðum breytingum á honum. Að því marki sem nauðsynlegt er til að vernda viðskiptaleyndarmál eða aðrar trúnaðargögn, þar á meðal persónuupplýsingar, má vinnsluaðilinn skerða texta samningsins áður en afrit er afhent.
(d) Vinnsluaðilinn ber fulla ábyrgð gagnvart persónuupplýsingastjóranum á að tryggja að undirvinnsluaðilinn uppfylli skyldur sínar samkvæmt samningi sem gerður var við vinnsluaðilann. Vinnsluaðilinn skal tilkynna persónuupplýsingastjóranum ef undirvinnsluaðilinn vanrækir samningsbundnar skyldur sínar.
e) Gagnsmiðurinn skal semja við undirsmiðinn um ákvæði um þriðja aðila sem ávinningaraðila, þar sem gagnaðilinn - ef gagnsmiðurinn hættir að vera til de facto eða de jure eða verður gjaldþrota - hefur rétt til að segja upp undirsamningnum og krefja undirvinnslaraðilann um að eyða eða skila persónuupplýsingunum.
7.8. Alþjóðlegar gagnaflutningar
a) Öll miðlun gagna af hálfu gagnaðgerðaraðila til þriðja ríkis eða alþjóðastofnunar skal fara fram eingöngu á grundvelli skráðra fyrirmæla frá gagnaðila eða til að uppfylla sérstaka skyldu samkvæmt lögum Bandalagsins eða lögum aðildarríkis sem gagnaðgerðaraðilinn er háður, og skal vera í samræmi við V. kafla reglugerðarinnar (ESB) 2016/679 eða reglugerð (ESB) 2018/1725.
b) Viðskiptavinurinn samþykkir að, í tilvikum þar sem vinnsluaðilinn ræður undirvinnsluaðila í samræmi við 7.7. mgr. til að framkvæma tilteknar vinnsluaðgerðir (fyrir hönd viðskiptavinarins) og þessar vinnsluaðgerðir fela í sér flutning persónuupplýsinga í skilningi V. kafla reglugerðarinnar (ESB) 2016/679, skulu vinnsluaðilinn og undirstöðlaðinn tryggja að farið sé eftir V. kafla reglugerðarinnar (ESB) 2016/679 með því að nota staðlaðar samningsákvæði sem framkvæmdastjórnin hefur samþykkt samkvæmt 2. mgr. 46. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679, að því gefnu að skilyrði fyrir beitingu þeirra staðlaðu samningsákvæða séu uppfyllt.
8. grein: Aðstoð við ábyrgðaraðila
(a) Vinnsluvinnandi skal án tafar tilkynna ábyrgðaraðila um allar beiðnir sem hann hefur móttekið frá persónuupplýsingum. Hann skal ekki svara beiðninni sjálfur nema hann hafi fengið heimild til þess frá ábyrgðaraðila.
(b) Með hliðsjón af eðli vinnslunnar skal vinnsluaðilinn aðstoða ábyrgðaraðilann við að uppfylla skyldu sína til að svara beiðnum skráðra einstaklinga sem óska eftir að beita réttindum sínum. Við uppfyllingu skyldna sinna samkvæmt liðum (a) og (b) skal vinnsluaðilinn fara eftir fyrirmælum ábyrgðaraðilans.
c) Auk skyldu vinnsluaðilans til aðstoðar gagnastjóra samkvæmt lið 8(b), skal vinnsluaðilinn, með hliðsjón af eðli vinnslunnar og þeim upplýsingum sem hann hefur til umráða, einnig aðstoða gagnastjóra við að uppfylla eftirfarandi skyldur:
- 1) skylda til að framkvæma mat á áhrifum fyrirhugaðra vinnsluaðgerða á vernd persónuupplýsinga (hér eftir “mat á áhrifum á persónuvernd”) þegar vinnsla er líkleg til að leiða til mikils áhættu fyrir réttindi og frelsi einstaklinga;
- 2) skylda til að leita álitunar hjá viðeigandi eftirlitsstofnun eða -stofnunum áður en unnið er með persónuupplýsingar, ef áhættumat persónuverndar bendir til þess að vinnslan muni leiða til mikillar áhættu nema persónuupplýsingastjórinn grípi til ráðstafana til að draga úr þeirri áhættu;
- 3) Skylda til að tryggja að persónuupplýsingar séu réttar og uppfærðar, með því að vinnsluaðili tilkynnir ábyrgðaraðila án tafar ef hann verður var við að persónuupplýsingarnar sem hann vinnur með séu ónákvæmar eða úreltar;
- 4) Skyldur samkvæmt 32. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679. [Val: Valkostur 1]
(d) Aðilar skulu tilgreina í viðauka III viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir sem vinnsluaðili skal grípa til til aðstoðar ábyrgðaraðila við framkvæmd þessarar greinar, sem og umfang og mörk þeirrar aðstoðar sem krafist er.
