Draai een shampoofles om. Op de achterkant staat „Aqua, Glycerin, Parfum”, en wel met precies deze woorden, of de fles nu in Seoul of in Parijs is gevuld. Deze lijst is sinds 2013 verplicht op elke verpakking in de EU, volledig en in een vaste volgorde. De cosmetica-industrie werkt dus al meer dan een decennium volgens de regels die de Digitale Productpas nu van alle anderen verlangt.
Dit artikel laat zien wat de cosmetica-industrie in dit opzicht goed heeft gedaan, waar zij hiaten heeft laten ontstaan en welke drie zaken een sector die net begint met het opzetten van haar eigen pas, zou moeten overnemen.
Waarom de cosmetica-industrie er vroeg bij was
De EU-cosmetica-verordening 1223/2009 schrijft sinds juli 2013 voor dat elke productverpakking een volledige lijst van ingrediënten moet bevatten, opgesteld in de gemeenschappelijke vaktaal INCI, de International Nomenclature of Cosmetic Ingredients. Dit is het eerste „productpaspoort op papier“ van de EU: gedrukt, in een vast woordenboek, volledig.
Ruim een decennium vóór de ESPR. De sector had de tijd om fouten te maken. Die maken nu de andere sectoren. Vermijdbaar.
Wat de cosmeticasector goed heeft gedaan
INCI als gemeenschappelijke taal: het INCI-woordenboek wordt al 30 jaar bijgehouden. „Aqua“ staat op elke fles, of deze nu in Seoul of Parijs is geproduceerd. De les voor de weg naar het paspoort is: spreek af welk woordenboek u gaat gebruiken, voordat u over datamodellen gaat praten.
Wie vandaag de dag een textielpas opzet, zou zich moeten afvragen: wat is mijn INCI? Is het EN ISO 2076 voor synthetische vezels? Is het BS 8903 voor de ethische toeleveringsketen?
Zonder gemeenschappelijke taal is elke technische koppeling een vertaalproject.
Volgorde op basis van concentratie: ingrediëntenlijsten worden in aflopende volgorde van concentratie gesorteerd. Een eenvoudige regel die eindgebruikers echte informatie biedt: Bestanddelen van meer dan 1 procent worden in aflopende volgorde van hun gewicht vermeld; bestanddelen van minder dan 1 procent mogen daarna in willekeurige volgorde volgen (art. 19, lid 1, onder g). Dat is transparantie, zonder bedrijfsgeheimen prijs te geven.
Toepasbaar op het paspoort: vermeld de hoofdbestanddelen afzonderlijk en kleine toevoegingen in een samengevat gedeelte. Niemand heeft de exacte hoeveelheid van elke lijmtoevoeging in een schoen nodig.
De aansprakelijkheid ligt bij de fabrikant of importeur: artikel 4 van de cosmetica-verordening definieert een „verantwoordelijke persoon”, een natuurlijke of rechtspersoon in de EU die instaat voor de conformiteit. Ongeacht waar het product is vervaardigd, is er precies één EU-adres voor vragen en aansprakelijkheidsclaims.
De ESPR neemt dit model over. Wie producten importeert, heeft een verantwoordelijke nodig die in de EU is gevestigd. Wie dit onderschat, krijgt in het ergste geval te maken met douaneproblemen.
Wat er mis is gegaan in de cosmetica-industrie
Geur in één woord: Een geur- of aromastofcompositie wordt aangeduid als „parfum“ of „aroma“; afzonderlijk hoeven alleen de geurstofallergenen te worden vermeld die in de verordening zijn opgenomen - sinds Verordening (EU) 2023/1545 zijn dat er ongeveer 80. Dit geeft wel aan dat er een geurstof aanwezig is, maar niet wat er precies in zit. Wie reageert op een stof die niet op deze lijst staat, zal deze niet in de ingrediëntenlijst aantreffen, ook al zit deze wel in het parfum.
De les voor andere sectoren: verzamelposten van zeer kleine hoeveelheden leiden tot blinde vlekken. Het etiket zou zeer kleine hoeveelheden moeten vermelden, ook al is het percentage gering. Transparantie betreft niet alleen de hoeveelheid, maar ook de identiteit.
De parfum-lacune: parfumcomposities worden juridisch gezien als één enkel bestanddeel („parfum“) beschouwd, hoewel ze uit tientallen afzonderlijke stoffen bestaan. Meer dan 80 geurstoffenallergenen moeten volgens de in 2023 uitgebreide EU-lijst afzonderlijk worden vermeld, al het overige niet. Een bedrijfsgeheim dat een blinde vlek voor de gezondheid blijft.
