“Thực ra một hệ thống DPP có giá bao nhiêu?” là câu hỏi phổ biến nhất của các nhà mua hàng. Câu hỏi phổ biến thứ hai là: “Nếu chúng tôi không làm thì sao?” Cả hai câu hỏi này đều có mối liên hệ với nhau. Dưới đây là phân tích chi phí từ cả hai phía: Gói đăng ký nền tảng và các biện pháp xử phạt.
Chi phí của một hệ thống DPP - ba yếu tố chính
Các con số cụ thể phụ thuộc vào nhà cung cấp, mức độ tích hợp và danh mục sản phẩm - chỉ có thể đưa ra con số chính xác trong từng trường hợp cụ thể. Điều có thể khái quát hóa là ba yếu tố chính mà các nền tảng DPP dựa vào để định giá:
- Chi phí thiết lập ban đầu - cấu hình, tích hợp, di chuyển dữ liệu. Chi phí này tăng theo mức độ tích hợp: từ mức cơ bản nhất là tự thiết lập ban đầu, đến mức cao nhất là tích hợp sâu với hệ thống ERP trong tập đoàn.
- Phí sử dụng nền tảng định kỳ - tùy nhà cung cấp, có thể tính theo sản phẩm, theo lần quét hoặc theo gói cước cố định. Transpareo áp dụng mức phí cố định; nhờ đó, chi phí có thể được tính toán một cách chính xác bất kể khối lượng quét là bao nhiêu.
- Chất lượng dữ liệu và nội dung - dịch thuật, tính toán vòng đời sản phẩm (LCA), quản lý chứng chỉ. Đây thường là khoản chi phí bị đánh giá thấp vì nó lặp lại hàng năm. Tại Transpareo, dịch thuật bằng trí tuệ nhân tạo (AI) sang 39 ngôn ngữ (bao gồm cả 24 ngôn ngữ chính thức của EU) đã được bao gồm trong gói cước.
Tại Transpareo, không có chi phí thiết lập: Quý vị tự thiết lập nền tảng mà không cần đến giờ tư vấn. Các gói cước minh bạch trên trang đăng ký hiển thị mức giá hiện tại - đây là những con số duy nhất trong bài viết này, bởi vì chúng là những con số duy nhất mà chúng tôi có thể đảm bảo chắc chắn.
Chi phí của một vi phạm - cơ chế hoạt động
ESPR (Quy định 2024/1781) giao quyền quyết định mức phạt cho các quốc gia thành viên và quy định tại Điều 74: “hiệu quả, tương xứng, có tính răn đe”. Các văn bản chuyển thể quốc gia phần nào vẫn đang ở giai đoạn dự thảo; do đó, mức phạt cụ thể vẫn chưa được xác định. Tuy nhiên, cơ chế xử phạt đang dần rõ nét:
- Phạt tiền cho mỗi vi phạm; trong một số dự thảo, nếu có hành vi cố ý, mức phạt còn được tính dựa trên doanh thu
- Cấm lưu hành: các sản phẩm liên quan không được tiếp tục bán cho đến khi khắc phục xong
- Thu hồi các sản phẩm không tuân thủ
- Nghĩa vụ công bố vi phạm tại các quốc gia cụ thể - thiệt hại về danh tiếng là điều không thể tránh khỏi
Pháp bổ sung bằng Luật AGEC, quy định các biện pháp xử phạt dựa trên doanh thu trong trường hợp vi phạm mang lại lợi ích thương mại. Theo kinh nghiệm, Quy định về pin của EU còn nghiêm ngặt hơn: Việc triển khai tại Đức theo Luật BattDG quy định các khoản tiền phạt và lệnh thu hồi do Cơ quan Quản lý An toàn Sản phẩm (BAuA) ban hành.
Thiệt hại thực sự: Lệnh cấm lưu hành
Tiền phạt là vấn đề đau đớn nhưng vẫn có thể kiểm soát được. Lệnh cấm lưu hành mới là vấn đề đe dọa đến sự tồn tại:
- Một lô hàng đến cảng hải quan Hamburg, bị kiểm tra và không có DPP hợp lệ
- Hàng hóa bị giữ lại tại kho tạm lưu
- Đối với hàng hóa dễ hư hỏng: mất giá trị chỉ sau vài ngày
- Đối với hàng hóa vốn: chi phí lưu kho khổng lồ cộng với tổn thất danh tiếng trước khách hàng
- Quá trình khắc phục (nộp bổ sung DPP và kiểm tra lại) thường mất từ 10 đến 60 ngày làm việc
Đối với một lô pin xe điện không được di chuyển trong nhiều tuần, chi phí lãi vay và lưu kho, tổn thất danh tiếng cùng các khoản phạt hợp đồng mà nhà sản xuất OEM phải chịu sẽ nhanh chóng vượt xa mức tiền phạt thực tế gấp nhiều lần.