9. grein: Tilkynning um öryggisbresti persónuupplýsinga
Ef öryggisbrestur ### persónuupplýsingaverður, skal vinnsluaðilinn vinna með og veita viðeigandi aðstoð til ábyrgðaraðila svo að ábyrgðaraðilinn geti uppfyllt skyldur sínar samkvæmt 33. og 34. grein reglugerðarinnar (ESB) 2016/679 eða, þar sem við á, 34. og 35. gr. reglugerðar (ESB) 2018/1725, með hliðsjón af eðli vinnslunnar og þeim upplýsingum sem vinnsluaðilanum standa til boða.
9.1. Öryggisbrestur sem varðar gögn sem vinnsluaðilinn vinnur fyrir stjórnanda 9.1. Öryggisbrestur sem varðar gögn sem vinnsluaðilinn vinnurfyrir stjórnanda
Ef persónuupplýsingaleki varðar þær upplýsingar sem vinnsluaðilinn vinnur með, skal vinnsluaðilinn aðstoða ábyrgðaraðilann með eftirfarandi hætti:
a) við að tilkynna persónuupplýsingalekann án óþarfa tafar til þeirrar eða þeirra persónuverndarstofnana sem ber/bera ábyrgð, um leið og vinnslustjórinn verður var við öryggisbrestinn, eftir því sem við á (nema ólíklegt sé að öryggisbresturinn leiði til áhættu fyrir réttindi og frelsi einstaklinga);
b) við öflun eftirfarandi upplýsinga, sem skulu vera hluti af tilkynningu ábyrgðaraðila í samræmi við 3. mgr. 33. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679, og skulu að lágmarki innihalda eftirfarandi: [Val: Kostur 1]
- 1) eðli persónuupplýsinganna, þar sem unnt er, með tilgreiningu á flokkum og áætluðum fjölda skráðra einstaklinga sem um ræðir, sem og flokkum og áætluðum fjölda skráninga persónuupplýsinga sem um ræðir;
- 2) líklegar afleiðingar öryggisbrests persónuupplýsinga;
- 3) þær ráðstafanir sem ábyrgðaraðili hefur gripið til eða hyggst grípa til til að bregðast við öryggisbrestinum og, eftir því sem við á, ráðstafanir til að draga úr hugsanlegum neikvæðum áhrifum hans.
Ef ekki er unnt að veita allar þessar upplýsingar á sama tíma skal upphafleg tilkynning innihalda þær upplýsingar sem tiltækar eru á þeim tíma og frekari upplýsingar skulu veittar án óþarfar tafar um leið og þær verða tiltækar;
(c) við að uppfylla skyldu samkvæmt 34. grein reglugerðarinnar (ESB) 2016/679 um að tilkynna skráða aðila án óþarfar tafar um brot á persónuupplýsingum, þegar brotið er líklegt til að leiða til mikillar áhættu fyrir réttindi og frelsi einstaklinga. [Val: Kostur 1]
9.2. Öryggisbrestur á gögnum sem vinnsluaðili vinnur
Ef persónuupplýsingaöryggisbresturvarðargögn sem vinnsluaðili vinnur, skal vinnsluaðilinn tilkynna ábyrgðaraðila án óþarfar tafar eftir að hann varð brestsins meðvitaður. Þessi tilkynning skal að lágmarki innihalda eftirfarandi upplýsingar:
a) lýsing á eðli brotsins (ef mögulegt er skal tilgreina flokka og áætlaðan fjölda skráðra einstaklinga sem málið varðar og áætlaðan fjölda skrára sem brotið hefur áhrif á);
b) tengiliðsupplýsingar þar sem frekari upplýsingar um brotið á persónuvernd má fá;
c) líklegar afleiðingar og þær ráðstafanir sem gripið hefur verið til eða lagðar eru til til að bregðast við persónuupplýsingalawanum, þar með talið aðgerðir til að draga úr mögulegum neikvæðum áhrifum hans.