De verordening mag deze aanpak niet overnemen. Als de materiaalsamenstelling verborgen blijft, mislukt de beoordeling van de recycleerbaarheid. Het middenpad: alle bestanddelen zijn aanwezig in het gegevensmodel, met gedifferentieerde toegang (openbaar: de categorie; autoriteiten: volledig).
Traceerbaarheid tot aan de grondstof: de cosmetica-verordening vereist geen traceerbaarheid tot aan de bron van de grondstof. Voor de vermelding „Palmitic Acid“ maakt het niet uit of de palmkernen afkomstig zijn uit Sumatra of uit een duurzaam gecertificeerde bron. Dit wordt in de cosmetica-industrie inmiddels erkend als een lacune, maar is nooit wettelijk gedicht.
De ESPR dicht deze lacune. Gegevens over de herkomst zijn verplicht. Wie transparantie plant naar het voorbeeld van de cosmetica-industrie, plant te weinig.
Wat wij in bijna twee decennia hebben geleerd
Cosmetic Analysis, het voorgaande platform waaruit Transpareo is voortgekomen, analyseert en beoordeelt sinds 2008 grondstoffen voor cosmetica. Daarbij hebben wij een aantal zaken geleerd die hergebruikbaar zijn voor Pass-projecten.
Gegevenskwaliteit is niet zwart-wit. Een gegevensset is niet ‘juist’ of ‘onjuist’. Deze is voor 70 procent volledig, voor 80 procent actueel en voor 50 procent gecontroleerd. Beter nog: gegevens met zichtbare kwaliteitsaanduidingen. Dan weet de lezer welke waarde hij eruit kan halen.
Wie wacht op perfecte gegevens voordat hij een Pass publiceert, publiceert nooit.
Vertalingen vorderen niet gelijkmatig. De eerste 5 EU-talen zijn werk. De volgende 15 zijn een kwestie van doorzettingsvermogen. Wie wacht tot de Duitse versie perfect is voordat de Nederlandse van start gaat, heeft na drie jaar 27 halfafgewerkte talen en geen enkele volledige. Een gelijktijdige start, een gezamenlijk vakterminologiewoordenboek en een geaccepteerde 85-procentoplossing vormen de snelste weg.
Regelgeving is het begin, niet het einde. De cosmetica-verordening beschrijft verplichtingen. De interessante initiatieven van de sector - milieukeurmerken, duurzaam gecertificeerde productlijnen, ethische toeleveringsketens - zijn ontstaan na de invoering van de verplichting, op basis daarvan. Het paspoort moet als volgt worden opgevat: de verplichting als basis, toegevoegde waarde daarbovenop. Niet andersom.
Drie dingen om mee te nemen
Ons branche-naslagwerk geeft aan waar uw branche zich op dit pad bevindt. Als u er net aan begint, neem dan drie dingen over van de cosmetica-industrie:
- Bepaal uw INCI: leg nu vast welke vakterminologie u als basis erkent. Dat bespaart u later per systeem een vertaling.
- Sla afzonderlijk op, presenteer gebundeld: presenteer zeer kleine hoeveelheden in een overzicht, maar sla ze afzonderlijk op. Als er over 10 jaar een allergeen of een nieuwe regelgeving bijkomt, hebt u de gegevens direct paraat.
- Maak de herkomst transparant: de cosmetica-industrie heeft dit nagelaten en sleept deze leemte al 30 jaar met zich mee. Dicht deze leemte vanaf het begin.
Een aanpassing over 5 jaar kost doorgaans twee tot drie keer zoveel als een eenmalige, correcte opzet.
Alles wat de verordening van cosmeticafabrikanten vereist, inclusief tijdschema, rollen, verplichte gegevens en officiële bronnen, staat vermeld in ons naslagwerk over het digitale productpaspoort voor cosmetica.
Vragen over dit artikel
Is een digitaal productpaspoort voor cosmetica verplicht?
Nee. Geen enkele gedelegeerde handeling van de ESPR heeft betrekking op cosmetica, en in het eerste werkplan van 16 april 2025 worden deze producten niet genoemd als prioritaire productgroepen. De oudere voorschriften van Verordening (EG) nr. 1223/2009 blijven van kracht: de ingrediëntenlijst op de verpakking, de verantwoordelijke persoon, het productinformatiedossier en de kennisgeving. Een pas is de plek waar deze verplichtingen met de telefoon leesbaar worden; het is geen nieuwe wettelijke verplichting. Alles wat de verordening vereist, staat vermeld in ons naslagwerk over de digitale productpas voor cosmetica.