Đây không phải là một kịch bản giả định. Các trường hợp tương tự từ việc thực thi REACH cho thấy: các doanh nghiệp đã mất mát nhiều hơn đáng kể do việc bị hải quan tạm giữ hàng hóa so với số tiền phạt.
Thực ra ai là người thực hiện kiểm soát?
Một quan niệm sai lầm phổ biến: “Chúng tôi quá nhỏ, sẽ không ai kiểm tra chúng tôi cả.” Trong những năm gần đây, EU đã tăng cường giám sát thị trường một cách có hệ thống:
- Cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra ngẫu nhiên đối với hàng nhập khẩu - quét mã QR tại cảng
- Các cơ quan giám sát thị trường của các bang thực hiện các cuộc kiểm tra dựa trên đánh giá rủi ro
- Diễn đàn Thực thi ECHA điều phối các chiến dịch kiểm tra trên toàn EU
- Các hiệp hội bảo vệ người tiêu dùng đã nhận thấy những lỗ hổng trong DPP
Bên cạnh đó còn có các hoạt động kiểm soát do khu vực tư nhân chủ động thực hiện: Amazon, Zalando và Otto đã kiểm tra dữ liệu về tính bền vững và tuân thủ của các nhà cung cấp trong nhiều năm qua. Những nhà cung cấp không cung cấp dữ liệu sẽ bị loại khỏi danh mục sản phẩm - mà không cần cơ quan chức năng can thiệp.
Tiếp cận có kế hoạch so với phản ứng thụ động - tính toán mà không cần số liệu
Ngay cả khi không có nhãn giá, vẫn có thể tính toán chi phí, vì các khoản mục có sự khác biệt về cấu trúc:
Kịch bản A: Triển khai DPP có kế hoạch
- Thiết lập một lần, theo nhịp độ riêng, không phải trả phí gấp rút
- Chi phí duy trì nền tảng và dữ liệu liên tục, có thể tính toán và lập ngân sách được
- Đội ngũ làm quen với hệ thống trong điều kiện hoạt động bình thường, không phải trong tình huống khủng hoảng
Kịch bản B: Triển khai chậm trễ, mang tính phản ứng
- Một vụ phạt tiền kèm theo các chi phí thủ tục liên quan
- Hàng hóa bị tạm giữ tại hải quan, phát sinh chi phí kho bãi và khiến khách hàng bất mãn
- Việc triển khai DPP giống như trong Kịch bản A - nhưng dưới áp lực thời gian và phải chịu phí phụ thu do gấp rút
- Danh tiếng và niềm tin của đối tác thương mại: không thể định giá bằng tiền, nhưng là yếu tố thực tế
Kịch bản B bao gồm Kịch bản A như một tập con - cộng thêm hình phạt, cộng thêm việc hàng hóa bị giữ lại tại hải quan, cộng thêm phí phụ thu. Về mặt cấu trúc, kịch bản này tốn kém hơn, bất kể số tiền cụ thể là bao nhiêu. Mô hình này đã được biết đến từ các quy định khác của EU (REACH, CLP, Quy định về thiết bị y tế): Chi phí triển khai theo kế hoạch luôn thấp hơn tổng chi phí của việc triển khai phản ứng.
Điều bạn thực sự nên làm khác đi
Sai lầm phổ biến nhất là coi vấn đề DPP như một dự án CNTT. Đây là vấn đề liên quan đến nhiều bộ phận: bộ phận mua hàng cung cấp dữ liệu nhà cung cấp, bộ phận sản xuất cung cấp dữ liệu lô hàng, bộ phận tiếp thị tận dụng các điểm tiếp xúc với khách hàng cuối, bộ phận tuân thủ chịu trách nhiệm về quá trình kiểm toán.
Ai quyết tâm hoàn thành vấn đề này trước cuối năm 2026 thì vẫn nằm trong khung thời gian theo kế hoạch. Ai bắt đầu vào năm 2027 thì đã chọn kịch bản phản ứng. Lúc đó, các con số sẽ cho thấy kịch bản nào rẻ hơn.