Ef og að því marki sem ekki er hægt að veita allar þessar upplýsingar á sama tíma, skal upphafleg tilkynning innihalda þær upplýsingar sem tiltækar eru á þeim tíma, og frekari upplýsingar skulu veittar án óþarfadrifs um leið og þær verða tiltækar.
Aðilar skulu tilgreina í viðauka III allar aðrar upplýsingar sem vinnsluaðila er skylt að veita til aðstoðar ábyrgðaraðila við að uppfylla skyldur sínar samkvæmt 33. og 34. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679. [Val: Kostur 1]
III. kafli: Lokákvæði
10. grein: Brot á ákvæðunum og uppsögn samningsins
(a) Ef vinnsluaðilinn vanrækir skyldur sínar samkvæmt þessum ákvæðum getur persónuupplýsingastjórinn - án þess að raska ákvæðum Reglugerðar (ESB) 2016/679 og/eða Reglugerðar (ESB) 2018/1725 - krefjast þess að vinnsluaðilinn stöðvi vinnslu persónuupplýsinga þar til hann uppfyllir þessa klausu eða samningnum er sagt upp. Vinnsluaðilinn skal tafarlaust tilkynna ábyrgðaraðila ef hann, af einhverjum ástæðum, getur ekki uppfyllt þessa klausu.
(b) Meðalhöndlandi er heimilt að segja samningnum upp að því marki sem hann varðar vinnslu persónuupplýsinga í samræmi við þessar ákvæði ef
- 1) hafi umsjónaraðilinn stöðvað vinnslu persónuupplýsinga af hálfu vinnsluaðilans í samræmi við lið (a) og samræmi við þessar ákvæði hafi ekki verið endurheimt innan sanngjarns tíma, og í öllum tilvikum innan eins mánaðar frá stöðvuninni;
- 2) vinnsluaðilinn brýtur þessa klausu verulega eða ítrekað, eða vanrækir að uppfylla skyldur sínar samkvæmt reglugerð (ESB) 2016/679 og/eða reglugerð (ESB) 2018/1725;
- 3) vinnsluvinnslan sinni ekki bindandi úrskurði lögmæts dómstóls eða lögmætrar eftirlitsstofnunar eða eftirlitsstofnana varðandi skyldur sínar samkvæmt þessum ákvæðum, reglugerð (ESB) 2016/679 og/eða reglugerð (ESB) 2018/1725;
c) Vinnsluaðilinn hefur rétt til að segja samningnum upp að því marki sem hann varðar vinnslu persónuupplýsinga í samræmi við þessar ákvæði ef ábyrgðaraðilinn krefst þess að fylgt verði leiðbeiningum hans, eftir að hafa verið upplýstur af vinnsluaðila um að fyrirmælin brjóti í bága við gildandi lagaskyldur eins og kveðið er á um í lið 7.1(b).
d) Við lok samningsins skal vinnsluaðilinn, að vali ábyrgðaraðilans, annaðhvort eyða öllum persónuupplýsingum sem unnar hafa verið fyrir hönd ábyrgðaraðilans og votta ábyrgðaraðilanum að því hafi verið framfylgt, eða skila öllum persónuupplýsingum til ábyrgðaraðilans og eyða öllum tilvistandi afritum, nema skylda sé samkvæmt rétti ESB eða lögum aðildarríkjanna til að varðveita persónuupplýsingarnar. Þangað til gögnin eru eytt eða skilað skal vinnsluaðilinn áfram tryggja að farið sé eftir þessum ákvæðum.
Viðauki I: Listi yfir aðila
Vinnsluaðili
Transpareo AG, Tech Cluster Zug, Oberallmendstrasse 18, 6300 Zug, Sviss, virðisaukaskattsnúmer CHE-220.381.580, fyrir hönd stjórnarstjóra Günter Reichelt. Tengiliður: privacy@mail.transpareo.com.
