Chi phí thực sự của nghĩa vụ DPP là bao nhiêu - và chi phí của các biện pháp xử phạt là bao nhiêu

“Thực ra, một hệ thống DPP có giá bao nhiêu?” là câu hỏi thường gặp nhất từ phía các nhà mua hàng. Câu hỏi phổ biến thứ hai là: “Nếu chúng tôi không thực hiện thì sao?”

Để minh họa cho câu hỏi thứ hai, hãy hình dung như sau: Một container chứa pin cập cảng Hamburg. Cơ quan hải quan quét mã trên pallet, không tìm thấy giấy thông hành hợp lệ, và container bị giữ lại. Kể từ ngày đó, chi phí lưu kho bắt đầu tính, khách hàng phải chờ đợi, và giấy thông hành vẫn phải được làm dù sao đi nữa.

Hai câu hỏi này có mối liên hệ mật thiết với nhau. Bài viết này sẽ so sánh chi phí từ cả hai phía: ## chi phí đăngký nền tảng## là bao nhiêu, chi phí phát sinh do vi phạm là bao nhiêu, và lý do tại sao việc triển khai kịp thời luôn là phương án tiết kiệm hơn.

Chi phí của hệ thống DPP - ba khoản chi phí chính

Các con số cụ thể phụ thuộc vào nhà cung cấp, mức độ tích hợp và danh mục sản phẩm - chỉ có thể đưa ra con số chính xác trong từng trường hợp cụ thể. Điều có thể khái quát hóa là ba khoản chi phí cấu thành nên giá của mỗi nền tảng DPP:

• Chi phí thiết lập ban đầu - bao gồm cấu hình, tích hợp và di chuyển dữ liệu. Mức chi phí này thay đổi tùy theo mức độ tích hợp: từ mức cơ bản nhất là hình thức tự phục vụ (Self-Service) cho đến mức cao nhất là tích hợp sâu với hệ thống ERP trong tập đoàn.
• Phí sử dụng nền tảng định kỳ - tùy theo nhà cung cấp, có thể tính theo sản phẩm, theo lần quét hoặc theo mức phí cố định. Transpareo áp dụng mức phí cố định; nhờ đó, chi phí có thể được tính toán một cách chính xác bất kể khối lượng quét là bao nhiêu.
• Chất lượng dữ liệu và nội dung - dịch thuật, tính toán vòng đời sản phẩm (LCA), quản lý chứng chỉ. Đây thường là khoản chi phí bị đánh giá thấp vì nó lặp lại hàng năm. Tại Transpareo, dịch vụ dịch thuật bằng trí tuệ nhân tạo (AI) sang 40 ngôn ngữ (bao gồm cả 24 ngôn ngữ chính thức của EU) đã được bao gồm sẵn trong gói cước.

Tại Transpareo, quý vị không phải chịu chi phí thiết lập: Quý vị tự thiết lập nền tảng mà không cần đến giờ tư vấn. Các mức giá minh bạch trên trang đăng ký hiển thị mức giá hiện tại - đây là những con số duy nhất trong bài viết này, bởi vì chúng là những con số duy nhất mà chúng tôi có thể đảm bảo chắc chắn.

Chi phí của một vi phạm - cơ chế hoạt động

Quy định ESPR (Quy định 2024/1781) giao quyền quyết định mức phạt cho các quốc gia thành viên và quy định tại Điều 74: “hiệu quả, tương xứng và có tính răn đe”. Các văn bản chuyển thể thành luật quốc gia hiện vẫn đang ở giai đoạn dự thảo; do đó, mức phạt cụ thể vẫn chưa được xác định. Tuy nhiên, cơ chế xử phạt đã dần rõ nét:

• Phạt tiền cho mỗi hành vi vi phạm; trong một số dự thảo, đối với trường hợp cố ý, mức phạt còn được tính dựa trên doanh thu
• Ngừng bán hàng, được quy định trong luật là “lệnh cấm lưu hành”: các sản phẩm liên quan không được phép tiếp tục bán cho đến khi khắc phục xong
• Thu hồi các sản phẩm không tuân thủ
• Nghĩa vụ công bố vi phạm tại một số quốc gia - Thiệt hại về danh tiếng là hệ quả tất yếu đi kèm

Pháp bổ sung bằng Luật AGEC, theo đó sẽ áp dụng các biện pháp xử phạt dựa trên doanh thu nếu vi phạm mang lại lợi ích thương mại. Theo kinh nghiệm thực tế, Quy định về pin của EU còn nghiêm ngặt hơn: Việc triển khai tại Đức theo Luật BattDG quy định các mức phạt tiền và lệnh thu hồi do Cơ quan Quản lý An toàn Thiết bị (BAuA) ban hành.