Mag de ingrediëntenlijst achter een QR-code worden geplaatst in plaats van op de verpakking?
Niet als vervanging. Artikel 19, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1223/2009 schrijft voor dat de lijst op de verpakking of de omhulling moet worden aangebracht, en de enige versoepeling is te vinden in artikel 19, lid 2: indien dit praktisch onmogelijk is, wordt de lijst aangebracht op een bijgevoegd briefje, een etiket, een banderol, een hanglabel of een kaartje waarop het symbool van het boek en de hand verwijst. Een pasje brengt dezelfde lijst naar de plaats waar deze daadwerkelijk leesbaar is, op volledige grootte, met de functie van elke stof, in elke marktaal. De verpakking blijft de juridische drager.
Wie moet de verantwoordelijke persoon zijn, en kan mijn dealer die rol op zich nemen?
De verantwoordelijke persoon is een natuurlijke of rechtspersoon met zetel in de Unie, die op het etiket wordt vermeld (art. 4 en art. 19, lid 1, onder a)). Een importeur is de verantwoordelijke persoon, tenzij hij schriftelijk iemand anders aanwijst (art. 4, lid 5), en een handelaar neemt deze rol alleen op zich indien hij het product onder zijn eigen naam of merk op de markt brengt of het zodanig wijzigt dat de conformiteit wordt beïnvloed (art. 4, lid 6). Dit betreft een daadwerkelijke aansprakelijkheid en geen papieren constructie; leg dit dus contractueel vast voordat de eerste pallet wordt verzonden.
Wat is er veranderd op het gebied van allergenen in geurstoffen, en tot wanneer?
Verordening (EU) 2023/1545 van 26 juli 2023 heeft het aantal afzonderlijk te vermelden allergene geurstoffen verhoogd van 24 naar ongeveer 80, vanaf 0,001 procent in producten die op de huid blijven zitten, en 0,01 procent in producten die worden afgespoeld. Producten zonder de uitgebreide vermelding mochten slechts tot en met 31 juli 2026 in de Unie in de handel worden gebracht en mogen slechts tot en met 31 juli 2028 worden aangeboden. Het werk zit zelden in het etiket, maar in de leveranciersverklaringen die erachter schuilgaan, omdat slechts zeer weinig merken de geurcompositie zelf kennen.
Als ik elke nog zo kleine hoeveelheid afzonderlijk opsla, moet ik die dan ook aan iedereen laten zien?
Nee, en deze twee kwesties moeten van elkaar worden onderscheiden. Het afzonderlijk opslaan van een stof is een kwestie van het gegevensmodel, het weergeven ervan is een kwestie van toegang. De cosmeticawetgeving maakt hier al een onderscheid: de verpakking en artikel 21 regelen wat het publiek te zien krijgt, terwijl het productinformatiedossier overeenkomstig artikel 11 toegankelijk is voor de bevoegde autoriteit, niet voor de koper. In Transpareo is de zichtbaarheid een eigenschap van elk afzonderlijk veld; het openbare niveau is dus zonder aanmelding zichtbaar, terwijl veiligheidsbeoordelingen, leveranciersverklaringen en certificaten alleen via geregistreerde toegang toegankelijk zijn. Juist dit stelt u in staat om de leer van dit artikel toe te passen zonder een bedrijfsgeheim prijs te geven.
In mijn branche bestaat er geen INCI. Waar moet ik beginnen?
Bij de lijst met vaktermen die uw branche sowieso al bijhoudt, en wel voordat u het over datamodellen hebt. Voor synthetische vezels is dat EN ISO 2076, voor de ethische toeleveringsketen BS 8903, voor de chemie het CAS-nummer. Het gaat er niet om dat één daarvan het juiste antwoord zou zijn, maar dat de beslissing één keer centraal wordt genomen in plaats van per koppeling. Zonder een overeengekomen woordenlijst wordt elke koppeling tussen twee systemen een apart vertaalproject, en herhaalt de inspanning zich bij elke nieuwe partner.
Hoe lang moeten de gegevens beschikbaar blijven?
Het productinformatiedossier dient tien jaar na het in de handel brengen van de laatste partij te worden bewaard (art. 11 van Verordening (EG) nr. 1223/2009). Een pasje met dezelfde gegevens blijft logischerwijs ook na de laatste batch bestaan; anders leidt de opgedrukte code nergens naartoe. Deze verplichting geldt langer dan de meeste softwarecontracten; vraag daarom aan elke aanbieder wat er na opzegging met uw pasjes gebeurt - bij Transpareo blijven gepubliceerde pasjes via een permanent adres bereikbaar, en onze checklist voor aanbieders somt de overige vragen op.