Persónuverndarfulltrúi og fulltrúi í ESB samkvæmt 27. gr. GDPR: DGD Deutsche Gesellschaft für Datenschutz, Prof. Dr. h.c. Heiko Jonny Maniero, Franz-Joseph-Str. 11, 80801 München, Þýskaland, info@mail.dg-datenschutz.de.
Transpareo er staðsett í Sviss, sem hefur hlotið viðunarákvörðun um viðunhæfi frá framkvæmdastjórninni (2000/518/EB). Gögnin eru geymd í Þýskalandi.
Gagnastjórnendur
Transpareo gerir þessa klausu einstaklingsbundið við hvern gagnastjórnanda. Skráningaraðilinn er annað hvort:
- viðskiptavinur sem notar Transpareo-vettvanginn í samræmi við almenna skilmála og skilyrði (GTC). Nafn, heimilisfang og tengiliður eru þær upplýsingar sem viðskiptavinurinn gefur upp við gerð samningsins í gegnum vettvanginn og viðheldur í aðgangi sínum; tengiliðurinn er reikningshafi. Skilmálunum er talið hafa verið samþykkt við gerð þessa samnings (skilmálar 14 í almennum viðskiptaskilmálum).
- birgir sem sendir fyrirspurn á eigin birgja í gegnum birgjasíðuna. Gagnastjórinn er fyrirtækið sem hlekkurinn sem fyrirspurnin er send í gegnum vísar til, eins og tilgreint er í fyrirspurninni. Hafandi aðili er sá einstaklingur sem sendir fyrirspurnina áfram, með því að nota nafn og netfang sem hann gefur upp í því ferli. Birgirinn samþykkir ákvæðin með því að samþykkja þau fyrir hönd fyrirtækis síns þegar hann sendir fyrirspurnina áfram; Transpareo geymir samþykktu útgáfuna og tíma sendingarinnar ásamt tenglinum sem notaður var. Auk þess gilda Notkunarskilmálar fyrir birgja um þá.
Transpareo starfar sem persónuverndarfulltrúi fyrir persónuverndarstjóra um leið og sá síðarnefndi skipar einn slíkan.
Almennu skilmálarnir eða notkunarskilmálar fyrir birgja mynda aðal samninginn í hverju tilviki. Skilmálarnir eru gerðir rafrænt (28. mgr. 9. gr. GDPR); gildistökudagurinn er gerðartíminn.
Viðauki II: Lýsing á vinnslunni
Þáttur A: Viðskiptavinir
Flokkar persónuupplýsingasviða: starfsmenn og umboðsmenn viðskiptavinarins; birgjar hans og starfsmenn þeirra; einstaklingar sem nefndir eru í vöru- og vegabréfsgögnum; gestir, tengiliðir og áskrifendur vefsíðu viðskiptavinarins.
Flokkar persónuupplýsinga:
- Notendur vinnurýmis: nafn, netfang, tungumál, hlutverk og hópar, innskráningar- og öryggisupplýsingar, skrá yfir aðgerðir þeirra með tímastimplum og IP-tölum
- Birgjar: fyrirtækjanafn, nafn tengiliðs, netfang, athugasemdir
- Birgðagátt: svör, myndir, athugasemdir og vélþýðingar þeirra; tímasetningar opnunar og svara; skrá yfir aðgerðir með tímastimplum og IP-tölum
- Upplýsingar um einstaklinga sem finnast í vöru- og vegabréfsgögnum, myndum og skjölum
- Tengiliðir, áskrifendur fréttabréfa og færslur í eyðublöðum á vefsíðu viðskiptavinarins, að því marki sem viðskiptavinurinn notar þessa virkni
- Tölvupóstar sem viðskiptavinurinn sendir í gegnum vettvanginn
- Aðgangsgögn sem varða gesti á vefsíðu viðskiptavinarins og lykilorðsvörðuðu síður
Nauðsynleg persónuupplýsingagögn: engin fyrirhuguð. Viðskiptavinurinn skráir ekki nein nauðsynleg persónuupplýsingagögn eins og skilgreint er í grein 7.5 inn á vettvanginn.
Gerð vinnslu: geymsla, skipulagning, birting, vélþýðing, dulkóðunarundirritun, birting, útflutningur og eyðing; sending tölvupósta í gegnum tölvupóstreikning sem viðskiptavinurinn útvegar.