Thiệt hại thực sự: việc ngừng bán hàng

Tiền phạt là vấn đề gây đau đớn nhưng vẫn có thể kiểm soát được. Việc ngừng bán hàng mới là vấn đề đe dọa đến sự tồn tại của doanh nghiệp:

• Một lô hàng đến kho hải quan Hamburg, bị kiểm tra và không có DPP hợp lệ
• Hàng hóa bị giữ lại tại kho tạm lưu
• Đối với hàng hóa dễ hư hỏng: mất giá trị chỉ sau vài ngày
• Đối với hàng hóa vốn: chi phí lưu kho khổng lồ kèm theo tổn thất uy tín trước khách hàng
• Quá trình khắc phục (nộp bổ sung DPP và kiểm tra lại) thường mất từ 10 đến 60 ngày làm việc

Đối với một lô pin xe điện không được di chuyển trong nhiều tuần, chi phí lãi vay và lưu kho, tổn thất về uy tín cùng các khoản phạt hợp đồng mà nhà sản xuất OEM phải gánh chịu sẽ nhanh chóng vượt xa mức tiền phạt thực tế gấp nhiều lần.

Các doanh nghiệp đã phải chịu tổn thất lớn hơn nhiều do việc hàng hóa bị tạm giữ tại hải quan so với số tiền phạt phải nộp.

Đây không phải là kịch bản giả định, như các trường hợp tương tự từ việc thực thi REACH đã cho thấy.

Thực tế thì ai là người thực hiện kiểm tra?

Một hiểu lầm phổ biến: “Doanh nghiệp chúng tôi quá nhỏ nên sẽ không ai kiểm tra chúng tôi cả.” Trong những năm gần đây, Liên minh Châu Âu (EU) đã tăng cường giám sát thị trường một cách có hệ thống:

• Các cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra ngẫu nhiên đối với hàng nhập khẩu - quét mã QR tại cảng
• Các cơ quan giám sát thị trường của các quốc gia thành viên thực hiện các cuộc kiểm tra dựa trên đánh giá rủi ro
• Diễn đàn Thực thi ECHA (ECHA Enforcement Forum) điều phối các chiến dịch kiểm tra trên toàn Liên minh Châu Âu
• Các hiệp hội bảo vệ người tiêu dùng đã nhận thấy những lỗ hổng trong Quy trình DPP

Bên cạnh đó còn có hoạt động kiểm soát do khu vực tư nhân chủ động thực hiện: các nền tảng thương mại lớn đã kiểm tra dữ liệu về tính bền vững và tuân thủ của các nhà cung cấp trong nhiều năm qua. Những nhà cung cấp không cung cấp dữ liệu sẽ bị loại khỏi danh mục sản phẩm - mà không cần cơ quan chức năng nào phải can thiệp.

Hành động kịp thời so với quá muộn - tính toán mà không có con số cụ thể

Ngay cả khi không có nhãn giá, vẫn có thể tiến hành tính toán, bởi các khoản mục cơ bản có sự khác biệt rõ rệt:

Kịch bản A: Triển khai DPP kịp thời

• Thiết lập một lần, theo nhịp độ riêng, không phải trả phí gấp rút
• Chi phí duy trì nền tảng và dữ liệu thường xuyên, có thể tính toán và đưa vào ngân sách
• Đội ngũ làm quen với hệ thống trong điều kiện hoạt động bình thường, chứ không phải trong tình huống khủng hoảng

Kịch bản B: Quá muộn, sau lần bị hải quan tạm giữ hàng đầu tiên

• Một vụ bị phạt tiền cùng các chi phí thủ tục liên quan
• Một vụ tạm giữ hàng tại hải quan dẫn đến hàng hóa bị ứ đọng, phát sinh chi phí kho bãi và khiến khách hàng bất mãn
• Việc triển khai DPP giống như trong Kịch bản A - chỉ khác là phải thực hiện dưới áp lực thời gian và phải chịu phụ phí do gấp rút
• Danh tiếng và niềm tin của đối tác thương mại: không thể định lượng bằng đồng franc, nhưng là yếu tố thực tế

Kịch bản B bao gồm toàn bộ chi phí của Kịch bản A - cộng thêm tiền phạt, cộng thêm việc hàng hóa bị tạm giữ tại hải quan, cộng thêm phụ phí. Chi phí luôn cao hơn, bất kể số tiền cụ thể là bao nhiêu. Mô hình này đã được ghi nhận trong các quy định khác của EU (REACH, CLP, Quy định về thiết bị y tế): Chi phí triển khai đúng hạn luôn thấp hơn tổng chi phí của việc triển khai chậm trễ.

Điều quý vị thực sự nên làm khác đi

Sai lầm phổ biến nhất là coi vấn đề DPP như một dự án CNTT. Đây là vấn đề liên quan đến nhiều bộ phận: bộ phận Mua hàng cung cấp dữ liệu nhà cung cấp, bộ phận Sản xuất cung cấp dữ liệu lô hàng, bộ phận Tiếp thị tận dụng các điểm tiếp xúc với khách hàng cuối, bộ phận Tuân thủ chịu trách nhiệm về quá trình kiểm toán.

Ai quyết tâm hoàn tất vấn đề này trước cuối năm 2026 ngay từ hôm nay sẽ vẫn nằm trong khung thời gian theo kế hoạch. Kết quả tính toán sau này sẽ cho thấy kịch bản nào tiết kiệm chi phí hơn.

Ai bắt đầu vào năm 2027 thì đồng nghĩa với việc chọn kịch bản B.

Các mốc thời hạn và nghĩa vụ cụ thể theo từng ngành, kèm theo nguồn tham khảo chính thức và danh sách kiểm tra, đều được trình bày trong tài liệu tham khảo chuyên ngành của chúng tôi.