Tilgangur: Að búa til, stjórna og birta vörugögn og stafræn vöruskírteini; að reka vefsíðu viðskiptavinarins; að óska eftir upplýsingum frá birgjum; að vinna saman í vinnurými.
Lengd: Í samningslengd aðal samningsins, og síðan þar til eyðingu í samræmi við lið 10(d):
- Vinnusvæði úr reynslutímabili sem ekki fer yfir í greidda áskrift verður merkt til eyðingar fimm dögum eftir lok tímabilsins og eytt sjö dögum síðar.
- Eftir lok greidds aðal samnings verður vinnusvæðið áfram læst þar til viðskiptavinur óskar eftir eyðingu þess.
- Ef viðskiptavinur óskar eftir eyðingu mun Transpareo eyða gagnagrunni vinnusvæðisins eftir sjö daga bið, á meðan viðskiptavinur getur afturkallað beiðnina, og mun eyða lykli sínum.
- Birtaðar útgáfur af rafrænum vöruskírteinum sem skráðar eru í ESB-skrá, og gögnin sem þarf til að birta og staðfesta þær, skulu geymd í óbreytanlegu skjalasafni í tíu ár (lið 10 í almennum skilmálum).
- Afrit eru varðveitt í samræmi við viðauka III.
B hluti: Birgjar sem senda fyrirspurn áfram
Flokkar persónuupplýsinga um skráð einstaklinga: Starfsmenn ábyrgðaraðila; eigin birgjar hans og starfsmenn þeirra; einstaklingar sem nefndir eru í svörum.
Flokkar persónuupplýsinga:
- Opinberun: Nafn viðtakanda, eins og það er skráð af ábyrgðaraðila; nafn og netfang sem ábyrgðaraðili veitir; athugasemd; spurningar sem lagðar eru fram; gildistími; PIN-númer
- Svör frá eigin birgjum stjórnandans: texti, gildi og myndir án meginupplýsinga, sem og vélþýðingar þeirra
- Yfirlit: ákvarðanir og athugasemdir gerðar af stjórnandanum
- Skráning: tími, aðgerð og IP-tala við opnun, op læsing og svar við þeim tenglum sem sendir voru áfram, og við tengdar aðgerðir stjórnandans
Nauðsynleg gögn: engin fyrirhuguð.
Vinnsla: geymsla, birting, vélþýðing, skráning og eyðing.
Tilgangur: Gagnastjórinn óskar eftir upplýsingum frá eigin birgjum, skoðar svör þeirra og innleiðir þau í sitt eigið svar.
Staðsetning: Gögnin eru vistuð í gagnagrunni vinnusvæðisins sem upprunaleg fyrirspurnin kom frá og merkt þar sem gögn sem tilheyra gagnaðilanum. Viðskiptavinurinn sem á þetta vinnusvæði getur aðeins séð fjölda slíkra skráninga og getur ekki gefið neinar fyrirmæli um þau.
Viðvarandi: svo lengi sem hlekkurinn sem gagnaábyrgðaraðilinn hefur deilt gögnum í gegnum er virkur. Ef hann rennur út renna allir hlekkir sem gagnaábyrgðaraðilinn hefur deilt út, og vefsíða birgisins mun ekki lengur birta gögnin þeirra. Gögnin eru áfram geymd þar til Transpareo eyðir vinnusvæðinu í samræmi við hluta A eða þar til gagnaábyrgðaraðilinn óskar eftir að þeim verði eytt. Transpareo eyðir myndum sem ekki tengjast opnu svari eða gagnaskrá sjö dögum eftir að þær hafa verið hlaðnar upp.
Undirvinnsluaðilar: Efni, eðli og lengd vinnslu þeirra eru tilgreind í viðauka IV.
Viðauki III: Tæknileg og skipulagsleg ráðstafanir
Dulkóðun og dulnefning
- Öll tengingar eru dulkóðaðar með TLS.
- Aðgangsauðkenni og önnur viðkvæm gögn (PIN-númer, lyklar fyrir einnota kóða, SMTP-aðgangsauðkenni, API-lyklar) eru geymd í gagnagrunninum dulkóðuð með AES-256-GCM, með einstökum lykli fyrir hvert vinnusvæði.
- Afrit eru dulkóðuð.
- Gestatölfræði geymir IP-tölur eingöngu sem hash-gildi með leynilykli. Heimsóknir á birgjasíðuna eru ekki innifaldar í þessari tölfræði.
Aðskilnaður
- Hver viðskiptavinur hefur sína eigin gagnagrunn.
Varnaröryggi
- Þjónar og gagnageymsla eru hýst í gagnaverum sem rekin eru af Hetzner Online GmbH í Falkenstein í Þýskalandi, sem eru vottaðir samkvæmt ISO 27001.
Auðkenning og heimild
- Öryggisnúmer eru geymd eingöngu sem bcrypt-hasar.
- Tvíþáttastaðfesting með einnota kóða eða öryggislykli er í boði fyrir alla notendur; viðskiptavinur getur krafist þess fyrir vinnusvæði sitt.
- Fundur lýkur eftir óvirkni í ákveðinn tíma sem viðskiptavinur setur (staðlað gildi: átta klukkustundir).
- Hlutverk og heimildir sem viðskiptavinur úthlutar gilda innan vinnusvæðisins.
- Starfsfólk Transpareo má eingöngu fá aðgang að vinnusvæði með því að skrá sig inn fyrir hönd viðskiptavinar; þetta er skráð í dagbók vettvangsins og í öryggisdagbók vinnusvæðisins.
- Frá sjónarhóli birgis: Hlekkurinn inniheldur handahófskenndan 16 stafa lykil (80 bitar); án PIN-númers birtir síðunni engan hluta af gagnaskránni. Eftir fimm rangar PIN-kóða er hlekkurinn lokaður í 15 mínútur. Síðan tekur við hámarki 120 beiðnum á mínútu á IP-tölu. Þegar lokun er aflétt er lotunni úthlutað nýju auðkenni. Síðan er lokuð fyrir leitarvélum og gefur ekki upp heimilisfang sitt til utanaðkomandi vefsíðna.
Skráning
- Breytingar á gagnaskrám og athafnir á birgjasíðunni eru skráðar með tíma, notanda og IP-tölu og geymdar í fimm ár; innskráningar og aðrir öryggisatburðir eru geymdir í eitt ár.
- Þjónustulogar eru eytt eftir 14 daga.
Heilleiki
- Myndir frá birgjum eru geymdar án lýsigagna á vernduðu svæði utan almenns geymslu þar til þær hafa verið samþykktar eftir yfirferð. Aðgerðin breytir aðeins gagnaskránni eftir yfirferðina.
- Útgáfur lykilorða sem birtar eru eru dulkóðaðar með öruggri undirskrift.
Aðgengi og endurheimt
- Á fjögurra klukkustunda fresti er afrit af gagnagrunninum og skrám hvers virks vinnusvæðis tekið, dulkóðað og geymt aðskilið frá netþjónum í hlutageymslu í Þýskalandi. Staðbundnar afritanir eru eytt eftir fjóra daga. Afritin í hlutageymslu eru geymd í 90 daga og eytt varanlega innan frekari 30 daga.
- Þjónustum og netþjónum er fylgst með stöðugt; öryggisuppfærslur eru settar upp reglulega.
- Transpareo endurskoðar þessar ráðstafanir reglulega og aðlagar þær að nýjustu tækni.
Þjónusta við gagnaábyrgðaraðila (greinar 8 og 9)
- Viðskiptavinur getur skoðað, leiðrétt og eytt gögnum sem tengjast vinnusvæði hans á vettvangi. Birgir getur skoðað svör við gagnaupplýsingum sínum á birgjasíðunni og getur afturkallað hlekk sem hann hefur deilt.
- Transpareo skal tafarlaust koma áfram öllum beiðnum frá gagnaaðilum sem berast Transpareo til ábyrgðaraðila gagna.
- Tilkynningar samkvæmt liðum 7.7 og 9.2 eru sendar með tölvupósti til reikningshafa viðskiptavinar og á netfang sem birgir gefur upp þegar hann deilir tengli. Sambandspunktur samkvæmt lið 9.2(b) er privacy@mail.transpareo.com.
- Tilkynning samkvæmt 9.2. lið skal einnig tilgreina tíma brotsins og uppgötvun þess, sem og þau vinnusvið eða tengla sem urðu fyrir áhrifum.
Viðauki IV: Listi yfir undirsöfn
Gagnastjórinn heimilar almennt eftirfarandi undirvinnsluaðilum; þetta er samningsbundinn listi í samræmi við lið 7.7(a), valkost 2.
Hetzner Online GmbH
Heimilisfang: Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Þýskaland
Upplýsingafulltrúi persónuverndar: data-protection@mail.hetzner.com
Vinnsla: Hýsing netþjóna, gagnagrunnanna, skráa og afrita
Staðsetning: Falkenstein, Þýskaland
Gildir um: A- og B-hluta
KeyCDN (proinity LLC)
Heimilisfang: Reichenauweg 1, 8272 Ermatingen, Sviss
Tengiliður persónuverndar: Tengiliðareyðublað á keycdn.com
Vinnsla: Afhending síða og skráa í gegnum efnisdreifikerfi; þetta felur í sér tengingargögn gesta, einkum IP-tölu
Staðsetning: Edge-þjónar um allan heim, þar á meðal utan ESB og EES; flutningar á þessar staðsetningar eru tryggðir í samræmi við kafla V í GDPR samkvæmt samningi um vinnslu persónuupplýsinga sem gerður var milli Transpareo og proinity LLC (ákvæði 7.8)
Gildir um: A- og B-hluta
DeepL SE
Heimilisfang: Maarweg 165, 50825 Köln, Þýskaland
Upplýsingafulltrúi um persónuvernd: Persónuverndarfulltrúi Dr. Christian Lenz, dhpg IT-Services GmbH, datenschutz@mail.dhpg.de
Vinnsla: Vélþýðing texta
Staðsetning: ESB
Gildir um: A- og B-hluta
Kreativ Media GmbH
Heimilisfang: Höschgasse 45, 8008 Zürich, Sviss
Tengiliður persónuverndar: privacy@mail.kreativmedia.ch
Vinnsla: Framsending kerfispósta og tilkynningarpósta vettvangsins í gegnum SMTP-miðlara sinn; engin hýsing
Staðsetning: Sviss
Gildir um: hluta A
Hver undirsnjallvinnsluaðili vinnur gögnin eingöngu í þeim tilgangi að veita þjónustuna í eigin nafni og svo lengi sem Transpareo veitir þá þjónustu fyrir hönd ábyrgðaraðila.
Eftirfarandi teljast ekki undirvinnsluaðilar Transpareo: veitandi netfangsreikningsins sem viðskiptavinur notar til að senda tölvupósta til þriðja aðila og gervigreindarveitendur sem viðskiptavinur setur upp innan vettvangsins; viðskiptavinurinn velur og ræður báða þessa aðila sjálfur og vafrinn hans á bein samskipti við gervigreindarveitendurna.
Transpareo skal gefa að minnsta kosti 30 daga fyrirvara um alla fyrirhugaða ráðningu eða endurnýjun í samræmi við viðauka III og birta breytta listann á transpareo.com. Ef Transpareo getur ekki leyst úr mótmælum getur viðskiptavinur sagt upp aðal samningnum með gildistöku frá þeim degi sem breytingin tekur gildi; birgir getur afturkallað þær tengingar sem hann hefur veitt.
Svissneskt viðauki
Þessi viðbót felur í sér frekari ákvæði sem bætist við ákvæði 2(b). Að því marki sem vinnslan fellur undir svissneska alríkislögin um persónuvernd (DSG):
- tilvísanir til reglugerðar (ESB) 2016/679 skulu einnig teljast tilvísanir í samsvarandi ákvæði DSG, þ.e. 28. gr. GDPR til 9. gr. DSG, 32. gr. til 8. gr., greinar 33 og 34 til greinar 24, greinar 35 og 36 til greina 22 og 23, kafli V til greina 16 til 18, réttindi skráðra aðila til greina 25 til 32 í DSG, og viðkvæm gögn samkvæmt 7.5. mgr. til persónuupplýsinga sem krefjast sérstakrar verndar samkvæmt 5. gr. c-liðar DSG;
- hæf eftirlitsyfirvald er alríkisfulltrúi um persónuvernd og upplýsingaöflun (FDPIC); lögmæti eftirlitsyfirvalda samkvæmt GDPR skerðist ekki;
- svissnesk lög skulu einnig teljast lög aðildarríkis.
Gildir til: 8. október 2026